Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 1 августа 2022 г.
Содержание журнала № 16 за 2022 г.Стандартные решения для нестандартных отпускных задач
Работодатель не обязан давать отпуск, если сотрудник работает менее 6 месяцев
Сотрудник принят к нам 11.02.2022. Он собирается в отпуск 11.08.2022. Обязана ли я его отпустить, если за то время, что он у нас числится, он был на больничном почти месяц и брал отпуск за свой счет на 3 недели?
— Ваши сомнения обоснованны, поскольку человек действительно не отработал на момент запланированного отпуска полгода. При этом обращаем внимание, что недоработка составляет всего 7 календарных дней, потому что для расчета отпускного стажастатьи 121, 122 ТК РФ:
•учитываются периоды, которые человек находился на больничном;
•не учитывается период отпуска за свой счет, превышающий 14 календарных дней за рабочий год.
Поэтому в вашей ситуации вы вправе предоставить своему работнику отпуск, только на неделю позже. Но придется вносить изменения в график отпусков.
Дополнительные отпуска могут заменяться деньгами
Я на новой работе обнаружила, что у директора в трудовом договоре предусмотрены 3 дня дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день. Но по документам я вижу, что за 12 лет работы эти 3 дня ни разу не давались и даже не указывались в графиках отпусков. Как теперь добавить эти 3 дня максимально законно?
— Для начала проверьте, не писал ли директор заявление на выплату ему компенсации за дополнительный отпуск. Ведь за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, можно выплатить деньгист. 126 ТК РФ.
Если таких заявлений или выплат по ним вы не обнаружите, то:
•обсудите с директором, когда он намерен использовать скопившиеся 36 дней отпуска (3 дн. х 12 лет). Напомним, что при указании в трудовом договоре ненормированного рабочего дня отпуск за него дается автоматом независимо от того, работал сотрудник сверх нормы в течение рабочего года или нетст. 116 ТК РФ. Специальный учет для этого не требуется.
Возможно, директор решит взять компенсацию за такой отпуск или будет писать заявления о предоставлении отпуска по выходным дням;
•внесите изменения в действующий график отпусков, если директор решит отгулять дни отпуска, а не компенсировать их деньгами. Например, если сотрудник распределил часть отпуска, то укажите в графах 5 и 6 количество дней отпуска и запланированную дату его начала. В графе «Примечание» проставьте количество оставшихся неиспользованных дней дополнительного отпуска.
Автоматически отпуск продлевается только на число дней, потерянных из-за болезни
Работник заболел в отпуске, ему дали больничный на 10 дней. Позвонил мне и сказал, что хочет продлить отпуск, но не на 10, а на 7 дней. Можно ли так делать и, если да, как правильно это оформить?
— Перенос отпуска возможен, если в результате у работника хотя бы одна часть отпуска в рабочем году будет не менее 14 дней. Есть несколько вариантов.
Вариант 1. Отзыв сотрудника из отпуска. По окончании больничного сотрудник не выходит на работу, его отпуск автоматически продлевается на 10 дней, как это предусмотрено ТК РФ для таких ситуаций. До истечения 7 дней отпуска работодатель издает приказ об отзыве из отпуска, знакомит с ним работника под роспись и берет у него письменное согласие на отзывст. 125 ТК РФ. Но в приказе должна быть указана производственная причина отзыва из отпуска.
Кстати, такой вариант не подойдет для сотрудников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Потому что отзыв таких работников из отпуска запрещенст. 125 ТК РФ.
Болеть всегда плохо, а в отпуске — особенно. Хорошо хоть, что отпуск можно продлить на дни болезни
Вариант 2. Перенос отпуска. Работник пишет заявление о переносе отпуска двумя частями:
•первая часть из 7 дней начинается с даты, следующей за последним днем больничного;
•вторая часть из 3 дней переносится на любое другое время, которое стороны согласуют. Здесь, кстати, работодатель вправе давать или не давать согласие на перенос отпуска на предложенные работником даты.
Не забудьте, что при любом варианте у работника будет 3 дня отпуска, за которые придется вернуть выплаченные отпускные. А когда работник снова пойдет в отпуск, надо будет посчитать отпускные заново с учетом нового расчетного периода.
