Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 ноября 2020 г.

ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД

И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

При отражении в штатном расписании сведений о численности и структуре персонала организации, а также о расходах на зарплату порой возникают вопросы из серии «а можно ли сделать так-то и так-то?». Мы собрали самые распространенные из них, а бонусом приложили правильный образец штатного расписания.

«МОЖНО» и «НЕЛЬЗЯ» в штатном расписании

Перечень дозволенного и запретного в действиях со штатным расписанием

Штатное расписание (или, как говорят бухгалтеры, штатка) — это документ, который должен быть в любой компании. За его отсутствие могут даже оштрафовать (компанию на сумму до 50 тыс. руб., а ее должностных лиц — до 5 тыс. руб.)ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому давайте разбираться, как правильно работать с этим документом.

«А можно ли...»	Ответ	Комментарий
Структурное подразделение
...называть структурные подразделения как хочется?	Можно	Действующее законодательство не ограничивает работодателей в выборе названий для своих структурных подразделений
...указывать подразделение, а в нем еще два отдела?	Можно	Запретов на указание сложных структур в штатном расписании нетВопрос-ответ // Онлайнинспекция.РФ: электронный ресурс. 2019. URL: онлайнинспекция.рф (дата обращения: 08.05.2019)
...не вносить в штатку головного подразделения сведения о филиалах?	Можно	Но только если руководитель филиала наделен правом утверждать свое штатное расписаниеч. 6 ст. 20 ТК РФ. Обращаем внимание, что в таком случае наименование филиала указывается в графе «Структурное подразделение», а не в графе «Наименование организации» (тут все равно должны быть указаны данные головной организации). Если же у руководства филиала нет права на составление собственной штатки, оформляйте одно общее штатное расписание
...не указывать структурное подразделение, если оно состоит из одного сотрудника?	Нельзя	Штатное расписание обобщает информацию о том, сколько штатных единиц необходимо для обеспечения нормальной деятельности компании и сколько денег надо на зарплату, поэтому для полноты картины исключать кого-то из него не нужноУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания)
Названия должностей
...указывать должности по своему усмотрению?	Можно	Но только в случаях, когда за работу на этой должности нет никаких компенсаций, льгот или ограничений. Если они есть, то должность необходимо указать в точном соответствии с квалификационными справочниками и профстандартамистатьи 57, 195.3 ТК РФ
...вводить двойные должности?	Можно	Но только если трудовые функции каждой из этих должностей по отдельности близки по содержаниюПисьмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299. К примеру, ввести должность «бухгалтер-кассир» можно, а «водитель-бухгалтер» — нет
...указывать должности с использованием иностранных слов?	Нельзя	В соответствии со штатным расписанием вносятся записи в трудовые книжки, а они ведутся исключительно на русском языке. Названия должностей в документах по кадрам, а также в трудовых договорах должны быть указаны единообразно, соответственно, если есть желание использовать иностранное слово в должности, то ищите ему русский аналог. К примеру, вместо «HR-директор» напишите «начальник отдела кадров»ч. 1 ст. 68 Конституции РФ; п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225; п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69
...в штатном расписании и трудовых договорах указывать разные наименования должностей?	Нельзя	По тем же причинам, по которым нельзя указывать должности с использованием иностранных словПисьмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1
