Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2020 г.
Содержание журнала № 21 за 2020 г.
«Ковидный» отчет и другие сюрпризы удаленки второго пришествия
Работа в офисе зависит не только от желания работодателя
Руководитель сказал, что хочет вывести всех сотрудников с удаленки в офис, потому что резко снизилась производительность труда. Но отдельные сотрудники боятся заражения в транспорте или в офисе и не хотели бы ездить на работу. Имеет ли руководитель право требовать выхода в офис, а сотрудники — отказаться выходить?
— Сначала нужно точно узнать, какие меры «повышенной готовности» сохранены или введены недавно в вашем регионе. Например, в Республике Адыгее вплоть до 1 ноября 2020 г. действует режим самоизоляции для граждан старше 65 летп. 7 Указа Главы Республики Адыгея от 18.03.2020 № 27. То есть работающих пенсионеров вывести с дистанционки точно нельзя. В Башкирии работодателей просят перевести на удаленку максимально возможное количество сотрудниковп. 10 Указа Главы Республики Башкортостан от 18.03.2020 № УГ-111. На территории Свердловской области вплоть до 26 октября работодатели обязаны сохранять дистанционный режим для работающих пенсионеров. Остальных работников пока лишь рекомендуется в количестве не менее 30% отправить трудиться удаленнопп. 10, 12 Указа Губернатора Свердловской области от 18.03.2020 № 100-УГ. А вот в Москве такое требование стало обязательным с 5 октября: работающая в столице компания может вывести с удаленки только 30% работников от общей численности ее сотрудниковп. 11.1 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ (далее — Указ № 68-УМ). Если региональных ограничений для вашей компании нет, то события могут развиваться в зависимости от ситуации.
Ситуация 1. С работниками оформлены соглашения о переводе на удаленную работу с указанием даты, до которой рабочее место располагается, например, по месту проживания сотрудника. До этой даты работник вправе продолжать работать дистанционно и не появляться в офисе.
Если эта дата уже наступила, то работник обязан трудиться в офисе, даже если не издан приказ о выходе с удаленки. Конечно, при условии что не было иных письменных договоренностей с руководителем. Отсутствие сотрудника в офисе без уважительной причины можно фиксировать как прогул.
Ситуация 2. С работниками оформлялись соглашения о переводе на удаленную работу без указания даты выхода в офис. Тогда нужно оформить дополнительные соглашения, предусматривающие такую дату, то есть согласовать ее с работниками. Заставить сотрудников выйти в конкретную дату в одностороннем порядке работодатель не вправе. При наступлении согласованной сторонами даты работники обязаны будут начать работать в офисе. Кстати, возможно, что по соглашению с руководством у сотрудников будут разные сроки возвращения в офис.
Напомним, что за прогул, при соблюдении процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности, работника можно уволитьстатьи 192, 193, подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
Еще такой момент. Если с работниками не оформлялись соглашения о переводе на удаленную работу, то есть изначально сотрудники ушли на удаленку по приказу руководителя, безопаснее хотя бы сейчас оформить такие соглашения, договорившись в них о датах выхода в офис.
«Удаленщик» не обязан тестироваться на COVID-19
У нас уволились несколько человек, работавших в офисе, и директор решил допустимую часть сотрудников вывести с дистанционки. Они работали на удаленке несколько месяцев. Можно ли попросить их пройти тест на COVID-19 или принести справку о том, что они его сделали недавно и он отрицательный?
Возвращая работников с удаленки обратно в офис, требовать у них в качестве «входного билета» справку об отсутствии коронавируса незаконно
— Такую обязанность возложить на работников, выходящих с удаленки, вы не можетеПисьмо Минтруда от 01.10.2020 № 14-2/10/ФС-1503. Даже если обязанность обеспечить какой-то процент тестирования своих работников возложена на вас региональным законодательством.
Ведь по общему правилу работодатель вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья работника только в целях определения его пригодности к выполнению поручаемой работы и предупреждения профзаболеваний при занятостист. 88 ТК РФ:
•на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
•на работах, связанных с движением транспорта;
•в организациях пищевой промышленности, общепита и торговли, в лечебно-профилактических и детских учреждениях.
Перевод на удаленку ≠ перевод на другую работу
Мы оформили с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам о переходе на удаленный режим работы с 19 октября. Когда нужно будет отправлять СЗВ-ТД?
— При переводе сотрудника на удаленную работу сдавать СЗВ-ТД не нужно, поскольку такой перевод — это изменение условий трудового договора о смене расположения рабочего места и режиме работы. Если при этом не изменяется трудовая функция (должность) сотрудника или структурное подразделение, то нет и перевода на другую работу. Поэтому и нет события, в связи с которым нужно подавать СЗВ-ТД или вносить запись в трудовую книжку. Причем даже в случае, когда для работника удаленка становится постояннойст. 72.1 ТК РФ; п. 2.4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Для «ковидного» отчета место регистрации работодателя не важно
Наша головная организация находится в Санкт-Петербурге. В Москве большой филиал (не относимся к организациям-исключениям, на которые требование об «удаленщиках» не распространяется). Нужно ли нам отправлять московских сотрудников на удаленку и отчитываться по ним?
