Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2020 г.
Содержание журнала № 21 за 2020 г.Как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных
Немного о правилах оформления личных дел
Если коротко, то для коммерческих компаний никаких правил на законодательном уровне не установлено, ведь, как уже отмечалось, вести личные дела работников они не обязаны. Обязанность по их составлению есть только в отношении гражданских служащихЗакон от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Поэтому работодатель самостоятельно с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов определяет то, как он будет работать с данными своих сотрудников, и издает соответствующий локальный нормативный акт об этомст. 87 ТК РФ. В нем рекомендуем прописывать, в частности, следующую информацию:
•правила и требования к оформлению и содержанию личных дел, а также перечень лиц, на которых такие дела заводятся;
•порядок их ведения и хранения, в том числе после увольнения сотрудников;
•должности лиц, ответственных за это.
При создании этого документа можно руководствоваться п. 3.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, а также п. 1.2 Методических рекомендаций по применению указанных Правил.
В целом алгоритм ведения личного дела простой: как только приняли сотрудника на работу, заведите на него отдельную папку и пополняйте ее на протяжении всей его трудовой деятельности в компании. Расскажем, как эта папка может выглядеть и каким может быть ее наполнение.
Какой может быть обложка
Можно использовать утвержденную формуприложение 11 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; приложение № 28 к Правилам организации хранения, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила Минкультуры) или же разработать свою собственную. В таком случае распечатайте форму и вложите ее первым документом в папку или приклейте на обложку. Можно поступить проще и приобрести готовые картонные папки-скоросшиватели «Дело».
На обложке следует отражать сведения, которые помогут быстро найти и идентифицировать того или иного работникап. 4.25 Правил Минкультуры. Вот примерный образец.

Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика») (наименование организации)Наименование организации указывайте полностью, в именительном падеже. Если есть сокращенное наименование, то его пропишите в скобках |
Бухгалтерия (наименование структурного подразделения)Отразите наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться новичок, при этом лучше оставить пару строк для информации о новом отделе в случае перевода работника на новое место |
ДЕЛО № 03-25Номер дела присвойте сами в соответствии с номенклатурой, принятой в организации ТОМ № Номер тома указывается при наличии. Новый том рекомендуется заводить, как только количество листов в папке превысит значение 250 или как только его толщина в корешке станет больше 4 смп. 4.20 Правил Минкультуры
Сторожев Владислав Юрьевич (заголовок дела) |
Дата начала: | 01 апреля 2013 г. |
(крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры |
Дата окончания: | 20 июля 2020 г. |
(крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры |
На 65 листах
Хранить 50 лет
Ф. № Оп. № Д. № | 2 л/с 03-25 Это архивный шифр дела. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Заполняются эти данные сотрудником, передающим документы в архивп. 3.4 Правил Минкультуры |

Какие документы складывать в папочку
Как уже отмечалось, конкретного списка документов, которые должны содержаться в личном деле работника, нет. Его устанавливает работодатель самостоятельно в локальном акте. Очевидно одно: в папке «Дело» должны быть документы, которые так или иначе относятся к трудовой деятельности работника или которые необходимы для подтверждения различных сведений о работнике. Поэтому, как правило, в личное дело включают:
•копии документов, которые при заключении трудового договора предъявил работник. Приведем наиболее распространенные документыст. 65 ТК РФ:
—паспорт;
—трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
—карточка СНИЛС;
—документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
—документ об образовании и (или) о квалификации.