...вписывать временные должности?	Можно	Пометку о том, что должность временная, сделайте в графе 10 «Примечание», если такое указание носит разовый характер. Если нет, то целесообразно дополнить форму штатного расписания новой графой, назвав ее, к примеру, «Количество месяцев работы». Так вы точно не запутаетесь в должностях. Обращаем внимание, что если у вас один работник исполняет обязанности другого (временно отсутствующего), то вносить в штатное расписание дополнительную единицу не надоч. 1 ст. 59, статьи 60.2, 72.2 ТК РФ
...оставлять вакантные должности?	Можно	Штатное расписание может включать все должности вне зависимости от того, заняты они или нет. Поэтому, если должность освободилась, «чистить» документ не надо, если, конечно, вы не хотите ликвидировать эту должность совсем. Если же должность из штатки вы исключаете, ее можно «вычеркнуть», издав приказ об изменении старого штатного расписания и о введении в действие нового. К слову, при необходимости вакантную должность можно переименовать, причем сделать это просто. Достаточно издать об этом приказ в свободной форме и внести соответствующие изменения в штатку. Напоминаем, что при наличии вакантных должностей нужно сообщать о них в центр занятостип. 3 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1; Письмо Минтруда от 25.10.2017 № 14-1/В-953. Делать это следует ежемесячно. Непредставление информации может повлечь ответственность в виде штрафа: для компании — до 5000 руб., ее должностных лиц — до 500 руб.ст. 19.7 КоАП РФ
...считать вакантной должность сотрудника в декрете, отпуске, на длительном больничном?	Нельзя	Вакантной должность будет, если ее совсем никто не занимает. При уходе же работника в декрет, отпуск или на больничный место за ним сохраняетсястатьи 114, 166, 183, 256 ТК РФ. Поэтому его должность считается занятой, причем даже если обязанности по ней исполняют другие сотрудники
...прописывать рядом с должностью ф. и. о. принятого на эту должность сотрудника?	Нельзя	Для указания этой информации есть штатная расстановка. В штатном расписании эта конкретика не нужна. Ведь в нем аккумулируются данные о штатном составе и численности персонала организации с указанием размера зарплаты работников в зависимости от занимаемой ими должности
...не вводить должность руководителя отдела?	Можно	Ни в ТК РФ, ни в каких-либо еще «трудовых» нормативно-правовых актах правил формирования внутренних подразделений коммерческими компаниями не установлено. Поэтому создать новый отдел и не вводить в штатное расписание должность руководителя этого отдела не запрещено
...переименовывать должность без ведома сотрудника, который ее занимает?	Нельзя	Работодатель должен уведомлять сотрудника о таких изменениях, причем даже в случае формальных изменений, то есть без затрагивания трудовых функций. Сделать это нужно за 2 месяца до предстоящих корректировок, если работодатель переименовывает должность по своей инициативе в связи с организационными или технологическими изменениямист. 74 ТК РФ. Или с согласия работника с любого момента, о котором он договорится с работодателемст. 72 ТК РФ
...включить в штатку только одну должность, а обязанности прописать по нескольким профессиям?	Нельзя	Нагружать работника дополнительной работой, тем более по другой должности, можно толькостатьи 60.2, 151 ТК РФ: •с его письменного согласия; •за дополнительную плату
Штатные единицы
...суммировать неполные ставки?	Можно	Если в организации три человека работают на одинаковой должности, к примеру каждый по 0,5 ставки, то в графе «Количество штатных единиц» можно указать «1,5»
...округлять количество штатных единиц при подсчете суммы ставок?	Нельзя	Если по одной должности имеется несколько неполных штатных единиц, то результат их суммирования записывайте так, как получилось, то есть без округления. Ведь из оплаты по каждой штатной единице складывается фонд зарплаты компании
...не менять штатку при приеме на работу сотрудника на неполный рабочий день на должность, по которой предусмотрена одна штатная единица?	Можно	Конкретные условия работы пропишите в трудовом договоре. И имейте в виду, что оформить на эту должность другого сотрудника на полный рабочий день вы уже не сможете, так как ставка будет считаться частично занятой. Поэтому при необходимости придется вносить изменения в штатку (создавать нужное количество новых штатных единиц)
