Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 июня 2022 г.
Содержание журнала № 12 за 2022 г.
Работник-удаленщик уехал за границу: как платить НДФЛ
Про оформление документов, организацию работы и оплату труда дистанционных работников вы узнаете:
сайт издательства «Главная книга» → Журнал → Спецвыпуски → Основные нюансы удаленной работы
Менять трудовой договор на ГПД необязательно
У нас почти все сотрудники работают удаленно по трудовому договору. Наш айтишник сообщил, что в мае он уехал за границу и пока будет жить и работать там в обычном режиме. Когда вернется — неизвестно. Руководство это устраивает. Как теперь быть с его оформлением: вносить ли какие-то изменения в трудовой договор о месте работы (сейчас его место жительства указано в Москве)? Слышала, что надо вообще заключать ГПД вместо трудового. Это так?
— Обычно при дистанционной работе в трудовом договоре место работы фиксируют такч. 2 ст. 57, ст. 312.1 ТК РФ; Письмо ГИТ в г. Москве от 14.05.2021 № 77/7-13019-21-ОБ/10-17963-ОБ/18-1356:
•или это населенный пункт, где работник исполняет свои обязанности. Причем конкретный адрес места жительства указывать не нужно;
•или место работы определяет сам работник.
Однако Госинспекция труда в г. Москве указывает, что трудовым законодательством не урегулирован вопрос о работающем за пределами РФ дистанционном работникеПисьмо ГИТ в г. Москве от 14.05.2021 № 77/7-13019-21-ОБ/10-17963-ОБ/18-1356. А по мнению Минтруда, с работниками, находящимися за границей, надо заключать гражданско-правовые договоры. Трудовой же договор заключать нельзя. Свою позицию Минтруд обосновывает такПисьма Минтруда от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848, от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811:
•при заключении трудового договора с дистанционным работником работодатель по нормам ТК обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда такого работника. А за пределами РФ он этого сделать не может;
•нормы нашего трудового законодательства действуют только на территории РФ. ТК не предусматривает возможности заключения трудового договора о дистанционной работе с сотрудником, постоянно проживающим на территории другого государства;
•порядок вступления в трудовые отношения и ведение постоянной трудовой деятельности за пределами РФ регулируются законодательством того государства, в котором работник намеревается вести такую деятельность.
В то же время Минфин и ФНС допускают, что в трудовом договоре место работы сотрудника — гражданина РФ может быть определено как место его нахождения в иностранном государстве. Об этом они говорят, когда разъясняют порядок исчисления и уплаты НДФЛ с доходов такого сотрудникаПисьма Минфина от 14.04.2021 № 03-04-06/27827; ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@.
Перезаключать вместо трудового договора ГПД, на наш взгляд, не следует, если работник на самом деле выполняет трудовую функцию. То есть работает на определенной должности, по определенной профессии или специальности, должен исполнять свои обязанности только в рабочее время, установленное правилами внутреннего трудового распорядка, обязан выполнять указания работодателя и т. п. Ведь подмена трудовых отношений гражданско-правовыми приведет к претензиям:
•со стороны работника. Если он обратится в суд и договор признают трудовым, вас могут обязать выплатить работнику все, что полагалось ему по трудовому договоруп. 24 Постановления Пленума ВС от 29.05.2018 № 15; п. 15 Обзора судебной практики ВС № 3 (2018), утв. Президиумом ВС от 14.11.2018. Так, один из судов указал, что человек, проживая в США, не лишен права на трудоустройство на дистанционную работу к работодателю, расположенному в РФ. В России для подтверждения стажа и оформления на работу ему потребуется трудовая книжка установленного образца, являющаяся основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работникаАпелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 02.06.2020 № 33-8432/2020;
•со стороны налоговиков и органов ФСС. Если они обнаружат это при выездной проверке, то переквалифицируют гражданско-правовой договор в трудовой и доначислят взносы на ВНиМ и на травматизм (которые не платят при ГПД).