Даже один отработанный в расчетном периоде день не позволяет брать для отпускных суммы, заработанные до отпуска по уходу
Сотрудница с окладом 30 000 руб. вышла на работу по окончании отпуска по уходу за ребенком до 3 лет и оформила со следующего дня очередной отпуск на 14 календарных дней. Как ей считать отпускные?
— Зависит от ситуации.
Ситуация 1. Отработанный день в том же месяце, что и дата начала отпуска. Допустим, ваша работница вышла на работу 3 августа, а в отпуск ушла 4 августа. Расчетный период для ее отпуска: 1 июля 2021 г. — 31 июля 2022 г. В таком периоде у нее нет отработанных дней и начисленной зарплаты. Поэтому для расчета отпускных нужно брать 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск по беременности и родамп. 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922; Письмо Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972. Средний дневной заработок и отпускные определите в общем порядке.
Ситуация 2. Отработанный день был в предшествующем отпуску месяце. Предположим, сотрудница вышла на работу 31 августа, в отпуск ушла 1 сентября. Тогда расчетный период для ее отпускных: 1 августа 2021 г. — 31 августа 2022 г. В нем есть один отработанный день, за который начислена зарплата. Рассчитайте:
•количество дней в не полностью отработанном августе — 0,95 дн. (29,3 дн. / 31 д. х 1 д.);
•заработанные вашей сотрудницей суммы за расчетный период — 1304,35 руб. (30 000 руб. / 23 раб. дн. августа);
•средний дневной заработок — 1373 руб. (1304,35 руб. / 0,95 дн.);
•отпускные — 19 222 руб. (1373 руб. х 14 календ. дн.).
28 календарных дней отпуска — это не 20 рабочих и 8 выходных дней
Сотрудник брал отпуск за период работы с августа 2021 г. по август 2022 г. по несколько рабочих дней (2 дн. + 3 дн. + 5 дн. = 10 дн.). На выходные отпуск не попадал. Сейчас он хочет взять оставшиеся 18 дней подряд. Но директор отказывает ему, обосновывая тем, что отпуск состоит из 20 рабочих и 8 выходных дней. Поэтому отпускает его сейчас лишь на 14 дней (10 рабочих и 4 выходных). А позже разрешит взять оставшиеся 4 дня по выходным. Правильно ли это?
— Неправильно. Объясните руководителю, что отпуск предоставляется в календарных днях, которые сотрудник вправе распределить при согласовании графика отпусков по своему усмотрению. Причем выходные могут вообще не попадать в отпуск. Например, если человек пишет заявление на отпуск на даты, захватывающие дни с понедельника по пятницу.
Правда, есть еще такое правило: одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней подрядст. 125 ТК РФ.
Поэтому, если у сотрудника в графике предусмотрен отпуск 18 календарных дней, руководитель обязан отпустить его. Ведь график обязателен к соблюдению обеими сторонамист. 123 ТК РФ. Единственным основанием сокращения отпуска в таком случае по инициативе работодателя может быть производственная необходимость. И то для изменения продолжительности отпуска требуется согласие работника.
Если сотрудник просит 18 дней не по графику, то работодатель вправе предоставить работнику лишь 14 дней, а остальные дни — в оставшееся время рабочего года.
Но ни в том, ни в другом случае руководство не вправе требовать, чтобы оставшиеся 4 дня человек брал исключительно по выходным дням. По жалобе работника может нагрянуть трудовая проверка, и за неправомерное непредоставление отпуска в течение того рабочего года, за который он положен, организацию могут оштрафовать на 30 000—50 000 руб., а ее руководителя — на 1000—5000 руб.ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Порядок оплаты дороги в отпуск лучше прописывать в документах компании
Сотрудник в период льготного северного отпуска едет на автомобиле по России до одного города, останавливается в нем на 10 дней, потом едет дальше еще на 10 дней. Обратно возвращается без остановок. Можно ли включать в расходы оплату ему дороги работодателем полностью?
— Все зависит от того, что прописано у вас в ЛНА, в коллективном договоре или закреплено в трудовом договоре с сотрудникомст. 325 ТК РФ. Если хотя бы в одном из указанных документов предусмотрена оплата не только к месту отпуска и обратно, но и оплата проезда в течение всего отпуска, то расходы на это можно полностью учесть при налогообложении прибыли.