Тарифная ставка (оклад)
...для неполной ставки ставить неполный оклад?	Нельзя	Уменьшать оклад пропорционально ставке следует в графе «Всего». А в графе «Тарифная ставка» следует указывать сумму как для целой штатной единицы
...не указывать конкретную сумму оклада, а писать «по трудовому договору»?	Нельзя	В штатном расписании в обязательном порядке должен быть указан конкретный размер оклада по каждой должности
...устанавливать разный оклад для одноименных должностей?	Нельзя	Оклад по должностям с равной сложностью труда должен быть одинаковымст. 22 ТК РФ; Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20706-ОБ/18-1299. Вольность в этом вопросе может обернуться: •«трудовыми» штрафамист. 5.27 КоАП РФ; •спором с работником, получающим меньше по сравнению с сотрудником на такой же должности. При обращении в суд он может потребовать доплатить разницу в зарплате, выплатить компенсацию за ее задержку, а также возместить моральный вред за дискриминацию со стороны работодателя. Выиграть спор удастся, только если докажете, что у сотрудников на одноименных должностях разные должностные обязанностиАпелляционные определения ВС Удмуртской Республики от 22.07.2019 № 33-3229/2019; Санкт-Петербургского горсуда от 17.01.2017 № 33-1510/2017. Если хотите платить кому-то больше, а кому-то меньше, «превратите» их одинаковые должности в разные (к примеру, путем введения в штатное расписание категорий должностей по типу «младший», «старший», «ведущий» с разным функционалом) или установите какие-либо надбавки, доплаты или стимулирующие выплаты. Подробнее об этом читайте: , 2019, № 13; 2017, № 6
...указывать вилку размеров окладов по одной должности?	Нельзя	По тем же причинам, по которым нельзя устанавливать разный оклад для одноименных должностей
...не указывать сумму тарифной ставки по сдельщикам?	Можно	И даже нужно, ведь при сдельной оплате труда определить точный размер оклада сложно, так как итоги выполненной работы заранее неизвестны. Поэтому в этом случае поставьте в графе «Оклад» прочерк, а в графе «Примечание» укажите либо «Сдельная оплата труда», либо «Сдельно-премиальная оплата труда», либо иное и дайте ссылку на внутренний документ, регулирующий размер оплаты труда
...прописать в графе «Оклад» ставку за час работы для сотрудников с почасовой оплатой?	Нельзя	В графе «Оклад» указывается фиксированная месячная зарплата работника по тарифной ставке (окладу)Указания. У «почасовых» работников ее как таковой нет (оплата их труда зависит от количества отработанного времени). Поэтому для таких должностей рекомендуем в графе «Оклад» ставить прочерк, а в графе «Примечание» писать «Почасовая оплата труда» и указывать почасовую ставку со ссылкой на внутренний документ, регулирующий размер оплаты труда
Надбавки
...прописать сумму надбавки в процентах от оклада?	Можно	Надбавки можно указывать в виде фиксированной суммы в рублях, в процентах от оклада или в виде коэффициента
...не указывать премии и бонусы?	Можно	Но в графе «Примечание» лучше дать ссылку на внутренний документ, в котором прописан порядок выплаты дополнительных вознаграждений
...платить надбавку, к примеру, за знание иностранных языков только в месяцах, когда этот навык используется в работе?	Нельзя	Надбавки, установленные в штатном расписании, платятся вне зависимости от итогов работы за месяц, так как являются частью зарплаты сотрудниковстатьи 129, 135 ТК РФ; Письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725
...не указывать северные надбавки?	Можно	Северные надбавки зависят от стажа и возраста сотрудника, а не от его должности, устанавливаются они индивидуально, поэтому в штатном расписании их может не быть. Собственно, как и любых других персональных надбавок