В сложившейся ситуации вы можете внести изменения в трудовой договор и указать в качестве места работы сотрудника город иностранного государства, где он находится. Но для этого у вас должно быть подтверждение от работника, например копии страниц загранпаспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы (датами выезда из России и въезда в другую страну), квитанции о проживании в гостинице или в арендованном жилье либо какие-то другие документы, на основании которых можно установить фактическое нахождение работникаПисьмо Минфина от 18.07.2019 № 03-04-06/53227. Одного лишь устного заявления или звонка по телефону недостаточно.
Если же вы внесете изменения в трудовой договор и укажете, что место работы сотрудник определяет сам, тогда в нем не будет указания на место работы за границей. А по мнению Минфина и ФНС, именно это важно при отнесении доходов такого сотрудника к источникам в РФ или за пределами РФ и при их налогообложении.
Как рассчитывать НДФЛ с зарплаты покинувшего РФ работника
Если в начале мая составим с айтишником допсоглашение к трудовому договору и укажем в нем место работы — город в иностранном государстве, как быть с расчетом НДФЛ? С его доходов за январь — апрель 2022 г. удерживали НДФЛ по ставке 13%. Раз он уехал в начале мая, то до октября включительно он будет резидентом РФ. А может, он и вернется к тому времени. Получается, пока он резидент, с его зарплаты надо по-прежнему удерживать НДФЛ по ставке 13% (его годовой доход меньше 5 млн руб.)?
— Не совсем так. У работников — резидентов РФ российским НДФЛ облагаются доходы, полученные как от источников в РФ, так и от источников за пределами РФст. 209 НК РФ. Есть разъяснения Минфина и ФНС о том, что вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ в целях НДФЛ относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ. И неважно, что эти доходы выплачивает российская организацияподп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ.
Более того, контролирующие органы говорят, что по таким доходам организация-работодатель не признается налоговым агентом. А по окончании года работник-резидент (находится в России не меньше 183 календарных дней в году) должен подать 3-НДФЛ, отразить в ней все доходы, полученные за время работы за границей, и сам заплатить НДФЛ с этих доходов по резидентской ставкеПисьма ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@; Минфина от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 26.08.2019 № 03-04-05/65362.
Сотрудники, работающие удаленно, зачастую решают совместить полезное с приятным — не прерывая работы, переезжают жить на дачу или вовсе на заграничный курорт
С января по апрель включительно вы правильно делали, что удерживали НДФЛ с доходов работника-айтишника, потому что вы были НДФЛ-агентом. А вот с мая, когда вы узнали, что работник уехал за границу и выполняет работы там (заключили допсоглашение к трудовому договору о месте работы за границей), если следовать разъяснениям, вы не признаетесь налоговым агентом. И из майской зарплаты уже не должны удерживать НДФЛ даже несмотря на то, что работник еще является резидентом РФ. А это означает, что доходы от источников за пределами РФ (с мая 2022 г.) вы не должны отражать:
•в налоговом регистре по работнику-айтишнику;
•в справке о доходах по этому работнику (приложение 1 к расчету 6-НДФЛ);
•в расчете 6-НДФЛ.
Но если работник, например, в октябре вернется в Россию и будет работать здесь, то вы вновь будете признаваться налоговым агентом по доходам начиная с октября. А поскольку работник в этом случае останется резидентом РФ, ему придется по окончании 2022 г. задекларировать доходы, полученные от вас с мая по сентябрь, и самому заплатить с них НДФЛ. Что может быть не очень удобно для работника. И кстати, непонятно, как ФНС будет контролировать уехавшего работника, если он останется за рубежом, не сдаст декларацию 3-НДФЛ и не заплатит налог.
