Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 июля 2022 г.
Содержание журнала № 14 за 2022 г.
Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
Упомянутые в статье Письма Минфина и ФНС можно найти:
раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Действительны ли документы, напечатанные на черновиках
То есть на использованных листах, на одной стороне которых уже содержится какая-то информация. С весны такие черновые листы во многих фирмах и ИП идут на печать документов. Причем зачастую не только внутренних, но и предназначенных для контрагентов, в том числе и для подписания в двух экземплярах обеими сторонами сделки (накладные, акты и даже договоры). Для этого берут среди прочего и архивные документы, срок хранения которых истек. На печать документов на черновиках кое-где перешли даже местные властисм., например, сайт ngs.ru.
Прямого запрета нигде в нормативных актах не сформулировано. Однако это не означает, что рисков нет. Такой способ никак не урегулирован, поэтому проблемы возможны как у составителя документа, так и у его контрагентов.
Справка
Не могут быть причиной отказа в вычете НДС и в налоговых расходах те дефекты счета-фактуры и первичного документа, которые не мешают налоговикам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, ставку и сумму НДС, а для первички еще и «другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения»п. 2 ст. 169 НК РФ; Письмо ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@; ч. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 4—9, 12, 13 ФСБУ 27/2021.
Для договора главное, чтобы из него можно было понять действительную волю сторонст. 431 ГК РФ. То же и для счета на оплату, когда он заменяет договор и служит офертойп. 1 ст. 435, п. 2 ст. 432, п. 1 ст. 433, п. 3 ст. 434 ГК РФ.
Риск 1. Разгласить персональные данные физлиц или коммерческую тайну.
Они могут содержаться в тексте на черновой стороне листа, используемого для печати нового документа.
Персональные данные — любая информация о физлице, не только паспортные данные, дата рождения, адрес или номер телефона, но и, например, сумма зарплаты или любой иной выплатыст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Штраф за их несанкционированную передачу третьим лицам — до 150 тыс. руб. для организации, до 40 тыс. руб. для должностного лицаст. 13.11 КоАП РФ, причем черновики с личными данными уже были причиной такого штрафаПостановление Пермского крайсуда от 30.08.2018 № 44а-1189/2018. Кроме того, за такое нарушение работник может быть уволенподп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Увольнение возможно и за случайное разглашение коммерческой тайныч. 2 ст. 14 Закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ; ч. 1, 3 ст. 192, подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, кроме того, работодатель может взыскать с работника сумму прямого действительного ущербаст. 238 ТК РФ.
Так что если директор настаивает на использовании черновиков для печати документов, предупредите его, что потребуется:
•или тщательно просматривать все черновики, отбирая для печати только те, в которых нет не предназначенных для посторонних глаз данных, — а это лишний расход рабочего времени;
•или предварительно делать любой имеющийся на черновой стороне текст нечитаемым, например печатать поверх него что-либо сплошное, — а это лишний расход картриджей для принтера.
Затраты и на то, и на другое могут оказаться сопоставимыми с экономией на чистой бумаге.
Покупателям лучше не подписывать отгрузочную первичку поставщиков, на обороте которой есть чужие персональные данные, ведь таким образом можно оказаться причастным к их разглашению.
По этой же причине опасно покупать на стороне бумагу б/у для принтеров — там могут оказаться чьи-то персональные данные. Она сейчас пользуется спросом и вовсю продается. Или выбирайте такую, на которой текст уже сделан нечитаемым.
Риск 2. Дать лишнюю информацию налоговикам и иным контролирующим органам.
По судебной практике видно, что если изъятый для налоговой проверки документ изготовлен на черновике, то инспекторы изучают обе стороны листа. Это, например, позволило им выиграть не одно судебное дело о необоснованной налоговой выгодест. 54.1 НК РФ. Накладные, счета-фактуры и иные первичные документы фирмы, напечатанные на черновиках контрагента, становились одним из доказательств взаимозависимости, нереальности хозяйственных операций и создания формального документооборотаПостановления АС ЦО от 04.06.2021 № Ф10-1750/2021; АС УО от 21.11.2019 № Ф09-7198/19; 2 ААС от 17.03.2020 № 02АП-541/2020.
