Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 июля 2020 г.
Содержание журнала № 15 за 2020 г.
Вычеты по НДФЛ на детей: чего хотят работники
Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:
раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Внешний совместитель хочет получать вычет
Принимаем специалиста на работу по совместительству. Неожиданно он принес заявление на вычеты на двоих детей и подтверждающие документы. Предоставлять? Наверняка ведь он получает эти вычеты еще и по основному месту работы.
— При наличии заявления и подтверждающих право на вычет документов вы должны предоставлять вычет совместителюПисьмо Минфина от 30.06.2014 № 03-04-05/31345.
Однако делать это нужно лишь после того, как он принесет вам справку о доходах и суммах НДФЛ с другого места работы, на котором получал вычеты с начала года до момента трудоустройства к вамп. 3 ст. 218 НК РФ; приложение № 5 к Приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Справка нужна, чтобы вы могли отследить момент, когда сумма его облагаемых по ставке 13% доходов (кроме дивидендов) с начала года достигнет 350 тыс. руб., и вовремя перестать применять вычетподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.
Если справку совместитель принесет не сразу, вычет нужно будет предоставить и за все уже прошедшие месяцы работы у вас. Действуйте так, как описано здесь.
Как поступать, если это будет справка с основного места работы, то есть окажется, что с начала года вычеты он получал именно там? Вы все равно должны предоставлять ему вычеты. Ведь у него есть право выбирать, у кого из налоговых агентов получать вычетп. 3 ст. 218 НК РФ. Выяснять, не продолжает ли совместитель получать вычет по основному месту работы или где-то еще, — не ваша задача. Даже если и получает, недоплаченный из-за этого НДФЛ инспекция взыщет именно с него как с виновника, а не с вашей организации. Но, конечно, вам стоит предупредить совместителя, что НК разрешает получать вычет только у одного налогового агентап. 3 ст. 218 НК РФ.
В самом по себе желании получать вычет на работе по совместительству нет ничего подозрительного. На основной работе зарплата обычно больше, а это означает, что там быстрее набегут предельные 350 тыс. руб. дохода и вычет будет предоставлен за меньшее количество месяцев, чем на месте работы по совместительству. Другая распространенная причина — на основной работе до конца года больше не предвидится облагаемых НДФЛ доходов, например из-за отпуска за свой счет либо отпуска по уходу за ребенком.
Задержавшего документы работника устраивает вычет не с начала года
Вычет по НДФЛ на ребенка-студента предоставляется на основании справки из вуза. В январе приняли работника, он написал заявление на вычет, а справку до сих пор так и не принес. Принесет теперь только осенью, когда ребенок вернется на учебу в вуз. Говорит, что его вполне устраивает получать вычет начиная с того месяца, которым будет датирована справка. Нам так проще — не придется делать пересчет уже удержанного налога. Это допустимо?
— Так делать нельзя. Налоговый вычет на ребенка — студента в возрасте от 18 до 24 лет предоставляется за каждый месяц налогового периода, то есть года (до месяца, в котором будет достигнут лимит дохода 350 000 руб.)подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. А справка подтвердит, что ребенок является студентом с самого начала 2020 г.
Поэтому при наличии заявления на вычет вы обязаны предоставить его начиная с января (или с февраля, если вычет за январь применил предыдущий работодатель) независимо от того, каким месяцем датирована справка из вуза и в каком месяце вам ее принес работникПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118 (п. 1). Но сделать это нужно только после получения от работника справки.
Пересчитывать удержанный до этого момента НДФЛ и корректировать отчетность за полугодие вам не придется. На то время справки из вуза у вас не было, а значит, все сделано правильно. Зафиксируйте с работником дату передачи вам справки.
После этого при ближайшей выплате дохода исчислите налог с учетом всего накопившегося вычета. Это возможно, потому что внутри года НДФЛ следует исчислять нарастающим итогом с зачетом ранее уплаченных сумм налогап. 3 ст. 226 НК РФ.