Коммерческие организации вовсе не обязаны вести личные дела работников, но большинство делает это. Ведь гораздо удобнее, когда все по полочкам
В отдельных случаях с учетом специфики работы будущий сотрудник компании при трудоустройстве должен предъявлять работодателю дополнительные документыч. 3, 4 ст. 63, статьи 213, 283, 324, 327.3 ТК РФ.
К примеру, при приеме на работу, при выполнении которой проводятся обязательные медицинские осмотры работников, необходимо прикладывать к общему пакету документов еще и медзаключение, подтверждающее пригодность к работеп. 12 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н.
Представлять свидетельство о присвоении ИНН, свидетельства о рождении детей, справку по форме № 182н, справку 2-НДФЛ от предыдущего работодателя работник не обязан. Но эти документы нужны для расчета налогов и пособий, поэтому можно попросить у работника эти документы;
•документы, сопровождающие процесс приема на работу и подтверждающие факт трудоустройства. К таким документам, к примеру, относятся:
—заявление о приеме на работу;
—трудовой договор;
—должностная инструкция;
—копия приказа о приеме на работу;
—личная карточка;
—анкета (личный листок по учету кадров);
—договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
•документы, возникающие в процессе трудовой деятельности в компании. К примеру, в личное дело можно подшивать:
—дополнительные соглашения к трудовому договору;
—приказы (или их копии) по сотруднику, например о его повышении, переводе, применении дисциплинарных взысканий;
—различного рода заявления;
—копии документов, необходимых для предоставления работнику вычетов и льгот;
—копии документов о повышении квалификации;
•документы, оформляемые при увольнении. Это заявление и копия приказа об увольнении.
Листы сложенных в папку документов нумеруйте арабскими цифрами. По стандарту делопроизводства это делается в верхнем правом углу карандашом или нумератором.
Нужна ли внутренняя опись документов
В целях систематизации хранения и учета документации, подшиваемой в личное дело работника, имеет смысл оформлять его внутреннюю описьп. 4.30 Правил Минкультуры. В ней рекомендуется прописывать информацию о реквизитах документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Это делает их поиск оперативным.
Документы во внутренней описи указывайте в хронологическом порядке: сначала те, которые были получены при приеме на работу, а после — по мере их поступления в кадровую службу (бухгалтерию)п. 4.20 Правил Минкультуры. То есть постепенно опись будет дополняться.
Если из дела изымается какой-либо документ, укажите информацию об этом, например, в графе «Примечание» с пометкой о том, кто изъял и по какой причине.
В конце документа должна стоять итоговая запись о количестве документов в деле и о количестве листов, которые занимает сама опись. Она проставляется в день, когда дело подлежит закрытию, то есть в день увольнения сотрудника. В этот же день лицо, ответственное за ведение дела, должно завизировать опись. Вот так может выглядеть этот документприложение № 27 к Правилам Минкультуры.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 03-25
№ п/п | Регистрационный индекс документаИными словами, номер документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | 5 | 01.04.2013 | Трудовой договор | 1-7 | Оригинал |
2 | 5-п | 01.04.2013 | Приказ о приеме на работу | 8 | Копия |
3 | б/н | 01.04.2013 | Анкета | 9-10 | Оригинал |
... | |||||
30 | 21-п | 20.07.2020 | Приказ об увольнении | 63 | Копия |
Итого | 30 (тридцать) | документов |
(цифрами и прописью) |
Количество листов внутренней описи | 1 (один) |
(цифрами и прописью) |
Начальник отдела кадров | ![]() | О.И. Филиппова | ||
(наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
Дата 20.07.2020

Размещают внутреннюю опись, как правило, либо на обороте титульного листа личного дела, либо в конце списка собранных документов.
А как же Закон о персональных данных?

Дополнительно о том, как организовать работу с персональными данными сотрудников, читайте:
Да, копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета сотрудников и других документов содержат в себе их персональные данные, а значит, хранение таких документов подпадает под обработку персональных данныхп. 3 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ). Поэтому, если решите хранить их в личном деле работника, получите на это его согласиеДоклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом. Оно должно быть оформлено в бумажном или электронном виде и заверено соответственно собственноручной или электронной подписью.
Вот образец согласия на обработку персональных данных с отметками о том, какую информацию должен содержать в себе этот документч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ.