Используя черновики, можно раскрыть персональные данные, например чей-то адрес. И получить за это шестизначный штраф
Даты на черновиках тоже могут сыграть злую шутку. Так, в одном споре суду была представлена копия подписанного директором счета, на которой обнаружился текст с датой позже дня его смерти. Возник вопрос о фальсификации документа и реальности хозяйственной операции. Выяснилось, что копию для суда изготовили на черновике — почти чистом листе, на котором внизу была строка текста с этой датой, причем она оказалась на лицевой стороне, дополнив таким образом копию. Чтобы снять подозрения, пришлось представить суду подлинник счета, с которого так неудачно была сделана копияПостановление 4 ААС от 04.03.2022 № 04АП-4529/2018.
Очевидно, что когда на черновике — не копия, а сам подлинник, то объяснить подобное противоречие в датах будет намного сложнее. Впрочем, и это порой удается. В другом споре суду представили написанные на чистой стороне черновиков заявления. При этом на обратной, то есть черновой, стороне обнаружились более поздние, чем в самих заявлениях, даты. Убедить суд, что это не подложные документы, удалось только при помощи личных показаний всех, кто эти заявления написал. Они объяснили, что первоначальные заявления были утрачены, поэтому их пришлось написать заново, а даты при этом поставили старые — те, что были в утраченных заявленияхОпределение 8 КСОЮ от 18.05.2021 № 88-8299/2021.
Риск 3. Налоговики или контрагент расценят документ как недействительный.
Возможная причина — он содержит постороннюю информацию. Как следствие — отказ в налоговых расходах и/или вычете НДС либо в выполнении контрагентом какого-то из обязательств. И чтобы отстоять свои права, возможно, придется обращаться в суд. Суды в таких случаях указывали:
•документ действителен, поскольку в нем есть все требуемые законодательством реквизиты, а вот запрета использовать черновики в законодательстве нетПостановление 18 ААС от 23.08.2019 № 18АП-10543/2019;
•сам по себе факт изготовления документа на черновике не свидетельствует о том, что он сфальсифицированПостановление АС УО от 25.06.2019 № Ф09-1995/19.
Кроме того, по счетам-фактурам есть много официальных писем о том, что дополнительная информация на них не препятствует вычету НДСсм., например, Письма Минфина от 16.06.2014 № 03-07-09/28664; ФНС от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193. Дополнять разрешено и первичные документып. 12 ФСБУ 27/2021. Но все же дополнение — не то же самое, что вообще посторонняя информацияПисьмо Минфина от 28.07.2021 № 03-07-09/60435.
В попытке исключить возможные претензии и споры черновую сторону листа гасят. Обычно ее перечеркивают, делают надпись или ставят штамп «Недействительно» либо «Аннулировано», а также дату, подпись и ее расшифровку и закрепляют такой способ использования черновиков приказом директора. Когда инспекция затребует копии документов для проверки, черновую сторону просто не копируют. Если у инспекторов не возникнет вопросов, то подлинники они не потребуют и о том, что они сделаны на черновиках, вообще не узнаютпп. 1, 2 ст. 93 НК РФ.
Однако не исключено, что в спорной ситуации такая надпись о недействительности может быть истолкована как относящаяся в том числе и к тексту на другой стороне, то есть ко всему листу в целом. На такой случай можно уточнять в надписи или штампе, что недействителен текст только на данной странице листа.
Риск 4. Документ, пущенный на черновики, может понадобиться как доказательство в неожиданном споре.
Из-за того, что на его обороте позже был допечатан другой документ, может возникнуть вопрос о его действительности.
Так, в одном судебном споре между контрагентами заявитель заметил, что на обороте находящегося у ответчика экземпляра спорного договора от 2016 г. напечатан документ с датами 2017 г. Значит, утверждал заявитель, договор не мог быть составлен в 2016 г.