А теперь перейдем от теории к практике и заполним штатное расписание с учетом дозволенного.

Штатное расписание: полезный образец

Коммерческие компании могут использовать готовую форму № Т-3 штатного расписания (при необходимости ее можно доработать под себя) или же разработать свою собственную.

Так как многие компании продолжают использовать именно унифицированную форму, приведем образец ее заполнения.

Унифицированная форма № Т-3
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика»)		Код
	Форма по ОКУД	0301017
	по ОКПО	01234567
наименование организации

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Номер документа Дата составления   5Удобнее использовать сквозную нумерацию для своего штатного расписания 31.08.2020   на период ________Сроки действия штатного расписания на законодательном уровне не установлены, поэтому эту строку можно оставить пустой, чтобы потом не пересматривать и не утверждать заново документ с «01» сентября 2020 г.

УТВЕРЖДЕНО Приказом организации от «31» августа 2020 г. № 26 Штат в количестве 52 единиц

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.Должностные оклады в штатном расписании могут быть указаны в размере меньше минимальной зарплаты в субъекте РФ, где трудится работник, но только при условии, что за счет иных выплат (премий за труд, надбавок и других доплат, предусмотренных системой оплаты труда) общая месячная зарплата ниже МРОТ не опускаетсяПостановления КС от 16.12.2019 № 40-П, от 11.04.2019 № 17-П; Письмо Минтруда от 04.09.2018 № 14-1/ООГ-7353. При этом имейте в виду, что недотягивать до уровня МРОТ зарплата может у совместителей, работников с неполным рабочим временем, а также у отсутствовавших на работе из-за отпуска, болезни и т. п.Письмо Минтруда от 05.06.2018 № 14-0/10/В-4085	Надбавки				Всего, руб. ((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4)Должностные оклады в штатном расписании могут быть указаны в размере меньше минимальной зарплаты в субъекте РФ, где трудится работник, но только при условии, что за счет иных выплат (премий за труд, надбавок и других доплат, предусмотренных системой оплаты труда) общая месячная зарплата ниже МРОТ не опускаетсяПостановления КС от 16.12.2019 № 40-П, от 11.04.2019 № 17-П; Письмо Минтруда от 04.09.2018 № 14-1/ООГ-7353. При этом имейте в виду, что недотягивать до уровня МРОТ зарплата может у совместителей, работников с неполным рабочим временем, а также у отсутствовавших на работе из-за отпуска, болезни и т. п.Письмо Минтруда от 05.06.2018 № 14-0/10/В-4085	Примечание
наименование	КодКоды подразделениям присваиваете на свое усмотрение				За выслугу лет, руб.	За знание иностранных языков, % от оклада (гр. 5)		Регио­наль­ная, коэффициент
1	2	3	4	5	6	7		8	9	10
Администрация	01	Генеральный директор	1	100 000	12 000				112 000	Положение об оплате труда
		Секретарь	1	45 000					45 000
Бухгалтерия	02	Главный бухгалтер	1	85 000	10 000				95 000	Положение об оплате труда
		Бухгалтер-кассир	1	65 000					65 000
		БухгалтерОдноименные должности можно оформлять на несколько строк, как в образце, а можно объединять в одну строчку, как это сделано, например, для должности «менеджер», суммировав полные и неполные ставки. Выбор за вами. Главное — в графе 5 указать по ним одинаковый оклад. Для неполной штатной единицы указывайте в графе 5 полный оклад	1Одноименные должности можно оформлять на несколько строк, как в образце, а можно объединять в одну строчку, как это сделано, например, для должности «менеджер», суммировав полные и неполные ставки. Выбор за вами. Главное — в графе 5 указать по ним одинаковый оклад. Для неполной штатной единицы указывайте в графе 5 полный оклад	52 000Одноименные должности можно оформлять на несколько строк, как в образце, а можно объединять в одну строчку, как это сделано, например, для должности «менеджер», суммировав полные и неполные ставки. Выбор за вами. Главное — в графе 5 указать по ним одинаковый оклад. Для неполной штатной единицы указывайте в графе 5 полный оклад					52 000
		БухгалтерОдноименные должности можно оформлять на несколько строк, как в образце, а можно объединять в одну строчку, как это сделано, например, для должности «менеджер», суммировав полные и неполные ставки. Выбор за вами. Главное — в графе 5 указать по ним одинаковый оклад. Для неполной штатной единицы указывайте в графе 5 полный оклад	0,5Одноименные должности можно оформлять на несколько строк, как в образце, а можно объединять в одну строчку, как это сделано, например, для должности «менеджер», суммировав полные и неполные ставки. Выбор за вами. Главное — в графе 5 указать по ним одинаковый оклад. Для неполной штатной единицы указывайте в графе 5 полный оклад	52 000Одноименные должности можно оформлять на несколько строк, как в образце, а можно объединять в одну строчку, как это сделано, например, для должности «менеджер», суммировав полные и неполные ставки. Выбор за вами. Главное — в графе 5 указать по ним одинаковый оклад. Для неполной штатной единицы указывайте в графе 5 полный оклад					26 000
Отдел продаж	03	Начальник отдела	1	75 000	10 000				85 000	Положение об оплате труда
		Старший менеджер	2	60 000		5%	3 000		126 000	Положение об оплате труда
		Менеджер	6,75	50 000		5%	2 500		354 375	Положение об оплате труда
		Помощник менеджера	0,75	36 000					27 000	Временная должность
Клиентский сервисПример того, как можно оформить наличие нескольких отделов в одном подразделении	04Пример того, как можно оформить наличие нескольких отделов в одном подразделении	Начальник отдела	1	60 000	10 000				70 000	Положение об оплате труда
Отдел логистикиПример того, как можно оформить наличие нескольких отделов в одном подразделении	04.1Пример того, как можно оформить наличие нескольких отделов в одном подразделении	Специалист	2	46 000		5%	2 300		96 600	Положение об оплате труда
Транспортный отделПример того, как можно оформить наличие нескольких отделов в одном подразделении	04.2Пример того, как можно оформить наличие нескольких отделов в одном подразделении	Механик	1	—					—	Почасовая оплата, ставка — 300 руб/час. Положение об оплате труда
		Водитель	3	35 000					105 000
...
Хозяйственный отдел	09	Уборщик служебных помещений	1	—					—	Сдельная система оплаты труда Положение о сдельной работе
Филиал в г. Красноярске	10	Директор филиала	1	65 000	5 000			1,3Речь идет о районном коэффициенте, установленном в г. КрасноярскеПостановление администрации Красноярского края от 21.08.92 № 311-П	89 500	Положение об оплате труда
		Специалист	2	30 000		5%	1 500	1,3Речь идет о районном коэффициенте, установленном в г. КрасноярскеПостановление администрации Красноярского края от 21.08.92 № 311-П	81 000	Положение об оплате труда
Итого			52						2 453 225

