Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 августа 2022 г.

ОСН УСН АУСН ЕСХН ПСН

О.В. Филиппова,
старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Как выбрать кассовый аппарат? Как его зарегистрировать? Если вы не имели раньше дела с ККТ, наша шпаргалка поможет начать работу с кассой.

Как в 2022 году начать работать с кассой: полезная шпаргалка

Кто должен применять кассу

Применять кассу должны все организации и ИП при расчетах с физлицами, причем неважно, поступил платеж наличными или через банк. Также использовать кассу необходимо, если расчет идет с компанией или ИП наличными или банковской картойст. 1.1, п. 1 ст. 1.2, п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ).

Исключения сделаны только для некоторых льготных видов деятельности. В частности, не применять ККТ могутпп. 2—2.2, 13 ст. 2 Закона № 54-ФЗ:

•организации и ИП на любом налоговом режиме по определенным видам деятельности — продажа газет, торговля в киосках мороженым, ремонт обуви, торговля с лотков на розничных рынках и т. д.;

•ИП при сдаче в аренду жилых помещений и машино-мест;

•ИП на ПСН по определенным видам деятельности — ремонт одежды, обуви, мебели; услуги химчистки, кейтеринга; сдача в аренду недвижимости; услуги фотографа, репетитора, няни и т. д.;

•ИП на НПД;

•ТСН и ТСЖ, физкультурно-спортивные и образовательные организации, дома культуры и дворцы творчества при получении оплаты по квитанциям.

Полный список тех, кто может не применять ККТ, приведен в ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Если специфика ведения бизнеса поменялась и планируется прием платежей от физических лиц, время озаботиться выбором кассы и настроить ее работу.

Штраф за работу без ККТ большойстатьи 4.1.2, 14.5 КоАП РФ:

•для организаций — от 75% до 100% суммы расчетов, но не менее 30 000 руб.;

•для ИП — от 25% до 50% суммы расчетов, но не менее 10 000 руб.;

•для малых и микропредприятий — от 37,5% до 50%, но не менее 15 000 руб.

Какую кассу выбрать

В Законе о ККТ приведен ряд условий, которым должна отвечать кассовая техника. Принципиальным является возможность кассы работать в онлайн-режиме и ежедневно передавать сведения о расчетах в налоговуюст. 4 Закона № 54-ФЗ.

Перечень моделей ККТ, которые можно использовать, размещен:

сайт ФНС

В любую кассу должен быть встроен фискальный накопитель (ФН) — устройство, которое шифрует, записывает и хранит информацию о фискальных данных. ФНС ведет реестр фискальных накопителей. С помощью сервиса проверки заводского номера фискального накопителя можно проверить, включена ли модель фискального накопителя в реестр.

У фискального накопителя есть срок действия, обычно это 13, 15, 18 или 36 месяцев. Отсчитывается он с даты регистрации ККТ в инспекции, а по окончании срока накопитель нужно заменить, а кассу — перерегистрироватьп. 6 ст. 4.1, п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Выбор срока службы фискального накопителя зависит от вида деятельностип. 6 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ. Фискальный накопитель со сроком службы 36 месяцев применяется:

•компаниями и ИП на любом режиме налогообложения, если они оказывают услуги;

•спецрежимниками (УСН, ЕСХН, ПСН), если они не торгуют подакцизными товарами.

Остальные категории пользователей могут выбрать любой фискальный накопитель со сроком действия от 13 до 36 месяцев, однако некоторые категории смогут его использовать ограниченное количество днейПисьма ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586, от 09.06.2020 № АБ-4-20/9555@:

•компании и ИП на ОСН (в том числе ИП, совмещающие общий режим с патентом) смогут использовать ФН не дольше 410 дней;

•те, кто работает в отдаленных от сетей связи местностях и использует кассу в автономном режиме, смогут использовать ФН не дольше 560 дней;

•продавцы подакцизных товаров смогут применять ФН не дольше 410 дней.