— Нужно. Цель московских Указов — снизить количество передвижений по городу и встреч людей из его разных районов в замкнутом пространстве офиса. Поэтому не важно, где ваша головная компания. Раз у нее есть деятельность и работники на территории столицы, то необходимо перевести в Москве на удаленку минимум 30% от всех работников и исполнителей по ГПД, включая всех сотрудников 65 лет и старше и работников с хроническими заболеваниямип. 11.1 Указа № 68-УМ.
Факт перевода сотрудников на удаленный режим работы сам по себе не требует сдачи СЗВ-ТД. Ведь смена расположения рабочего места — это не перевод на другую работу
Используйте при подсчете сотрудников не среднесписочную численность, а фактическое количество работников, включая совместителей. Допустим, у вас на территории Москвы 60 работников и 6 исполнителей, выполняющих задание по ГПД на территории офиса. Из 60 работников 7 человек — из категории 65+ и имеющие хронические заболевания. Тогда на удаленку нужно отправить 20 человек ((60 работников + 6 исполнителей) х 30%) как минимум. Из них «удаленщиками» точно должны стать 7 человек из рисковых категорий. Еще 13 человек можете выбрать из числа работников и исполнителей на свое усмотрение в целях обеспечения непрерывного рабочего процесса. Каждый понедельник с 12.10.2020 нужно отчитываться через личный кабинет на Официальном сайте Мэра Москвы об этих 20 «удаленщиках»п. 11.3 Указа № 68-УМ. Если у работодателя не было изменений в сведениях, которые уже поданы в понедельник предыдущей недели, представлять повторно сведения за текущую неделю не нужно. Если сведения о работниках изменились в течение недели, представьте отчет в день измененийп. 1.2 Указа Мэра Москвы от 15.10.2020 № 101-УМ; п. 11.3 Указа № 68-УМ.
«Удаленщики» могут чередоваться
Мой руководитель хочет, чтобы в одну неделю одна треть сотрудников работала на удаленке, в следующую неделю — вторая треть и так далее по очереди. То есть чтобы каждый работник и дома поработал, и в офисе. Как это правильно оформить и как отчитываться о «дистанционщиках» в Москве?
— При составлении приказа о переводе на удаленную работу распишите, какая группа работников в какой период у вас уходит работать удаленно. Главное — чтобы в офисе не находилось одновременно более 70% работниковп. 11.3 Указа № 68-УМ.
Если мы правильно поняли, у вас все работники будут «удаленщиками» в разное время. То есть собирать сведения для отчета вам придется со всех сотрудников. Чтобы еженедельно включать в отчет разные группы сотрудников.
Обращаем внимание, что часть из таких сведений (номера мобильного телефона, транспортного средства и социальной карты) является персональными данными сотрудников. У вас их может и не быть, если они не требовались ранее в трудовой деятельности (допустим, если вы арендовали авто у вашего работника, он обязан был сообщить его регистрационный номер). Но теперь обязанность собрать дополнительные сведения у работников возложена на вас региональным подзаконным нормативным актом, так же как и измерение температуры на рабочих местах, их дезинфекция или сбор сведений о хронических заболеваниях сотрудников.
Поэтому вы вправе письменно запросить у каждого сотрудника номера их мобильного телефона, принадлежащего на праве собственности автомобиля, социальной карты и транспортных карт (в частности, «Тройка», «Стрелка»). Для подстраховки попросите их подписать согласие на передачу и обработку их персональных данныхп. 1 ч. 1 ст. 6, ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Если человек не хочет предоставить сведения, возьмите у него письменный отказ. Этот документ станет подтверждением, что вы пытались получить сведения от сотрудника, но не смогли, поэтому не отчитались по нему.
Внимание
За отказ перевести работников на удаленку или непредставление отчета о таком переводе может быть наказание в виде предупреждения или штрафа для ИП в размере 30 000—50 000 руб., для организации — 100 000—300 000 руб., а для ее руководителя 10 000—50 000 руб.ч. 1 ст. 20.6.1 КоАП РФ; п. 11.4 Указа № 68-УМ
Кстати, в графе отчета «Номер мобильного телефона» не рекомендуем писать «Не располагаем данными», проставлять нули или оставлять эту графу пустой, так как отчет может не пройти. То есть он будет считаться не поданным. А это уже чревато штрафами за нарушение правил поведения в условиях режима повышенной готовностич. 1 ст. 20.6.1 КоАП РФ.