Например, справку из вуза работник принес в сентябре, кроме зарплаты, других доходов вы ему в этом месяце не выплачивали, сумма дохода за 9 месяцев 2020 г. не превышает 350 тыс. руб. Пересчитывать с учетом вычета уже исчисленный и удержанный НДФЛ с зарплаты за январь — август и корректировать 6-НДФЛ за полугодие не нужно. Вычет за все 9 месяцев вы предоставите при исчислении НДФЛ с зарплаты за сентябрь. В расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев:
•в сумму по строке 030 раздела 1 включите всю сумму вычетов за январь — сентябрь;
•при отражении зарплаты за июль, август и сентябрь в разделе 2 включите в строки 140 суммы фактически удержанного из каждой зарплаты НДФЛ.
Если же воспользоваться согласием работника и не дать ему вычет за за январь — май, то получится, что вы излишне удержали налог. А работник со временем может передумать. Из вашей справки 2-НДФЛ за 2020 г. будет видно, что вычет предоставлен не за все месяцы. Инспекция при желании сможет запросить у вас пояснения и оштрафовать за недостоверные сведения, так как нарушено право физлица на вычетып. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.12.2016 № СА-4-9/23659@. Излишне удержанный налог придется вернуть работникуп. 1 ст. 231 НК РФ.
Работник при увольнении вспомнил о праве на вычет
При увольнении выдали работнику справку о доходах и суммах НДФЛ. И тут работник вспомнил, что имеет право на вычеты на детей, принес заявление, потребовал пересчитать налог и вернуть ему деньги. Обязаны ли мы это делать, если раньше он заявление на вычеты не подавал?
— Пересчитывать с учетом детских вычетов налог за предыдущие годы вы в любом случае не обязаны. За этим работник сам должен обратиться в налоговую, сдав декларацию 3-НДФЛ, документы, подтверждающие право на вычеты, и заявление на возврат излишне уплаченного налога не более чем за 3 предшествующих года (то есть сейчас ему могут вернуть налог за 2017, 2018 и 2019 гг.)п. 7 ст. 78 НК РФ; Письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-05/33235.
Что касается НДФЛ за 2020 г., то все зависит от того, в какой момент он принес заявление и подтверждающие документы (проставьте дату приема заявления и попросите работника расписаться).
Ситуация 1. Заявление передано в последний день работы или раньше. Нужно предоставить вычеты с начала года. Дело в том, что дата получения дохода в виде зарплаты за отработанные дни месяца увольнения — последний день работып. 2 ст. 223 НК РФ, именно на эту дату исчисляется НДФЛп. 3 ст. 226 НК РФ. Доход и стандартные вычеты считаются нарастающим итогом с начала годап. 3 ст. 226 НК РФ, поэтому при исчислении НДФЛ с этой зарплаты должны быть учтены и вычеты за все месяцы начиная с января. Если эту зарплату по какой-то причине вы выплатили не в последний день работы, а досрочно, то излишне удержанный налог следует вернуть работнику, взяв с него заявлениеп. 1 ст. 231 НК РФ.
Если же этой зарплаты не хватает для предоставления всей суммы вычетов, то их остаток необходимо учесть при расчете НДФЛ с иных сумм, выплачиваемых увольняемому в последний день работы, в частности, с компенсации неиспользованного отпуска (КНО)подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ. Если и этих доходов недостаточно, то возникает излишне удержанный НДФЛ, который нужно вернуть работнику, взяв с него заявлениеп. 1 ст. 231 НК РФ.
Учтите, что при отпуске с последующим увольнением последним днем работы считается день, предшествующий первому дню отпускач. 2 ст. 127 ТК РФ; п. 2 Определения КС от 25.01.2007 № 131-О-О; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 1).
Ситуация 2. Заявление передано после увольнения либо во время отпуска с последующим увольнением. Если вы еще будете выплачивать бывшему работнику какие-то не являющиеся зарплатой суммы (например, больничный, вовремя не выплаченную КНО, начисленную после увольнения квартальную или годовую премию), то при исчислении с них НДФЛ нужно учесть и детские вычеты за все месяцы с начала года (так как доход в виде этих сумм считается полученным на дату выплатыподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Если никаких выплат после увольнения больше нет, то вы не должны пересчитывать НДФЛ с учетом вычетов и возвращать деньги работнику. Налоговый агент обязан вернуть только излишне удержанный налогп. 1 ст. 231 НК РФ, а в этом случае излишнего удержания нет. Поясним.
