Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 июня 2020 г.
Содержание журнала № 13 за 2020 г.
Новые сроки хранения документов: что изменилось для бухгалтера и кадровика
Упомянутые в тексте Перечни типовых управленческих архивных документов можно найти:
Для каких документов изменились сроки хранения и как их считать
Новые сроки хранения первичных документов бухгалтерского и кадрового учета действуют с 18 февраля 2020 г.Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 Очевидно, что при определении срока хранения документов, которые получили или составили после этой даты, необходимо руководствоваться новым Перечнем Росархива. Но как быть со старыми документами?
На них действие нового Перечня тоже распространяется. Исключение — документы, которые до 17.02.2020 включительно были внесены в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении документов к уничтожениюПисьмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479. Поэтому пересмотрите сроки хранения документов, которые еще не уничтожили. Ниже в таблице мы собрали наиболее значительные изменения по срокам.
| Вид документа | Старый срок храненияПеречень, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень Минкультуры) | Новый срок храненияПеречень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень Росархива) |
| Бухгалтерские документы | ||
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 летст. 360 Перечня Минкультуры | 5 лет после замены новымист. 267 Перечня Росархива |
| Первичная документация (в том числе акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные, авансовые отчеты) | 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)ст. 362 Перечня Минкультуры | 5 лет при условии проведения проверкист. 277 Перечня РосархиваЕсли есть разногласия — до принятия решения по делу |
| Счета-фактуры | 4 годаст. 368 Перечня Минкультуры | 5 летст. 317 Перечня Росархива |
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка) | 5 лет ЭПК (что означает эта аббревиатура — см. ниже)ст. 379 Перечня Минкультуры | 5 лет при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженностист. 266 Перечня Росархива |
| Документы о недостачах | 5 лет ЭПКст. 410 Перечня Минкультуры | 10 лет после возмещения ущерба. Если возбуждено уголовное дело — до принятия решения по делуст. 287 Перечня Росархива |
| Документы о переоценке основных фондов | Постоянност. 429 Перечня Минкультуры | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активовст. 323 Перечня Росархива |
| Акты приема-передачи недвижимости | Постоянност. 432 Перечня Минкультуры | 5 лет после выбытия имуществаст. 325 Перечня Росархива |
| Документы о получении зарплаты | При условии проведения проверки (ревизии) — 5 лет при наличии лицевых счетов у работников, а при их отсутствии — 75 летст. 412 Перечня МинкультурыНапоминаем, лицевые счета работников относятся к первичным документам по учету труда и его оплате, поэтому работодатели должны их вести. Исключение — бюджетные организации, они вести такие счета не обязанып. 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм зарплаты и выплат в течение календарного года. Ведется он на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты | 6 лет — при наличии лицевых счетов у работников, а при их отсутствии — 50/75 летст. 295 Перечня Росархива50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет. Напоминаем, лицевые счета работников относятся к первичным документам по учету труда и его оплате, поэтому работодатели должны их вести. Исключение — бюджетные организации, они вести такие счета не обязанып. 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм зарплаты и выплат в течение календарного года. Ведется он на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты |
| Справки 2-НДФЛ | 5 лет — при наличии лицевых счетов или ведомостей по зарплате, а при их отсутствии — 75 летст. 396 Перечня МинкультурыНапоминаем, лицевые счета работников относятся к первичным документам по учету труда и его оплате, поэтому работодатели должны их вести. Исключение — бюджетные организации, они вести такие счета не обязанып. 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм зарплаты и выплат в течение календарного года. Ведется он на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты | 5 лет — при наличии лицевых счетов или ведомостей по зарплате, а при их отсутствии — 50/75 летст. 312 Перечня Росархива50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет. Напоминаем, лицевые счета работников относятся к первичным документам по учету труда и его оплате, поэтому работодатели должны их вести. Исключение — бюджетные организации, они вести такие счета не обязанып. 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм зарплаты и выплат в течение календарного года. Ведется он на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 75 летст. 397 Перечня Минкультуры | 5 летст. 313 Перечня Росархива |
| Расчеты по страховым взносам | Годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС — постоянно, квартальные — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно)ст. 390 Перечня Минкультуры. Декларации и расчеты авансовых платежей по пенсионным взносам — 5 лет, если есть лицевые счета, а если их нет — 75 летст. 395 Перечня Минкультуры | Годовые и квартальные — 50/75 летст. 308 Перечня Росархива50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет |
| Карточки индивидуального учета страховых взносов | 75 лет ЭПКст. 905 Перечня Минкультуры | 6 лет — при наличии лицевых счетов или ведомостей по зарплате, а при их отсутствии — 50/75 летст. 309 Перечня Росархива50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет |
| Документы о реструктуризации налоговой задолженности | — | 6 летст. 315 Перечня Росархива |
| Книги учета доходов и расходов на упрощенке | Постоянност. 401 Перечня Минкультуры | 5 летст. 318 Перечня Росархива |
| Договоры кредита или займа | 5 лет ЭПК после исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иным основаниямст. 340 Перечня Минкультуры | 10 лет — договоры с условием о залоге, 5 лет ЭПК после исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по иным основаниям — прочие договорыст. 261 Перечня Росархива |
| Договоры поручения | 5 лет ЭПК после истечения срока действия договораст. 444 Перечня Минкультуры | 15 лет — по недвижимости, 10 лет — по движимому имуществуст. 101 Перечня РосархиваЕсли есть разногласия — до принятия решения по делу |
| Договоры лизинга имущества | Постоянност. 449 Перечня Минкультуры | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имуществаст. 96 Перечня РосархиваЕсли есть разногласия — до принятия решения по делу |
| Договоры аренды недвижимости | Постоянност. 791 Перечня Минкультуры | 10 лет после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по немуст. 94 Перечня Росархива |
| Договоры мены недвижимости | 5 лет после истечения срока действия договораст. 446 Перечня Минкультуры | До ликвидации организациист. 99 Перечня Росархива |
| Документы по залогу недвижимости | Постоянност. 451 Перечня Минкультуры | 10 лет после истечения срока действия договора или выкупа имуществаст. 98 Перечня РосархиваЕсли есть разногласия — до принятия решения по делу |
| Паспорта сделок | Постоянност. 453 Перечня Минкультуры | 15 лет ЭПКст. 102 Перечня Росархива |
| Кадровые документы | ||
| Трудовые договоры и соглашения к ним | 75 лет ЭПКст. 657 Перечня Минкультуры | 50/75 лет ЭПКстатьи 301, 435 Перечня Росархива50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет |
| Гражданско-правовые договоры с физлицами, акты и соглашения к ним | Договор подряда — 75 лет ЭПК, акты к нему — 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет)статьи 456, 657 Перечня Минкультуры | |
| Документы о приеме, переводе, увольнении | 75 лет ЭПКстатьи 19, 658 Перечня Минкультуры | 50/75 лет ЭПКстатьи 434, 444 Перечня Росархива50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет |
| Личные карточки работников | ||
| Согласие на обработку персональных данных | 75 лет ЭПКст. 666 Перечня Минкультуры | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзываст. 441 Перечня Росархива |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | — | 1 годст. 451 Перечня Росархива |
| График отпусков | 1 годст. 693 Перечня Минкультуры | 3 годаст. 453 Перечня Росархива |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков | 3 годаст. 695 Перечня Минкультуры | 5 летст. 463 Перечня Росархива |
| Уведомления, предупреждения работников | — | 3 годаст. 436 Перечня Росархива |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 5 летст. 19 Перечня Минкультуры | 3 годаст. 434 Перечня Росархива |
| Документы по спецоценке | При вредных и опасных условиях труда — 75 лет. При прочих условиях — 45 лет ЭПКст. 602 Перечня Минкультуры | При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет ЭПК. При прочих условиях — 45 летст. 407 Перечня Росархива50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | — | 45 летст. 423 Перечня Росархива |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | Постоянност. 606 Перечня Минкультуры | 5 летст. 409 Перечня Росархива |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | Постоянност. 630 Перечня Минкультуры | 45 летст. 424 Перечня Росархива |
Сроки хранения документов исчисляются, как правило, с 1 января года, следующего за тем, в котором их перестали использовать. А сроки хранения реестров, книг, журналов — с 1 января года, следующего за годом, в котором их перестали вестип. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; п. 4.1 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее — Инструкция к Перечню Росархива).
Но есть исключения. Из таблицы выше видно, к примеру, что срок хранения документов по амортизации, переоценке и списанию основных средств и нематериальных активов следует считать с 1 января года, следующего после года выбытия объектаст. 323 Перечня Росархива.
Что означают особенные сроки и пометки
Для большинства документов Перечень Росархива устанавливает конкретные сроки хранения. Например, 1 год или 3 года. Но для некоторых предусмотрены особенные сроки. Рассмотрим, что они означают.
«Постоянно». Бессрочно документы «пылятся» только в архиве. Туда их передают организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивовп. 4.4 Инструкции к Перечню Росархива. А вот те, кто к таковым не относится, хранить документы с указанным сроком должны всего лишь 10 лет.
«До ликвидации организации». Документы с таким сроком надо хранить в организации до ее ликвидации. В дальнейшем должна быть проведена экспертиза ценности, которая решит, подлежат документы сдаче в архив или нетп. 4.5 Инструкции к Перечню Росархива.
«До минования надобности». Сколько лет хранить такой документ, организация решает самостоятельно. Но есть условие — этот срок не может быть менее 1 годап. 4.6 Инструкции к Перечню Росархива.
«До замены новыми». Тут все просто и ясно. Храним документ до тех пор, пока не появится новый, который его заменит или отменитп. 4.7 Инструкции к Перечню Росархива.