Номера авто, социальной карты и транспортных карт нужно указывать в отчете при наличии у работника таких карт и автомобиля в собственности. Если работник просто не указал номеров авто и карт или написал, что у него нет авто/карт, проверять такую информацию вы не обязаны. Тогда графы с этими сведениями в отчете оставьте пустыми. Прочерки там не ставьте, с ними отчет может не пройти.
«Одинокий» ИП или директор «ковидный» отчет не сдают
Я ИП без работников и директор ООО — единственный сотрудник. Работаю в Москве. Нужно ли мне с 12 октября подавать по Указу мэра таблицу с нулевыми показателями переведенных на удаленную работу?
— Не нужно. Требование, о котором вы говорите, распространяется только на работодателей. А ИП без работников им не является. Так же как и работником у самого себя или подрядчиком по ГПД.
Если в организации один директор и больше нет сотрудников, перевод одного человека на дистанционный режим работы не требуется. Представлять отчет по установленной Указом мэра Москвы форме в этом случае тоже не нужноОфициальный сайт Мэра Москвы.
Исполнители по ГПД в «ковидном» отчете могут пройти как «удаленщики»
У меня маленькое кафе в Москве: повар, официант, кассир, уборщик. Бухгалтерия и кадры ведутся по ГПД. Как же я переведу на удаленку треть сотрудников, без которых работа заведения остановится?
— Перечисленных вами сотрудников не переводите на удаленку. Издайте приказ, в котором укажите, что:
•повар, официант, кассир и уборщик участвуют в обеспечении непрерывных технологических процессов, необходимых для функционирования организации, поэтому они не могут трудиться на удаленкеп. 11.2 Указа № 68-УМ. Кстати, сделайте для подстраховки таким сотрудникам справки или письма с подобной формулировкой;
•удаленно работают исполнители по ГПД, которые ведут у вас бухгалтерию и кадровый учет. По ним и сдавайте сведения в отчете как об «удаленщиках».
«Допандемийные» дистанционные работники тоже попадают в отчет
Мы вчетвером в своем ООО в Москве изначально работаем на удаленке, по возрасту у нас нет людей 65 лет и старше. Нужно ли мне отчитываться с 12 октября?
— Нужно. Потому что ваша компания — работодатель, «осуществляющий деятельность на территории Москвы»п. 11 Указа № 68-УМ. Подавайте отчет с перечислением 100% работников в графе 8.2 «Суммарная численность работников, подлежащих переводу на дистанционный режим работы». Это же количество работников укажите в графе 8 «Общая численность работников...». А вот графу 8.1 «Суммарная численность работников, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы» оставьте пустой или поставьте в ней прочерк. «0» ставить нельзя — отчет может не пройти.
«Допандемийных» дистанционных работников можно учесть при переводе 30% сотрудников на удаленку
У нас списочная численность — 20 человек. Из них 5 человек до пандемии и сейчас работают на удаленке. Категорий сотрудников с повышенным риском заболеваемости нет. Нужно ли еще 30% из наших людей переводить на удаленную работу?
— Не нужно. Вам достаточно сделать дистанционным работником еще хотя бы 1 человека, чтобы у вас стало 6 «удаленщиков», то есть не менее 30% от всех ваших сотрудников (20 чел. х 30% = 6 чел.). По этим 6 работникам вы и отчитаетесь о переводе их на удаленку.
Отпускники учитываются в 30% «удаленщиков»
По штату у нас 14 человек, из которых 4 человека в отпуске, 2 женщины в отпуске по уходу за ребенком и 3 командированных в другие регионы. Можно ли их всех учесть в норме тех 30% работников, которых надо перевести на дистанционку?
— Из Указа четко не следует, 30% от какого количества работников должны начать трудиться удаленно:
•или от количества реально работающих в этот период в Москве, то есть без учета командированных, ухаживающих за детьми, отпускников или находящихся на больничном;
•или от количества сотрудников по штатному расписанию.
На Официальном сайте Мэра Москвы сказано, что работники, находящиеся в командировке или отпуске, могут быть включены в 30% сотрудников, переведенных на дистанционку, сведения о которых нужно подаватьОфициальный сайт Мэра Москвы.
Можно согласиться с такой позицией в целом, но с оговоркой, что это длительные командировки и отпуска, заканчивающиеся не в ближайшие недели. Потому что в вашей ситуации, если, допустим, люди скоро выйдут из отпуска (4 человека) и вернутся из командировки (3 человека), получится, что до 30% «удаленщиков» вы не доберете. Ведь у вас останется только 2 «удаленщика», а вам нужно минимум 5 (14 чел. х 30%). Тогда нужно будет в общем порядке издавать приказ о переводе на удаленную работу нужного количества сотрудников и подавать отчет по обновленному списку «удаленщиков».