Поэтому, в принципе, по договоренности с работником вы можете продолжать удерживать из выплачиваемых ему доходов НДФЛ по ставке 13% до тех пор, пока он остается резидентом РФ. Однако в этом случае возможны проблемы с налоговиками. Допустим, работник вернулся в октябре и остался резидентом РФ (как действовать, если он будет нерезидентом, скажем ниже). О том, что вы удерживали НДФЛ с доходов работника от источников за пределами РФ и уплачивали его в бюджет вместо работника, инспекторы могут узнать только при выездной проверке. Здесь может быть два варианта развития событий, прямо противоположные друг другу:
•или налоговики решат, что все нормально: НДФЛ уплачен в бюджет, и это главное, а кто это сделал (налоговый агент или налогоплательщик), по большому счету все равно, если налог исчислен и удержан правильно. Разумеется, в этом случае все доходы, исчисленный и удержанный с них НДФЛ нужно отражать и в налоговом регистре, и в расчете 6-НДФЛ, и в справке о доходах работника;
•или налоговики решат, что с доходов от источников за пределами РФ работник должен был сам отчитаться и заплатить налог. А значит, сумма, которую удержал и перечислил в бюджет работодатель, — это вовсе не налог, а излишний платеж, который он может вернуть из бюджета. Кроме того, работодатель должен будет вернуть работнику НДФЛ, излишне удержанный из доходов, полученных за период его работы за границей. Ведь, как говорят Минфин и ФНС, в этот период и по этим доходам работодатель не признавался налоговым агентом и удерживать НДФЛ не долженп. 1 ст. 231 НК РФ; Письмо Минфина от 26.08.2019 № 03-04-05/65362. По сути, возвращенный работодателем НДФЛ работник должен сам заплатить в бюджет. Но налоговики оштрафуют работника за несдачу декларации 3-НДФЛ и неуплату налога по ней, плюс еще придется платить пенип. 1, подп. 1, 1.1, 5 п. 3 ст. 45, ст. 75, п. 1 ст. 119, п. 9 ст. 226, подп. 3 п. 1, пп. 3, 4 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ.
Как видите, когда работник остается резидентом РФ, для вас никаких негативных последствий нет, а для работника они возможны. Поэтому как действовать, решайте вместе с работником. Если не хотите проблем, пусть работник сам отчитывается и платит НДФЛ с доходов, полученных за период работы за границей.
Как рассчитывать НДФЛ, если работник стал нерезидентом
Если уехавший в мае жить и работать за границу работник не вернется, тогда он станет нерезидентом РФ. И наша организация должна будет пересчитать НДФЛ по ставке 30% со всех его доходов с января?
— Да, должна, но если руководствоваться разъяснениями Минфина и ФНС, то не со всех доходов. У работников — нерезидентов РФ российским НДФЛ облагаются только доходы, полученные от источников в РФст. 209 НК РФ. А доходы, полученные от источников за пределами РФ, российским НДФЛ не облагаются. Эти доходы физлица-нерезиденты не обязаны декларировать в РФ, с них надо платить налог в стране проживанияПисьма Минфина от 04.03.2022 № 03-04-06/15886, от 29.12.2018 № 03-04-05/96589; ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@.
Внимание
Минфин планирует для трудовых доходов нерезидентов РФ установить такую же ставку налога, как и для резидентов РФ, то есть 13% вместо 30%. Это предусмотрено в Основных направлениях бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики на 2022 г. и на плановый период 2023 и 2024 гг.приложение 4 «Актуальные вопросы налогообложения на перспективу» к Основным направлениям бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики на 2022 год и на плановый период 2023 и 2024 годов, утв. Минфином; Письмо Минфина от 25.02.2022 № 03-04-05/13207
А вы, как налоговый агент, обязаны исчислять и удерживать НДФЛ с доходов, полученных от источников в РФ, как у работников-резидентов, так и у работников-нерезидентов. Просто у работников-нерезидентов доходы облагаются по ставке 30%, а не 13%пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ; Письма Минфина от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 12.05.2017 № 03-04-06/28634.