Помимо особенных сроков, в Перечне Росархива можно встретить и особенные пометки рядом с ними, например такие, как «ЭПК» или «при условии проведении проверки». Как понимать первую пометку, Росархив в Приказе объяснил, а вот про вторую умолчал, но мы разобрались и с этим.
«ЭПК». Эта пометка означает, что по истечении срока, к которому она относится, нужно провести экспертизу. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве может проводиться как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов по договору. По результатам экспертизы документы могут быть отобраны на постоянное хранениеп. 4.9 Инструкции к Перечню Росархива.
«При условии проведения проверки». Такая пометка есть, к примеру, в строке со сроком хранения первичной документациист. 277 Перечня Росархива. Но о каких проверках идет речь? Специалисты Росархива говорят, что о налоговых, но от этого не легче. Ведь выездные проверки сейчас проводятся выборочно и в исключительных случаях. Означает ли это, что большинству придется хранить ту же первичку бессрочно? А организациям, в которых прошла выездная проверка, придется устанавливать отдельные сроки хранения для документов, которые проверили, и для всех остальных? Непонятно.
А между тем налоговый орган, проводящий, к примеру, проверку контрагента организации, может истребовать у организации документы, относящиеся к периоду, который превышает 3 календарных года, предшествующих году истребования документов. Если установленные законодательством (в частности, Перечнем Росархива) предельные сроки хранения таких документов на момент получения налогоплательщиком соответствующего требования не истекли, он обязан представить истребуемые документы, иначе проверяющие могут его оштрафоватьПисьмо Минфина от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519; Постановления АС ПО от 16.01.2019 № Ф06-41326/2018; АС ЗСО от 27.06.2017 № Ф04-1440/2017.
Поэтому мы попросили специалиста ФНС разъяснить, сколько же необходимо хранить документы с такой пометкой, чтобы не быть оштрафованными ИФНС.
Сколько лет хранить документы с пометкой «при условии проведения проверки»
  | ГРИГОРЕНКО Екатерина Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса |
— Действительно, новый Перечень типовых управленческих архивных документов в отношении отдельных документов в строке со сроком их хранения содержит пометку «при условии проведения проверки». Однако не стоит ее воспринимать буквально.
Обязанности хранить документы бессрочно в том случае, если проверка не проводилась, она не подразумевает. Соответственно, устанавливать раздельные сроки хранения для тех документов, по которым уже была проверка, и для тех, по которым проверки не было и, скорее всего, не будет в силу ограничений по глубине проверки, тоже нет необходимости.
Во-первых, Налоговый кодекс обязывает хранить данные бухгалтерского и налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение лишь 4 летподп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ. В зависимость от проведения/непроведения налоговой проверки этот срок не ставится.
Во-вторых, в общем случае выездной налоговой проверкой может быть охвачен период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, когда вынесено решение о проведении проверки. Соответственно, аналогичным периодом налоговый орган будет руководствоваться и при истребовании документов по встречной проверке.
Таким образом, хранить документы с пометкой «при условии проведения проверки» бессрочно с целью «не быть оштрафованными ИФНС» смысла нет. Соблюдайте установленные законодательством предельные сроки хранения документов — и проблем не будет.
На примере первичной документации это означает, что хранить ее следует 5 лет. Этот срок установлен Законом о бухучетест. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Перечнем Росархива. Исключение — наличие спора. В таком случае обеспечить сохранность документов по нему надо до его разрешения (на это может потребоваться больше 5 лет).
Если сроков несколько, какой выбрать
Не только Перечень Росархива устанавливает сроки, в течение которых нужно хранить документы. Делают это также Налоговый кодекс, Закон о бухучете и иные нормативные акты. Зачастую по одному документу есть сразу несколько сроков хранения. Как быть? Выбирать максимальный.
Условие. Как долго компании на ОСН необходимо хранить товарные накладные на реализацию товаров за 2018 г.? Споров по поводу поставок нет.
Решение. В соответствии с Перечнем Росархива хранить товарные накладные необходимо 5 лет. Течь этот срок начинает с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз. Применительно к указанной ситуации это означает, что хранить накладную нужно с 01.01.2019 по 31.12.2023.
Столько же необходимо хранить накладные и в соответствии с Законом о бухучете. Поскольку накладные являются первичными учетными документами, они должны храниться в течение 5 лет после окончания отчетного года. Применительно к ситуации — с 01.01.2019 по 31.12.2023ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Помимо этого, срок хранения накладных определяет и Налоговый кодекс. В соответствии с ним хранить товарную накладную надо в течение 4 лет после окончания налогового периода, в котором стоимость товаров учтена в налоговых доходах. Применительно к ситуации — с 01.01.2019 по 31.12.2022подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.
Таким образом, уничтожить накладные за 2018 г. компания вправе после окончания 2023 г.
* * *
О том, где и как следует хранить документы, обязаны ли компании для этих целей создавать архивы, а также о том, что будет, если выкинуть документы раньше времени, мы писали: 
, 2019, № 9; 2019, № 16. В этой части ничего не изменилось.