Детские вычеты предоставляет налоговый агент по заявлению физлица-налогоплательщикап. 3 ст. 218 НК РФ. Налоговый агент — тот, кто выплачивает доходы физлицуп. 1 ст. 226 НК РФ. Пока вы выплачивали доходы и, следовательно, являлись налоговым агентом, заявления не было, поэтому вы не имели права предоставлять вычеты и НДФЛ исчислен верно. Когда заявление появилось, вы уже не налоговый агент, не исчисляете НДФЛ и, значит, у вас нет возможности предоставить вычет.
Бывший работник должен заявить эти вычеты самостоятельно, сдав в свою инспекцию декларацию 3-НДФЛ с подтверждающими право на вычет документами и заявлением о возврате налогап. 4 ст. 218, п. 6 ст. 78 НК РФ.
Работник просит вычет на третьего ребенка без документов на первых двух
Работник написал заявление на вычет на одного ребенка, указав в заявлении, что этот ребенок — третий. Свидетельств о рождении двоих старших принести не может, однако претендует на вычет в повышенном размере — 3000 руб. Предоставлять ли его, учитывая, что старшие дети уже взрослые и на них все равно вычет не положен?
Даже если первые два ребенка работника уже давно совершеннолетние, размер детского вычета на третьего по счету ребенка сотрудника все равно составит 3000 рублей
— Да, но только если старшие дети указаны в паспорте работника (храните копию и этих страниц паспорта). Тот факт, что старшие дети взрослые, не понижает вычет на третьего ребенка до 1400 руб.Письмо Минфина от 11.07.2018 № 03-04-05/48282
Если же в паспорте такие отметки не стоят, то у вас нет документального подтверждения, что указанный в заявлении работника ребенок является третьим. И вы должны предоставить вычет на него в сумме 1400 руб. Возможно, до конца года работник все-таки принесет свидетельства о рождении на старших детей. Тогда при исчислении НДФЛ на дату очередной выплаты дохода за 2020 г. учтите вычет исходя из размера 3000 руб. за все месяцы года (см. здесь, как это сделать).
Работник начал платить алименты и просит пересчитать вычет
При приеме на работу в прошлом году мастер сообщил только об одном ребенке, и мы предоставляли ему вычет в размере 1400 руб. На днях пришел исполнительный лист на двоих старших детей младше 18 лет от прошлого брака. Он тут же написал новое заявление о вычетах на всех троих. При этом свидетельств о рождении на этих двоих детей пока представить не может, в его паспорт они не вписаны. Как быть?
— Исполнительный лист сам по себе подтверждает два следующих факта.
Во-первых, факт того, что ваш работник является родителем этих детейп. 2 ст. 80 СК РФ и, следовательно, что ребенок, на которого вы предоставляли вычет в сумме 1400 руб., — третий. Поэтому вычет на него за все месяцы с начала года должен быть в размере не 1400, а 3000 руб. С учетом накопленной разницы исчислите НДФЛ на ближайшую начиная со дня получения исполнительного листа дату выплаты дохода. Пересчет вычета за прошлый год не делайте, за этим работник должен сам обратиться в инспекциюПисьмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-05/33235.
Во-вторых, факт участия вашего работника в обеспечении старших детейПисьмо Минфина от 10.08.2016 № 03-04-05/46762. Вычеты на них — на каждого по 1400 руб. — считайте с месяца первого удержания алиментов, так как у вас нет подтверждения, что он участвовал в их обеспечении раньше. Учитывайте эти вычеты при исчислении НДФЛ с доходов, выплачиваемых начиная с этого месяца.
Предположим, вы получили исполнительный лист 28 августа. Ближайшая дата получения дохода работником — 31 августа, этот доход — зарплата за август (в целях НДФЛ оплата труда считается полученной в последний день каждого месяца независимо от даты выплаты денегп. 2 ст. 223 НК РФ). При исчислении НДФЛ на эту дату предоставьте вычеты:
•на младшего ребенка — в сумме 14 200 руб. (3000 руб. (вычет за август) + 1600 руб. х 7 мес. (не предоставленная ранее часть вычетов за январь — июль));
•на двоих старших детей — 2800 руб. за август (1400 руб. х 2).