Также, как говорят ФНС и Минфин, отслеживание статуса работника (резидент или нерезидент) — это ваша обязанность. Ведь от этого зависит правильность исчисления и удержания НДФЛ. Обычно статус определяют на каждую дату выплаты дохода, а окончательный статус — на конец годаПисьма ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@; от 30.09.2019 № БС-4-11/19925; Минфина от 22.02.2017 № 03-04-05/10518. Для вас это имеет принципиальное значение именно в том году, когда работник уехал за границу, поскольку вам нужно доудержать НДФЛ за этот год.
Если по договоренности с работником после его переезда за границу вы продолжали удерживать из выплачиваемых ему в мае — октябре доходов НДФЛ по ставке 13% до тех пор, пока он был резидентом РФ (хотя не должны были этого делать), то после смены статуса на нерезидента РФ (в ноябре 2022 г.) нужно поступить так:
•пересчитать НДФЛ по ставке 30% вместо 13% за январь — апрель 2022 г. Ранее удержанный НДФЛ за эти месяцы по ставке 13% зачесть в счет уплаты НДФЛ по ставке 30%. Покажем на примере. При ежемесячной сумме дохода 100 000 руб. НДФЛ по ставке 30%, который надо удержать с доходов за январь — апрель, составит 120 000 руб. (100 000 руб. х 4 мес. х 30%). А удержан был налог в сумме 52 000 руб. (100 000 руб. х 4 мес. х 13%). Получается, что из ноябрьской и декабрьской зарплат надо доудержать НДФЛ в размере 68 000 руб. (120 000 руб. – 52 000 руб.). Учитывая установленное ТК 20%-е ограничение удержаний при выплате доходов работнику, за ноябрь и декабрь вы сможете удержать всего лишь 40 000 руб. (по 20 000 руб. в месяц (100 000 руб. х 20%))ст. 138 ТК РФ; Письмо ФНС от 29.06.2020 № БС-4-11/10498@. В результате останется неудержанный НДФЛ в сумме 28 000 руб. (68 000 руб. – 40 000 руб.). В общем случае этот налог надо передать на взыскание в ИФНС. Но по договоренности с работником из его доходов можно удержать и бо´льшую сумму, главное — получить от него письменное согласие. Тогда не нужно будет сообщать в ИФНС о неудержанном налоге, а работнику не придется его доплачивать на основании присланного инспекцией уведомленияп. 5 ст. 226, п. 6 ст. 228 НК РФ;
•вернуть работнику НДФЛ, который был излишне удержан за период его работы за границей, то есть за май — октябрь, пока он был резидентом РФ. Ведь в этом случае вы не признавались налоговым агентом и удерживать налог не должны были, поскольку эти доходы российским НДФЛ не облагаются. При ежемесячном доходе 100 000 руб. сумма излишне удержанного НДФЛ составит 78 000 руб. (100 000 руб. х 6 мес. (май — октябрь) х 13%).
Поскольку работодатель должен и вернуть работнику излишне удержанный налог по ставке 13%, и доудержать по ставке 30%, то с учетом всех перерасчетов и согласия работника на удержание суммы больше 20% можно вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ в сумме 10 000 руб. (78 000 руб. + 52 000 руб. – 120 000 руб.).
В этом случае уточненные расчеты 6-НДФЛ можно не подавать, а все перерасчеты отразить в годовом расчете, поскольку перерасчет будет сделан в ноябре 2022 г. При этом в справке о доходах работника и в расчете 6-НДФЛ в разделах 1 и 2 со ставкой 30% нужно отразить доходы работника за январь — апрель, исчисленный НДФЛ по ставке 30%, а также удержанный и перечисленный налог (показывается только в справке) в этой же сумме — 120 000 руб. А в разделе 2 расчета со ставкой 13% удалить доходы за май — октябрь и исчисленный с них налог из полей 110, 112 и 140. Возвращенный работнику налог (10 000 руб.) нужно отразить в поле 190 раздела 2 и в разделе 1 в полях 030 и 032 с датой возврата в поле 031.