Руководитель кадровой службы	Начальник отдела должность	личная подпись В документе обязательно должны быть проставлены подписи сотрудников, ответственных за его составление	К.П. Самусенко расшифровка подписи
Главный бухгалтер		личная подпись В документе обязательно должны быть проставлены подписи сотрудников, ответственных за его составление	Е.А. Тинькова расшифровка подписи

Штатное расписание должно быть утверждено соответствующим приказом, реквизиты которого вносятся в поле «Утверждено» формы № Т-3. Вот как такой приказ может выглядеть.

Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика»
119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5, корп. 6
ОГРН 1177746580021, ИНН 7704423140, КПП 770401001

ПРИКАЗ
об утверждении штатного расписания

№ 26

31.08.2020

Утвердить штатное расписание ООО «Мозаика» от 31.08.2020 № 5 со штатной численностью 52 единицы.

Приказ от 27.12.2019 № 45 «Об утверждении штатного расписания» считать утратившим силу.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров К.П. Самусенко.

Генеральный директор

А.П. Вороновский

Хранить штатные расписания и приказы, утверждающие их, можно в том отделе, где удобно. К примеру, в отделе кадров. Никаких специальных требований законодательство к этому вопросу не предъявляет, чего не скажешь о сроке хранения документов. Он установлен как постоянный. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, документы должны храниться до ликвидации компаниип. «а» ст. 40 разд. 1.3 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

* * *

Знакомить работников под роспись со штатным расписанием не нужно, так как это не локальный акт, непосредственно связанный с их трудовой деятельностью. Исключение — вы прописали такую обязанность в коллективном договоре, соглашении или ЛНАПисьмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.