Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 сентября 2020 г.

ОСН УСН ЕСХН ЕНВД

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

На практике учет канцтоваров не самое приятное занятие. Поскольку при относительно небольших суммах процесс оприходования и списания — это кропотливая и трудоемкая работа, занимающая много времени. Как облегчить учет и ничего не нарушить?

Как законно упростить бухучет канцелярских принадлежностей

Общие требования к учету и документальному оформлению канцтоваров

Канцелярские товары — это любые средства и приспособления для составления и оформления документов в организации. Например, ручки, маркеры, бумага, карандаши, калькуляторы, скобы, скрепки, папки и пр. Канцтовары обычно приобретают:

•напрямую у поставщика;

•через подотчетных лиц организации.

Канцтовары нужно принять на учет на основании полученной накладной или авансового отчета с приложенным к нему товарным и/или кассовым чеком.

Справка

Грубое нарушение правил учета доходов (расходов) и (или) объектов налогообложения, под которым понимается, в частности, несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухучета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций и материальных ценностей, а также грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухотчетности, грозит штрафом:

•для организаций — от 10 000 руб. до 30 000 руб.ст. 120 НК РФ;

•для их руководителей — от 5000 до 20 000 руб.ст. 15.11 КоАП РФ

Основная задача — обеспечить полную и достоверную информацию о запасах канцелярских принадлежностей и контроль за их наличием и движениемп. 3 ПБУ 5/01. По общему правилу канцтовары должны учитываться в составе материально-производственных запасов на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости (по цене поставщика, указанной в документах, с учетом расходов на доставку)пп. 2, 5, 6 ПБУ 5/01; План счетов, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

При получении канцелярских принадлежностей необходимоп. 49 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н; Постановление Госкомстата от 30.10.97 № 71а:

•или составить приходный ордер (форма М-4) либо документ по самостоятельно разработанной форме;

•или проставить на документе (накладной или товарном чеке) штамп с наименованием организации, датой получения канцтоваров, номером приходного ордера и подписью ответственного лица. Сам приходный ордер в этом случае составлять не надо.

Штамп может выглядеть так.

Приходный ордер № 10

«17» сентября 2020 года

Организация ООО «Верба»

Структурное подразделение хозяйственный отдел

Принял	начальник отдела				Н.Н. Борисов
	должность		подпись		расшифровка подписи
Сдал	водитель				К.О. Иванов
	должность		подпись		расшифровка подписи

На дату передачи работникам канцтоваров для использования их по назначению оформляется требование-накладная (форма М-11) или документ по самостоятельно разработанной форме. Фактическая себестоимость канцтоваров отражается в бухучете в расходах по обычным видам деятельностипп. 5, 8, 16 ПБУ 10/99; Постановление Госкомстата от 30.10.97 № 71а; п. 93 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н.

И в бухгалтерском, и в налоговом учете есть три способа оценки канцтоваров при списании: по стоимости каждой единицы, по средней стоимости и по способу ФИФО (в хронологическом порядке поступления и списания)п. 16 ПБУ 5/01; п. 8 ст. 254 НК РФ.

Стоимость канцтоваров включается в прочие расходы для налога на прибыль на дату их передачи работникамподп. 24 п. 1 ст. 264, пп. 1, 2 ст. 272 НК РФ. И здесь без документального подтверждения такой передачи не обойтись.

При УСН с объектом «доходы минус расходы» отражайте стоимость канцтоваров вместе с суммой НДС после фактической оплатыподп. 8, 17 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Бухгалтерские записи по оприходованию и списанию канцтоваров могут быть такими (если нет затрат на их доставку).

Не получится без споров с проверяющими принять к вычету НДС без счета-фактуры, лишь на основании чека ККТп. 4 ст. 168, пп. 1, 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина от 25.06.2020 № 03-07-09/54634; Постановления АС СКО от 28.04.2017 № Ф08-2516/2017; Президиума ВАС от 13.05.2008 № 17718/07.

Способы оптимизации бухучета канцелярских товаров

Об упрощенных способах бухучета можно прочитать:

2019, № 13

Чтобы упростить бухучет канцтоваров и вместе с тем обеспечить формирование полной и достоверной информации, а также надлежащий контроль за их наличием и движением, можно воспользоваться следующими рекомендациями.

Синтетический учет. Если организация является малым предприятием, то канцтовары можно принимать к учету по цене приобретения. А прочие затраты, напрямую связанные с покупкой, в том числе и затраты на их доставку, разрешается списывать в расходы сразу без отражения на счете 10 «Материалы»пп. 13.1, 13.3 ПБУ 5/01; Информационное сообщение Минфина от24.06.2016 № ИС-учет-5. Это позволит не распределять затраты между видами канцтоваров.

