Пересчет НДФЛ с 30% на 13%: что делать с переплатой на счете 68

Условие. У работника облагаемый НДФЛ доход составляет 30 000 руб. в месяц. Детей у него нет. На начало 2019 г. он был нерезидентом. С января по октябрь включительно из его доходов ежемесячно удерживали НДФЛ по ставке 30% в размере 9000 руб. (30 000 руб. х 30%). Общая сумма удержанного налога с начала года — 90 000 руб. (9000 руб. х 10 мес.).

В ноябре работник стал резидентом РФ. Для наглядности предположим, что в организации трудится один работник.

Решение. Действия бухгалтера будут такие.

Шаг 1. Пересчет налога в регистре по НДФЛ по этому работнику. В ноябре сделан перерасчет НДФЛ с января по октябрь по ставке 13% — 39 000 руб. (30 000 руб. х 10 мес. х 13%).

Поскольку ранее налог удерживался по ставке 30%, сумма излишне удержанного НДФЛ составила 51 000 руб. (90 000 руб. – 39 000 руб.).

Сумма НДФЛ за ноябрь составила 3900 руб. (30 000 руб. х 13%).

Шаг 2. Зачет налога в регистре по НДФЛ по этому работнику. Исчисленный в ноябре и декабре налог удерживать из доходов работника не нужно. На эти суммы надо уменьшать имеющуюся переплату. А работнику следует выплачивать всю зарплату — 30 000 руб.

После зачета налога за эти 2 месяца по итогам 2019 г. все равно остается излишне удержанный НДФЛ в размере 43 200 руб. (51 000 руб. – (3900 руб. х 2 мес.)), за возвратом которого работника надо отправить в ИФНС.

Шаг 3. Разбираемся с данными в бухучете. Когда работник был нерезидентом, вы ежемесячно делали такие проводки:

•при удержании НДФЛ из доходов работника: Дт 70 – Кт 68/НДФЛ — 9000 руб;

•при перечислении этой суммы в бюджет: Дт 68/НДФЛ – Кт 51;

•при выдаче зарплаты работнику: Дт 70 – Кт 51 (50) — 21 000 руб. (за вычетом налога).

И сальдо по счетам 70 и 68/НДФЛ не образовывалось. А вот что касается записей в бухучете при пересчете НДФЛ в связи со сменой статуса, то на практике применяются два варианта.

Вариант 1. Не корректировать данные в бухучете. Объясняется это тем, что в бухучете не ведется аналитика: сколько НДФЛ начислено и сколько удержано. Она есть только в налоговом регистре по НДФЛ по каждому работнику.

При начислении НДФЛ с доходов работника (например, 30 ноября с зарплаты за этот месяц) в бухучете проводка не делается. Проводка Дт 70 – Кт 68/НДФЛ делается только при удержании налога из доходов работника при их выплате (например, 10 декабря при выплате ноябрьской зарплаты).

В нашем примере получается, что из доходов работника за 10 месяцев НДФЛ удержан в размере 90 000 руб. вместо 39 000 руб. Очевидно, что НДФЛ, исчисленный по ставке 13% с доходов ноября и декабря (3900 руб.), не перекроет удержанный налог. Поэтому до тех пор, пока не будет погашен долг бюджета перед работником, не нужно делать проводку Дт 70 – Кт 68/НДФЛ. Ведь из доходов работника налог вы не удерживаете. А выплачиваете ему полную сумму дохода в размере 30 000 руб. То есть в учете будут только проводки по начислению дохода (Дт 20 (44) – Кт 70) и его выплате работнику (Дт 70 – Кт 51 (50)).

Зачет же сумм НДФЛ по ставке 30% в счет уплаты налога по ставке 13% вы отражаете только в налоговом регистре по НДФЛ по работнику, ставшему резидентом. И в нем определяете сумму излишне удержанного налога, которую по итогам года должна вернуть работнику ИФНС.

В результате в бухучете получится, что, какую сумму НДФЛ вы удержали у работника, такую же перечислили в бюджет. То есть сальдо и по счету 70, и по счету 68 нулевое. Ни вы бюджету ничего не должны, ни бюджет вам. Такая же картинка остается и на 31 декабря.

Вариант 2. Корректировать данные в бухучете. Некоторые бухгалтерские программы предусматривают увязку данных бухучета с налоговым учетом. И проводка Дт 70 – Кт 68 ежемесячно делается на сумму начисленного налога (а не удержанного). Поэтому после перерасчета НДФЛ по ставке 13% вместо 30% определяют сумму налога к начислению за 9 месяцев (39 000 руб.), и снимают сумму излишне начисленного налога, то есть делают красным проводку Дт 70 – Кт 68 на сумму 51 000 руб. (отразится с минусом).

Далее, в ноябре и декабре делаются проводки по начислению НДФЛ по ставке 13%: Дт 70 – Кт 68 — 3900 руб. Но поскольку в ноябре и декабре исчисленный налог перекрывался переплатой, то в бюджет НДФЛ не перечисляют. А дебетовое сальдо счета 68 в ноябре и в декабре уменьшается на 3900 руб. И соответственно, составит на 30.11.2019 — 47 100 руб. (51 000 руб. – 3900 руб.), на 31.12.2019 — 43 200 руб. (47 100 руб. – 3900 руб.). Такие же суммы подвисают и на счете 70, только уже в виде кредитового сальдо. И получается, что вы должны деньги работнику, а бюджет должен деньги вам. Но на числящуюся на счете 68 переплату положения ст. 78 НК не распространяются. Эту сумму инспекция вам не вернет и не зачтет в счет уплаты НДФЛ за других работников. Вы должны отправить работника получать ее в ИФНС. В связи с этим числящуюся в бухучете переплату придется опять корректировать, чтобы обнулить. То есть придется делать вручную проводку Дт 70 – Кт 68 на сумму 43 200 руб. Эту проводку можно сделать на 31 декабря 2019 г.

Шаг 4. Составление справки 2-НДФЛ по этому работнику. Не позднее 02.03.2020 на этого работника надо подать справку 2-НДФЛ с признаком «1» и со статусом налогоплательщика «1», поскольку на конец года он является резидентом и все его доходы за год облагаются по ставке 13%п. 3.5 Порядка заполнения формы 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@; Письмо Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46690.

В расчете 6-НДФЛ за 2019 г. нужно заполнить один раздел с блоками строк 010—050 со ставкой 13%. И указать по строке 040 сумму исчисленного налога 46 800 руб., а по строке 070 — сумму удержанного налога 90 000 руб. (то есть по ставке 30%). И неважно, что в прошлых отчетных периодах в разделе 1 было два блока строк 010—050 — отдельно по ставке 13% и отдельно по ставке 30%.

Кстати, в разделе 2 по работнику, ставшему резидентом, в ноябре блок строк 100—140 надо заполнить по-особенному, поскольку на дату выплаты работнику зарплаты налог из нее не удерживалиПисьмо ФНС от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373@.

Так же надо заполнить этот блок и по декабрьской зарплате, только в строке 100 надо указать 31.12.2019.