Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 25 мая 2020 г.

ОСН УСН

Ю.В. Капанина,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

В условиях пандемии работодатели обязаны принять меры по профилактике коронавируса среди сотрудников, которые трудятся на рабочих местах. «Антивирусные» затраты на маски, градусники, антисептики можно учесть в налоговых расходах. А как учесть затраты, если компания расширит противоинфекционные мероприятия и будет оплачивать сотрудникам такси, чтобы они не ездили на общественном транспорте?

Составьте приказ, чтобы учесть «противовирусные» затраты на такси для сотрудников

Упомянутые в статье Письма Роспотребнадзора можно найти:

раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Расходы на проезд сотрудников: когда можно признать в налоговых целях

Напомним, что организация может без проблем учесть «проездные» затраты в «прибыльной» или «упрощенной» (при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы») базе, если сотрудники:

•пользуются услугами такси в командировкеПисьма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568; УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@; ст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;

•ездят на такси (личном авто) по служебным делам, в том числе если у них разъездная работаподп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; ст. 168.1 ТК РФ; Письма Минфина от 21.03.2019 № 03-03-07/19047, от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839, от 15.02.2017 № 03-04-06/8562.

А вот затраты на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно можно учитывать в «прибыльных» расходах, только если оплата проездаПисьма Минфина от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 16.04.2019 № 03-03-07/26913, от 30.04.2019 № 03-04-06/32414:

•или предусмотрена трудовым (коллективным) договором и является формой оплаты труда. Это правило работает и для УСНподп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 30.08.2019 № 03-11-11/66828 (п. 1);

•или обусловлена технологическими особенностями производства (к примеру, режим труда на производстве не позволяет сотрудникам добраться до места работы на общественном транспорте). Эта норма упрощенцам не подходит по причине закрытого перечня налоговых расходовп. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В других случаях учесть «проездные» затраты при расчете налога на прибыль и «упрощенного» налога нельзяп. 26 ст. 270, п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

А могут ли проверяющие сделать исключение в нынешней непростой ситуации с коронавирусной инфекцией, к примеру, когда руководитель, чтобы защитить свой персонал от заражения, принял решение оплачивать сотрудникам, которых нельзя перевести на дистанционный режим работы и которые будут трудиться на территории работодателя, проезд до работы и обратно на такси?

Можно ли учесть «противовирусные» транспортные расходы

Затраты на такси для сотрудников в период коронавируса можно попытаться обосновать так.

В части признания в расходах «противовирусных» поездок сотрудников на такси общережимники находятся в более выгодном положении, чем упрощенцы

Все работодатели, в том числе ИП, обязаны, в частностист. 11 Закона от 30.03.99 № 52-ФЗ:

•выполнять требования санитарного законодательства, постановлений и предписаний Роспотребнадзора;

•разрабатывать и проводить санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия.

Таким образом, работодатели должны применять рекомендации Роспотребнадзора по профилактике коронавируса среди работниковПисьмо Роспотребнадзора от 07.04.2020 № 02/6338-2020-15. При этом Роспотребнадзор рекомендовал людям ограничить поездки на общественном транспорте (где есть высокий риск «подцепить» коронавирус), а работодателям — доставлять на работу и с работы транспортом предприятия тех сотрудников, у которых отсутствует личный транспортПисьмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24 (п. 3.1); сайт Роспотребнадзора.

Поэтому если в компании нет служебного транспорта, то руководитель может утвердить приказ, в котором будут перечислены введенные на предприятии санитарно-противоэпидемические (профилактические) меры по COVID-19, в числе которых будет положение об оплате сотрудникам затрат на поездки до работы и обратно на такси в период пандемии.

Мы узнали у специалистов Минфина, достаточно ли такого обоснования для признания «противовирусных» транспортных затрат сотрудников в налоговых расходах. Вот что нам ответили.

Признание затрат на такси для сотрудников в «прибыльных» целях

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

— По общему правилу учет расходов на проезд работников к месту работы и обратно запрещен прямой нормой НК РФп. 26 ст. 270 НК РФ. Однако в этой норме есть исключения, в частности когда оплата проезда предусмотрена коллективными/трудовыми договорами.

Кроме того, надо учитывать, что если какой-либо вид расходов организация обязана нести в соответствии с законодательством, то такие расходы не могут быть признаны экономически необоснованными и, соответственно, подлежат включению в базу по налогу на прибыль.

Поэтому в сложившейся ситуации с коронавирусом рекомендую включить в коллективный договор условие об оплате сотрудникам на основании рекомендаций Роспотребнадзора в период пандемии проезда на такси до места работы и обратно. В этом случае такие расходы можно будет учесть в составе прочих или внереализационных расходов. Руководитель также может издать приказ (распоряжение), которым будет утвержден перечень профилактических мер, в числе которых будет указана оплата транспорта сотрудникам.

Таким образом, при правильном оформлении транспортных затрат во время пандемии проблем с проверяющими быть не должно.

А с «упрощенными» затратами дело обстоит так.

Учет затрат на такси для сотрудников при расчете УСН

КОСОЛАПОВ Александр Ильич Государственный советник РФ 1 класса

— Плательщики УСН с объектом «доходы минус расходы» могут учесть затраты на содержание служебного транспорта и на компенсацию за использование для служебных поездок личного автотранспорта в пределах установленных нормподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92. Также возможно учесть оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно, если такая оплата предусмотрена трудовым (коллективным) договором и является формой оплаты трудаподп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 30.08.2019 № 03-11-11/66828 (п. 1), от 16.04.2019 № 03-03-07/26913. Иных оснований для учета транспортных расходов работников нет.

В то же время на основании рекомендаций Роспотребнадзора о доставке работников на работу и обратно на транспорте предприятия такие затраты можно учесть в составе материальных расходов. Если у фирмы нет служебного транспорта, она может заключить соответствующий договор с транспортной компанией. При этом компенсация сотрудникам проезда до работы на такси, который они оплачивают самостоятельно, в расходах при расчете налога не учитывается.

Получается, что учесть затраты на такси для сотрудников в период коронавируса упрощенцам не удастся. Такие меры безопасности работодателю придется оплачивать из своего кармана.

Что с зарплатными налогами при оплате такси

Чиновники не раз говорили, что оплата работникам стоимости проезда к месту работы и обратно облагается и НДФЛ, и взносамиПисьма Минфина от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 30.04.2019 № 03-04-06/32414, от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 07.09.2015 № 03-04-06/51326. А все потому, что в НК РФ нет «освобождающих» положений для таких «проездных» компенсаций сотрудникамстатьи 217, 422 НК РФ.

По всей видимости, для «противовирусных» транспортных выплат будут работать те же правила. Ведь строгого запрета на использование общественного транспорта нет, а значит, работники могут сами добираться до работы. Поэтому с суммы компенсации проезда на такси безопаснее исчислить НДФЛ и страховые взносы.

* * *

Для признания «проездных» затрат в «прибыльных» целях понадобится не только «противовирусный» приказ, но и документы, подтверждающие расходы на такси, — чеки ККТ или квитанции.