О том, какое предприятие считается малым, а какое — микропредприятием, читайте:

2019, № 12

Микропредприятия и другие организации, имеющие право применять упрощенный бухучет, вправе признавать стоимость канцтоваров в составе расходов без отражения на счете 10, то есть с кредита счета 60 ее можно учесть сразу, например, по дебету счета 26п. 13.2 ПБУ 5/01. Факт передачи канцтоваров работникам значения не имеет.

Аналитический учет. Самый достоверный способ отражения информации о движении канцтоваров (он же самый трудоемкий) — это поштучный учет каждого наименования (по номенклатурному номеру). То есть как они указаны в накладной (в количестве и сумме), так и учитываются. Например, «ручка шариковая BIEFA AA 927 синяя» — 275 шт., «клей-карандаш 20 г ATTACHE 15234» — 20 шт. и пр.

Поскольку организации вправе самостоятельно выбирать единицы измерения и единицы учета материальных ценностей, можно воспользоваться этим разрешением и установить наиболее удобныеп. 3 ПБУ 5/01; пп. 50, 92, 261 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н. Свой выбор следует закрепить в учетной политике.

Справка

Единицы измерения могут быть весовые, объемные, линейные, штучные и пр. А единицами учета являются номенклатурный номер, партия, однородная группа и др.

Организовать учет канцтоваров можно, например, не поштучно, а целыми упаковками, ящиками, коробками. А в качестве единицы учета выбрать не номенклатурный номер, а однородную группу или партию. Но и отпускать канцтовары тогда тоже придется целыми группами, а не поштучно. Что может быть неудобно.

Способ 1. Делим всю «канцелярку» на однородные группы. Например, на счете 10 «Материалы», на субсчете 10.06 «Прочие материалы» или 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», удобно в отдельной группе «Канцтовары» в качестве элементов отражать «ручка шариковая», «клей», «тетрадь общая», «бумага А-4» и пр. Без указания особенностей, например таких, как цвет (ручка с синим стержнем, зеленым или красным), размер (тетрадь 12 листов, 18, 48 или 96), вес (клей 20 г или 40 г) или пр.

Этот способ удобен и в случае, когда канцтовары списываются не в день принятия на учет, а по мере надобности. Он позволяет отследить потребности организации в конкретном виде канцтоваров в определенный момент времени и спланировать предстоящие траты.

Способ 2. Если канцтовары передаются работникам сразу после принятия их на учет в полном объеме, укажите в учетной политике, что каждая закупаемая партия (по отдельной накладной) приходуется как единица бухучета и так же списывается в расходы при передаче. Например, «канцелярские товары по накладной от 20.02.2020 № 165» — 1 шт. Этот способ простой и удобный. Правда, для расшифровки учетной единицы (с целью определения, например, потребностей организации в конкретном виде канцтоваров) придется постоянно обращаться к первичным документам (накладной, товарному чеку, заявкам на выдачу канцтоваров). Да и движение по видам канцтоваров отследить не получится.

Все эти офисные принадлежности облегчают работу другим сотрудникам, а вот бухгалтеру их учет доставляет немало забот

Способ 3. Можно воспользоваться комбинированным способом учета канцтоваров. Для этого сначала установите стоимостный лимит. Канцтовары, цена за единицу которых равна сумме лимита или ниже, приходуйте не по наименованиям, а по количеству в составе отдельной группы. А те, цена которых выше установленного лимита, учитывайте, как в способе 1. Например, для канцелярских принадлежностей стоимостью до 300 руб. сформируйте отдельную группу «канцтовары малоценные». В их числе окажутся ручки, ластики, карандаши, тетради и прочая мелочовка.

А вот принимать на учет все поступившие канцелярские товары по количеству, а не по наименованиям — это плохая идея. Например, если в накладной указан перечень канцтоваров с общим количеством 158 единиц, некоторые организации единицей бухучета указывают «канцтовары» — 158 шт. Хотя такой способ учета и является самым простым, он же — и самый не наглядный. Ведь в одной накладной, например, могут оказаться совершенно несопоставимые по цене предметы. Например, ручка может стоить 50 руб., а картридж для принтера — 3000 руб.

Большое количество штук обезличенных канцтоваров может вызвать вопросы руководства по поводу рационального расходования средств организации. А невозможность подтвердить факт принятия на учет конкретных предметов канцелярских принадлежностей будет препятствием для принятия к вычету из бюджета входного НДСп. 1 ст. 172 НК РФ. В итоге все равно придется формировать группы канцелярских принадлежностей и выделять их стоимость.

* * *

Утвержден федеральный стандарт бухучета ФСБУ 5/2019 «Запасы». Он заменит ПБУ 5/01 и Методические рекомендации по бухучету МПЗ и специнструментов. Применять его нужно с бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2021 г. Но организации вправе использовать его и ранее. Основные отличия от действующих норм мы рассмотрим до конца этого года.