Ответчик настаивал, что все было наоборот: за давностью лет листы с договором 2016 г. были использованы для распечатки новых документов — именно так на их обороте и оказался документ, датированный 2017 г. И пояснил, что решил пустить свой экземпляр договора на черновики, потому что услуги по нему уже были оказаны и оплачены.
Суд указал: без экспертизы нельзя утверждать, что договор был составлен позже, и вообще, поскольку оказание услуг подтверждено многочисленными первичными документами, даже составление договора в 2017 г. не доказало бы мнимость сделки — стороны вполне могли таким образом оформить фактически сложившиеся ранее отношенияПостановление 17 ААС от 10.07.2020 № 17АП-5806/2020-ГК. Но неприятности, как видим, возможны.
В этом споре использованные для распечатки нового документа листы своего экземпляра старого договора не были при этом ни перечеркнуты, ни помечены как недействительные или аннулированные. Если же вы в аналогичном случае «погасили» их подобным образом, то смогут ли они потом при необходимости быть доказательством? Да, гашение одной стороной сделки своего экземпляра такого документа не делает его или его часть недействительными. Для этого понадобилось бы соглашение и подписи обеих сторон и изменение обоих экземпляровп. 1 ст. 450 ГК РФ; ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 18—21 ФСБУ 27/2021. Так что даже погашенный документ все равно может быть доказательством в суде по той сделке, по которой он был оформленч. 2 ст. 64 АПК РФ; ч. 1 ст. 74 УПК РФ; ч. 1 ст. 55 ГПК РФ.
Более того, некоторые документы в принципе не подлежат исправлению и аннулированию. Это прежде всего кассовые приходные и расходные ордера и платежные порученияп. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Никакие последующие отметки о недействительности не лишают их доказательной силы.
Можно ли делать на черновиках копии для представления в налоговую
Есть Письмо Минфина о том, что так делать нельзя, потому что этоПисьмо Минфина от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35:
•повлекло бы представление информации, которая не относится к предмету проверки;
•противоречит правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
При использовании черновиков рисков возникает немало. Но это не значит, что старые документы лучше уничтожать. Берите их для внутренних нужд
Однако Письмо давнее, а сейчас в экономике особая ситуация. В последнее время даже сами инспекции, по сообщениям наших читателей, порой грешат выдачей актов сверок на черновиках. Так что и к таким копиям могут отнестись снисходительно, но с уверенностью это предсказать нельзя.
Между тем с точки зрения экономии бумаги намного эффективнее другой способ — вместо бумажных копий запрошенных для проверки документов представить по ТКС или через ЛКН на сайте ФНС их скан-образы в виде файла, подписанного УКЭП директора или лица, которому он выдал доверенностьабз. 4 п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ; приложение к Приказу ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@; п. 12 Порядка, утв. Приказом ФНС от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.
А вот в суд документы на черновиках лучше не представлять — ни процессуальные (дополнения к жалобе, ходатайства и т. п.), ни копии документов по существу спора. Судьи могут отказаться их учесть при рассмотрении спораПостановления АС УО от 17.11.2020 № Ф09-1006/20; 12 ААС от 22.11.2016 № А57-26457/2015; 11 ААС от 14.04.2022 № 11АП-1690/2022; Кассационное определение 4 КСОЮ от 28.12.2021 № 88а-36422/2021. Один суд даже отменил решение нижестоящего суда, в частности, из-за того, что оно было изготовлено на черновике, и направил дело на новое рассмотрение. И пояснил, что наличие записей, не относящихся к делу, ставит под сомнение законность решенияКассационное определение 5 КСОЮ от 15.10.2020 № 88а-6190/2020. С такой же строгостью суды могут отнестись и к документам, поступающим от сторон.
* * *
Как видим, если без черновиков не обойтись, то лучше их использовать для печати прежде всего внутренних документов: оборотных ведомостей, бухгалтерских справок, ведомостей по зарплате, табелей учета рабочего времени, заявлений, приказов и распоряжений. Некоторые печатают на черновиках только свои экземпляры первички и иных подписываемых двумя сторонами сделки документов, а экземпляры для покупателей делают на чистых листах.