Но все же попросите работника принести вам копии свидетельств о рождении. Налоговые инспекции зачастую считают, что это основной подтверждающий право на вычеты документПисьма Минфина от 07.11.2018 № 03-04-05/80099, от 10.02.2012 № 03-04-06/8-33.
Кроме того, без свидетельств о рождении не обойтись, если:
•из исполнительного листа не следует, что ваш работник является родителем (усыновителем) этих детей;
•в исполнительном листе не указаны даты рождения детей.
Работник вписал в заявление всех детей, хотя зарплата меньше вычетов
Приняли сотрудницу на 0,2 ставки с окладом 5800 руб. У нее четверо детей, она принесла заявление о вычетах на всех, то есть общая сумма вычетов — 8800 руб. (1400 руб. + 1400 руб. + 3000 руб. + 3000 руб.). Соответственно, каждый месяц вычет на одного из младших детей в сумме 3000 руб. не используется. Нужно ли отражать его в регистре НДФЛ-учета и в отчетности? Может быть, потребовать, чтобы сотрудница переписала заявление только на троих детей?
Когда вычеты превышают доход, их при исчислении НДФЛ предоставляют только в сумме, равной доходу, и в этой же сумме вносят в расчет 6-НДФЛ и отражают в справке 2-НДФЛ. Налоговая база получается равной нулю, а оставшаяся неиспользованной сумма вычетов в отчетность по НДФЛ не попадаетп. 3 ст. 210 НК РФ; Письма ФНС от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373@, от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ (п. 1.2 приложения).
В случае когда совокупная сумма детских вычетов превышает зарплату работника, налоговая база в НДФЛ-отчетности по этому работнику будет равна нулю. Неиспользованная сумма вычетов в отчетность просто не попадает
Тем не менее вести учет неиспользованного остатка вычетов (например, дополнительным показателем в регистре по НДФЛ) необходимо — на случай, если в будущем до конца года вы выплатите доход такой величины, которая позволит этот остаток вычетов применить при расчете налога (ведь и доходы, и вычеты считаются нарастающим итогом с начала годаПостановление Президиума ВАС от 14.07.2009 № 4431/09; Письмо Минфина от 25.12.2018 № 03-04-05/94556). Например, сотрудница перейдет на полный рабочий день, будет за доплату замещать отсутствующего работника, получит премию и т. п.
Заставить сотрудницу переписать заявление нельзя. Вы не можете диктовать ей, сколько детей указать в заявлении на вычеты.
Строго формально при таком оформлении заявления неиспользованным ежемесячно остается не вычет на одного из детей, а часть общей суммы вычетов на всех четверых. В справке 2-НДФЛ вычеты на первого, на второго, на третьего и последующих детей должны быть показаны отдельно, каждый со своим кодомприложение № 2 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Получается, и в НДФЛ-регистре по этой сотруднице, и в сдаваемой по окончании года справке 2-НДФЛ всю сумму предоставленных вычетов за каждый месяц нужно распределить на четверых детей. Логично было бы сделать такое распределение пропорционально доле размера каждого вычета в их общем размере. Тогда вычеты на первого и второго ребенка составят по 922,72 руб. (5800 руб. х (1400 руб. / 8800 руб.)), на третьего и четвертого — по 1977,27 руб. (5800 руб. х (3000 руб. / 8800 руб.)). Как видим, из-за неизбежных округлений возникают расхождения при подсчете общей суммы вычетов. И такой способ их учета неудобен.
Проще учитывать как неиспользованный вычет на четвертого ребенка, а в справке 2-НДФЛ отражать вычет только на первого, второго и третьего ребенка. При увеличении зарплаты, например до 6000 руб., вычет на четвертого ребенка показывать в сумме 200 руб., а на остальных — в полном размере. Грозит ли это какими-либо последствиями? Сложно предсказать, придерется ли к этому инспекция в случае проверки. На наш взгляд, штраф за недостоверные данные в отчетности здесь вряд ли возможенп. 1 ст. 126.1 НК РФ, поскольку такое отражение вычетов не влияет ни на ваши расчеты с бюджетом по НДФЛ, ни на налоговые права вашей сотрудницыПисьмо ФНС от 09.12.2016 № СА-4-9/23659@.