Имейте в виду, что с января 2023 г. нужно будет выплачивать работающему за границей сотруднику все доходы без удержания НДФЛ, поскольку это будут выплаты нерезиденту от источников за пределами РФ и по ним вы не налоговый агент.
Если не хотите проблем, действуйте согласно разъяснениям Минфина и ФНС и по своей доброй воле не удерживайте НДФЛ с доходов, полученных за период работы сотрудника за границей.
Что делать, если поздно узнали о работе за границей сотрудника-нерезидента
У нас уже давно удаленно работает сотрудник. Он гражданин РФ с российской пропиской. В трудовом договоре про место работы ничего не сказано. Просто написан адрес регистрации и все. И тут случайно в телефонном разговоре он сообщает, что в июне 2020 г. уехал из России и живет в Таиланде. А мы все это время удерживали и платили НДФЛ по ставке 13%. Как теперь быть? Все пересчитать по ставке 30%? Или пусть сам все платит? Нужно ли заявить о невозможности удержать налог? Как узнает об этом ФНС?
— Начнем с последнего вопроса. Маловероятно, что ФНС сама может узнать о том, что работник стал нерезидентом и живет за границей, если он получает зарплату на российскую банковскую карту, поскольку:
•пограничная служба не передает налоговикам данные о том, кто, куда и на сколько выехал;
•банки обычно запрашивают сведения о резидентстве физлица при открытии ему счета. А потом уже не запрашивают данные о том, резидент человек или нет. Но если банк запросит, тогда работник должен сообщить о своем статусе нерезидента, а банк уже передаст эту информацию в ФНСп. 1 ст. 142.2, п. 1 ст. 142.3, пп. 1, 2 ст. 142.4 НК РФ.
Доходы удаленщика, работающего за границей, в целях НДФЛ считаются доходами от заграничных источников. Даже если выплачивает их российский работодатель
При проверке инспекторы будут смотреть те документы, которые вы им представите. Негативные последствия для вас могут быть только за тот год, в котором изменился статус работника с резидента на нерезидента и вы должны были пересчитать НДФЛ с доходов от источников в РФ по ставке 30% вместо 13%. То есть за 2020 г., когда работник уехал за границу. В 2022 г. налоговики могут провести выездную проверку за 2019—2021 гг.п. 4 ст. 89 НК РФ
Пока сотрудник работал в России, выплачиваемые вами доходы были доходами от источников в РФ. Вы по ним — налоговый агент и обязаны были исчислять и удерживать налог по ставке 13%, пока он был резидентом РФ.
А с месяца, когда сотрудник уехал за границу, стал жить и работать там, выплачиваемые вами доходы превратились в доходы от источников за пределами РФ. И при выплате этих доходов вы не признаетесь налоговым агентом и удерживать НДФЛ не должныПисьма Минфина от 04.03.2022 № 03-04-06/15886, от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 26.08.2019 № 03-04-05/65362; ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@. Поэтому можно действовать так.
Вариант 1. Оставить все как есть и ничего не пересчитывать, надеясь, что инспекторы об этом не узнают и не придут к вам с выездной проверкой. Поскольку работник — гражданин РФ, то, как мы уже сказали, выявление налоговиками факта его проживания за границей и статуса нерезидента РФ маловероятно. Да и тайские власти вряд ли узнают о получении гражданином России дохода, если вы перечисляете деньги на российскую карту в банке РФ. Разумеется, так поступать неправильно. И если налоговики все же узнают о нерезидентском статусе работника, то негативные последствия будут у вас, а не у него. Когда при проверке инспекторы обнаружат, что вы удержали и перечислили в бюджет НДФЛ по ставке 13% вместо 30%, ИФНС оштрафует вас за неполное и несвоевременное удержание и перечисление налога. Также придется платить пенист. 75, п. 1 ст. 123 НК РФ; п. 21 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57.