Конечно, сотрудник должен подтвердить свой маршрут.
Если во внутренних документах компании не указано, как оплачивать проезд в льготный отпуск работникам Севера, то они не лишаются права на оплату такого проезда. Но она будет включаться в расходы только в пределах норм, предусмотренных законодательством для федеральных бюджетников. То есть в размере оплаты проездапп. 8, 9 Правил, утв. Постановлением Правительства от 12.06.2008 № 455; абз. 5 п. 6 Обзора, утв. Президиумом ВС 26.02.2014:
•только к одному из мест отдыха по выбору работника;
•обратно из этого же места к месту постоянного жительства.
Тогда оплатить и учесть в расходах указанные траты сотрудника можно будет при двух условиях. Во-первых, исходя из проезда по кратчайшему маршруту следования. Во-вторых, по чекам АЗС, но не выше стоимости проезда, рассчитанной по установленным для авто сотрудника нормам расхода топлива, и не выше реальных расходов.
Оплата проезда в отпуск в вашей ситуации не облагается НДФЛ и с нее не исчисляются взносып. 1. ст. 217, подп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Повышение зарплат всем работникам не единовременно все равно ведет к индексации отпускных
С 1 мая части сотрудников повысили зарплату, с 1 июля — другой части. Всем на разный процент. Нужно ли учитывать повышение зарплат при расчете отпускных?
— Нужно. Потому что зарплата была повышена всем сотрудникам компании.
Только имейте в виду, что будут разные:
•коэффициенты повышения. Напомним, чтобы рассчитать коэффициент, разделите оклад после повышения на оклад до повышения;
•периоды индексации выплат. Например, в августе идут в отпуск сотрудники, одному из которых повысили зарплату с мая, а другому — с июля. Расчетные периоды у обоих одинаковые: 1 июля 2021 г. — 31 июля 2022 г. Но у одного из них проиндексировать нужно будет выплаты за период с 1 июля 2021 г. по 30 апреля 2022 г., а у второго — с 1 июля 2021 г. по 30 июня 2022 г., у каждого на свой коэффициент повышения.
Работа неполное рабочее время прекращает отпуск по уходу за ребенком
Женщина работает неполный рабочий день в отпуске по уходу за ребенком. Она собирается в очередной ежегодный отпуск. Для расчета отпускных я должна брать доход и период до начала отпуска по беременности и родам?
— Нет. В вашей ситуации при расчете отпускных средний дневной заработок определите как обычно, исходя из расчетного периода 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпускапп. 4, 10, 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.
Напомним, во избежание споров с ФСС по поводу выплаты пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет при занятости женщины неполное рабочее время рабочий день безопаснее сократить не менее чем на 50%. Именно такую норму собираются утвердить законодательно, а судебная практика уже сейчас признает, что для сохранения пособия сокращение рабочей недели с 40 до 30 часов — это маловатозаконопроект № 41991-8; Определение ВС от 19.05.2022 № 310-ЭС22-7900.
Для целей компенсации за отпуск 15 дней — это половина месяца даже в месяце, в котором 31 день
Сотрудник принят на работу 01.06.2018. Он брал отпуск за свой счет 24 дня в мае 2022 г. А 25 августа собирается увольняться. В отпуске за последний рабочий год он не был. Как ему считать стаж за неиспользованный отпуск для компенсации при увольнении?
— Последний полный рабочий год вашего сотрудника — это период 01.06.2021—31.05.2022. Но из-за отпуска без сохранения зарплаты окончание указанного периода сдвинулось на 10 дней. Потому что в отпускном стаже учитывается только 14 дней отпуска за свой счет за рабочий годст. 121 ТК РФ.
Таким образом, рабочий год сотрудника закончился 10.06.2022. Новый рабочий год начался 11.06.2022. С этой даты до увольнения сотрудника в его отпускной стаж попадает еще:
•2 полных месяца (11.06.2022—10.08.2022);
•15 дней (11.08.2022—25.08.2022). Напомним, такое количество дней учитывается как полный месяцп. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169; ст. 192 ГК РФ.
Поэтому при увольнении вашему сотруднику положена компенсация за 35 неиспользованных дней отпуска (28 календ. дн. + 3 мес. х 28 календ. дн. / 12 мес.).