Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2020 г.

ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Тратить свои деньги на нужды организации работник не обязан. Но частенько бывают ситуации, когда ему приходится задействовать собственные средства, а позднее обращаться к работодателю за компенсацией понесенных расходов. Как правильно оформить документы, чтобы избежать споров и учесть возмещенные работнику расходы? Всегда ли работодатель обязан компенсировать несогласованные затраты работника?

Как возместить расходы работника постфактум и правильно это оформить

Какие расходы работодатель компенсирует работнику

Обязательные для компенсации затраты работника установлены ТКстатьи 168, 168.1 ТК РФ. Это, например, расходы на служебные командировки, расходы, связанные с разъездной работой или работой экспедиционного характера. Размеры и порядок возмещения таких расходов работодатель, как правило, устанавливает в своих локальных нормативных актах (например, в положениях или приказах о служебных командировках, о разъездном характере работы и пр.).

Если работник из своего кармана оплатил товары, работы или услуги, предназначенные для организации, то вполне логично, что работодателю придется компенсировать и эти затраты. Но они не относятся к обязательным для возмещения. Работодатель самостоятельно определяет, какие затраты, в каких размерах и в какие сроки он будет компенсировать своим работникам. Важно, чтобы такие расходы совершались с разрешения или ведома работодателя.

Документы на возмещение расходов

Порядок компенсации работнику понесенных в интересах работодателя расходов на приобретение товаров, работ, услуг необходимо прописать в локальном нормативном акте. Это может быть положение, регламент или приказ. В нем следует определить:

•перечень работников, которые могут потратить собственные средства;

•цели расходования средств;

•порядок информирования работодателя о необходимости трат и порядок согласования таких затрат;

•документальное подтверждение произведенных расходов (форма отчета и перечень необходимых документов);

•сроки представления отчетности о потраченных средствах;

•сроки выплаты компенсации.

С ЛНА нужно ознакомить работников под подпись.

Приказ о порядке возмещения работникам расходов за счет собственных средств может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Дельта»
125080, г. Москва, ул. Царева, д. 12
ИНН 7743037528/КПП 774301001

Приказ № 7

г. Москва

20.05.2020

О порядке возмещения работникам денежных средств, потраченных в интересах ООО «Дельта»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Разрешить определенным работникам оплачивать товары (работы, услуги) для нужд организации за счет собственных средств без выдачи подотчетного аванса. Перечень должностей таких работников приведен в Приложении № 1 к настоящему Приказу.

2. Установить лимит расходов работника за счет собственных средств за 1 месяц в размере 20 000 руб.

3. Установить следующий порядок согласования расходов, утверждения отчета и выплаты компенсации:
— до оплаты затрат работник информирует руководителя отдела о необходимых расходах SMS-сообщением, через мессенджер или по электронной почте;
— руководитель отдела оценивает необходимость расходов и одобряет их SMS-сообщением, через мессенджер или по электронной почте;
— работник оплачивает за свой счет согласованные расходы и в течение 3 рабочих дней со дня оплаты представляет отчет руководителю ООО «Дельта» для выплаты компенсации;
— руководитель ООО «Дельта» утверждает отчет и передает его в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней;
— главный бухгалтер ООО «Дельта» выплачивает работнику компенсацию в течение 3 рабочих дней с даты утверждения отчета.

Перечень и формы необходимых для получения компенсации документов приведены в Приложениях № 2 и № 3 к настоящему Приказу.

Генеральный директор

А.И. Ковалев

Для того чтобы отчитаться, работнику придется оформить отчет и приложить к нему подтверждающие расход документы. Форму отчета и перечень подтверждающих документов можно приложить к приказу о порядке возмещения расходов работникам. Авансовый отчет составлять не надоп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Его оформляют только те работники, которым выдается аванс. В качестве подтверждающих расходы документов могут выступать, например, кассовый чек, бланк строгой отчетности, квитанции электронных терминалов (слипы) и др.

Форма отчета может быть такой.

Генеральному директору ООО «Дельта»
Ковалеву А.И.
от менеджера
Петрова С.А.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Дельта»
А.И. Ковалев
02.06.2020

Отчет

Для проведения рекламной акции ООО «Дельта» 29.05.2020 мною было оплачено изготовление рекламных буклетов в количестве 20 штук на сумму 3600 руб. (Три тысячи шестьсот рублей) 00 копеек. С руководителем отдела П.А. Смирновым расходы согласованы.

Прошу возместить понесенные мною расходы.

К настоящему отчету прилагаю:
— чек ККТ.

01 июня 2020 г.

С.А. Петров

Справка

Лимит расчетов наличными между юрлицами и предпринимателями составляет 100 тыс. руб., даже если расчеты производятся через подотчетное лицоп. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.

Выплатить причитающуюся работнику сумму компенсации можно через кассу или безналичным переводом на его банковскую карту. Чтобы вопросов с НДФЛ и страховыми взносами у проверяющих не возникло, в назначении платежа в платежном поручении укажите, что это возмещение его расходов, произведенных в интересах организации, на основании отчета. Поле 20 «Наз.пл.» платежки заполнять не нужно.

Налоговый и бухгалтерский учет

Налог на прибыль. Если работник произвел расходы для нужд компании и представил отчет об израсходованных собственных средствах, то затраты на приобретенные товары (работы, услуги) можно признать для расчета налога на прибыль (при методе начисления) на дату утверждения отчета в общем порядкеп. 1 ст. 252, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

УСН. В «упрощенных» расходах стоимость приобретенных материальных ценностей (работ, услуг) можно учесть в общем порядке после выплаты денег работникуп. 2 ст. 346.17 НК РФ.

НДС. Чтобы принять к вычету НДС по приобретенным работником товарам (работам, услугам), нужен счет-фактура от продавца, в котором в качестве покупателя будет указана компания, а не работник.

Лучше оформить на работника доверенность. В ней указать, что он действует в интересах организацииПисьма Минфина от 13.08.2018 № 03-07-11/57127; ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@.

НДФЛ. С суммы компенсации, выплаченной работнику, НДФЛ удерживать не надо. Поскольку она не является для работника экономической выгодойп. 1 ст. 41 НК РФ.

Страховые взносы. Компенсация не облагается страховыми взносами, поскольку это не доход работникап. 1 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. Ведь в итоге работник не получил экономической выгоды.

Бухучет. Расчеты с работником, купившим что-либо за свой счет, оформляются следующими проводками.

Для отражения расчетов с работниками по возмещению расходов используется счет 73, субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Счет 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами», применять не надо, поскольку подотчетный аванс не выдавался.

* * *

Работодатель не обязан компенсировать расходы, которые работник с ним не согласовалОпределение ВC Республики Башкортостан от 14.03.2019 № 33-5422/2019. Даже если работник потратил свои средства в интересах организации, обосновал и документально подтвердил понесенные расходы.