Упомянутые в статье Письма можно найти:
раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Вариант 2. Все исправлять. Получить от работника заявление о том, что с июня 2020 г. он находится в Таиланде, а также копии страниц загранпаспорта с датами о пересечении границы. Внести изменения в трудовой договор или составить допсоглашение к нему с указанием места работы за границей с такой-то даты. Пересчитать НДФЛ по доходам:
•за январь — май 2020 г. (полученным до его переезда за границу) по ставке 30%, поскольку по итогам этого года он стал нерезидентом. Этот НДФЛ вы должны доудержать из доходов (зарплаты), выплачиваемых ему в 2022 г.;
•полученным с месяца его переезда за границу, и вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ по ставке 13%. То есть за июнь — декабрь 2020 г., за январь — декабрь 2021 г., за январь — май 2022 г. Поскольку вы должны доудержать налог только за первую половину 2020 г., вернуть НДФЛ за вторую половину 2020 г., а также за 2021 г. и частично за 2022 г., то можете сделать зачет. То есть вернуть работнику сумму за минусом доудержанного налога по ставке 30%.
Из-за перерасчета вам придется представить в ИФНС уточненную НДФЛ-отчетностьпп. 2.2, 5.3, 6.4 Порядка заполнения расчета, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@:
•уточненные расчеты 6-НДФЛ за I квартал 2022, 2021 и 2020 гг. В 6-НДФЛ за 2020 г. в разделе 2 по ставке 30% должны остаться доходы, полученные за период работы на территории РФ, а также исчисленный и удержанный с них НДФЛ по ставке 30%. Из расчетов за 2020, 2021 и 2022 гг. в разделе 2 по ставке 13% надо убрать зарплату работника и исчисленный с нее НДФЛ по ставке 13%, показать в поле 180 излишне удержанный налог, а удержанную сумму НДФЛ корректировать не нужно;
•аннулирующую справку о доходах работника за 2021 г., поскольку он нерезидент РФ и все доходы были получены от источников за пределами РФ. А они российским НДФЛ не облагаются (приложение 1 к расчету 6-НДФЛ);
•уточненную справку 2-НДФЛ за 2020 г., в которой отразить только доходы, полученные за период работы на территории РФ, а также исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ по ставке 30%.
Все уточненки лучше подавать в ИФНС после того, как сделаете перерасчеты и вернете излишне удержанный НДФЛ работнику. Тогда в расчете 6-НДФЛ в разделе 2 по ставке 13% за тот период, в котором вернете налог работнику (например, за полугодие 2022 г.), покажите сумму возвращенного НДФЛ в поле 190 раздела 2, а также в полях 030 и 032 раздела 1 с указанием даты возврата в поле 031.
Заметим, что представление уточненок за 2020 г., доудержание НДФЛ и уплата пени спасут вас от штрафа за несвоевременное удержание НДФЛпп. 1, 4, 6 ст. 81, п. 1 ст. 123 НК РФ.
Справка
За уехавшего жить и работать за границу сотрудника с выплат в рамках трудового договора надо в общем порядке начислять и уплачивать все взносы: на ОПС, ОМС, ВНиМ и на травматизмПисьмо Минфина от 14.04.2021 № 03-04-06/27827 (п. 2); статьи 5, 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ведь уплата взносов зависит от гражданства удаленного работника, а место фактического выполнения работы значения не имеет. А граждане РФ, с которыми заключены трудовые договоры, являются застрахованными лицами по всем видам обязательного страхования. Поэтому выплаты «заграничным» удаленным работникам и исчисленные с них взносы нужно отражать в общем порядке в расчете по взносам и в 4-ФСС. Но не забывайте о международных договорах, ведь они имеют приоритет над национальным законодательствомст. 2, п. 2 ст. 5 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; ст. 25 Закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ; п. 2 ст. 1.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