Генеральному директору
ООО «Мозаика»
Вороновскому А.П.
СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных
Я, Сторожев Владислав Юрьевич, паспорт: серия 40 95, номер 123456, выдан 11.11.95 ОВД Одинцовского района г. Москвы, код подразделения 459-653, адрес регистрации по месту проживания: 111672, г. Москва, ул. Суздальская, д. 20, к. 1, кв. 253,
в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в целях, предусмотренных ст. 86 Трудового кодекса РФ,Цель обработки персональных данных. При хранении личных данных работников должны преследоваться конкретные, заранее определенные законные цели — это обязательное условие даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика»), расположенному по адресу: 119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5, корп. 6,Наименование и адрес работодателя, который получает согласие на обработку данных на обработку (с использованием и без использования средств автоматизации) моих персональных данных, а именно на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.Перечень действий с персональными данными и общее описание способов их обработки
Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
— фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;
— паспортные данные;
— СНИЛС;
— ИНН;
— сведения о семейном положении и составе семьи, необходимые для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;
...
Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.Срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва
01 апреля 2013 г. (дата) | ![]() (подпись) Подпись лица, дающего согласие | В.Ю. Сторожев (расшифровка подписи) Подпись лица, дающего согласие |

Согласие на обработку персональных данных также может храниться в личном деле работника.
Куда это все потом девать
Пока сотрудник трудится в компании, хранить его личное дело следует в бухгалтерии или в кадровой службе в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. А после его увольнения дело надо передать в архив организации. Делается это не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводствеп. 4.1 Правил Минкультуры. До момента передачи в архив документы по личному составу могут ждать своего часа, к примеру, в папке «Личные дела уволенных работников».
Обращаем ваше внимание, что если через какое-то время уволенный сотруник решит вернуться к вам на работу, то на него надо будет завести новое личное дело. Прежняя папочка на него так и продолжит храниться в архиве.
Перед передачей дела в архив проведите проверку его оформления. Сверьте, совпадает ли информация во внутренней описи с фактическим содержанием дела и соответствуют ли номера листов дела в ней действительности. Если нет, внесите корректировку.
Далее оформите лист-заверитель делаприложение № 8 к Правилам Минкультуры. В нем отметьте количество листов в деле, а также опишите особенности физического состояния и формирования дела. К примеру, если какой-то из документов истрепался или часть его текста неразборчива, напишите об этом.
Таким образом, в начале личного дела у вас должна быть расположена внутренняя опись, а в конце — лист-заверитель дела.
Далее подшейте личное дело или переплетите. Важно сделать это так, чтобы можно было свободно прочитать текст и реквизиты документов. На обложке проставьте дату окончания дела, общее количество листов в нем (не забыв приплюсовать к общей сумме количество листов описи и листов-заверителей), а также срок его хранения. Вот, собственно, и все, дело готово к передаче в архив.
Приведем образец заполнения листа-заверителя дела.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 03-25
В деле подшито и пронумеровано 63 (шестьдесят три) (цифрами и прописью) листов
с № 1 по № 63, в том числе:
литерные номера листовЛитерные номера проставляют, как правило, при наличии ошибок в нумерации листов. Допустим, какой-то лист был не учтен, а между тем он должен находиться, к примеру, между листами 55 и 56, тогда ему можно присвоить номер 55а | нет | ; |
пропущенные номера листов | нет | ; |
+ листов внутренней описи | 1 (один) | ; |
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
Надорваны и склеены листы | 20—22 |
Загрязнения в виде пятен желтого цвета | 43 |
Начальник отдела кадров | ![]() | О.И. Филиппова | ||
(наименование должности работника) | подпись | (расшифровка подписи) |
Дата 20.07.2020

* * *
Срок хранения личных дел руководителей и работников организации составляет 50/75 лет. Это означает, что хранить дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., надо 50 лет, а дела, законченные делопроизводством до указанной даты, — 75 летст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок этот исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
И поскольку срок весьма велик, есть вероятность, что фирма ликвидируется раньше, чем он истечет. В таком случае сдайте личные дела работников в государственный или муниципальный архивп. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Так в случае необходимости ваши сотрудники смогут подтвердить факт работы в вашей организации.