Разные модели фискальных накопителей поддерживают разные форматы фискальных документов (ФФД). ФФД — это форма, по которой формируются фискальные данные (кассовые чеки, отчеты о закрытии и открытии кассовой смены, о состоянии кассовых расчетов). Сейчас применяют три версии ФФД — 1.05, 1.1 и 1.2приложение № 2 к Приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

Продавцы маркированных товаров могут работать только на моделях ККТ, которые поддерживают ФФД версии 1.2. ККТ с таким форматом в момент расчета может сформировать запрос о коде маркировки и уведомление о реализации маркированного товара, передать их в систему «Честный знак», принять ответ на запрос и сформировать квитанцию на уведомлениеп. 1.1 ст. 4, п. 1 ст. 4.1, п. 6.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ. По другим видам деятельности можно применять формат 1.05 или 1.1.

Для расчетов в Интернете онлайн-касса должна уметь, кроме печати бумажных чеков, отправлять их покупателям в электронном видеп. 5 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ.

При расчетах можно использовать как собственный, так и арендованный кассовый аппарат. Однако арендатору придется купить новый фискальный накопитель и зарегистрировать ККТ на себяп. 2 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ; Письма ФНС от 15.05.2017 № АС-4-20/9012; Минфина от 16.05.2019 № 03-01-15/35310.

Как зарегистрировать кассу в налоговой

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Каждый пользователь ККТ обязан иметь договор с оператором фискальных данных (ОФД) на обработку этих данных, кроме случая, когда техника находится, например, в отдаленной от сетей связи местности. Список таких территорий формируют региональные властип. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Оператор фискальных данных собирает, хранит и передает данные по ККТ в налоговую.

Список операторов фискальных данных по состоянию на 16.05.2022 включает в себя 16 организаций и приведен:

сайт ФНС

Шаг 2. Заполните и подайте заявление о регистрации ККТ. Это можно сделать:

•или в электронном виде одним из двух способов: либо через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, либо через оператора фискальных данных. Для этого заявление нужно подписать УКЭПп. 10 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ; пп. 9, 10 Порядка ведения кабинета ККТ, утв. Приказом ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/798@; п. 3 приложения к Приказу ФНС от 19.07.2021 № ЕД-7-20/673@. Датой подачи заявления будет считаться дата его размещения в кабинете ККТ или его передачи оператору фискальных данныхпп. 1, 10 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ;

•или в бумажном виде в любую территориальную ИФНС одним из трех способов: либо лично, либо через представителя по доверенности, либо по почте письмом с описью вложенияп. 1 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ; приложение № 1, пп. 1, 2 приложения № 9 к Приказу ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@ (далее — Приказ № ЕД-7-20/799@).

Шаг 3. Получите регистрационный номер ККТ. Не позднее следующего рабочего дня после получения заявления ИФНС присвоит кассе регистрационный номер:

•или он отобразится в кабинете ККТ, если заявление подали в электронном виде;

•или его надо получить лично в инспекции, если заявление подали на бумаге непосредственно в ИФНС;

•или его направят по почте не позднее следующего рабочего дня со дня получения по почте вашего письма с заявлением.

Приобретая свежую прессу, не стоит ждать выдачи кассового чека вместе с покупкой. Ведь при продаже газет и журналов ККТ можно не применять

Шаг 4. Сформируйте отчет о регистрации ККТ. Не позднее чем на следующий день после получения регистрационного номера ККТ сформируйте отчет о регистрации ККТ. Для этого запишите в фискальный накопитель такие сведения:

•регистрационный номер ККТ;

•полное наименование организации-пользователя (ф. и. о. предпринимателя);

•данные о ККТ, фискальном накопителе и иные необходимые сведения.

Сведения из отчета нужно направить в налоговый орган через кабинет ККТ, оператора фискальных данных или передать на бумагеп. 3 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Шаг 5. Получите карточку регистрации ККТ. Порядок ее получения зависит от того, как вы подавали заявление о регистрации ККТ:

•в электронном виде можно получить карточку через личный кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Ее направят в течение 10 рабочих дней с момента подачи в электронном виде заявления о регистрации ККТпп. 7, 11 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ;

•на бумаге карточку регистрации ККТ можно получить, если составить в свободной форме дополнительное заявление о ее выдаче. Ее выдадут или направят по почте в течение 5 рабочих дней со дня получения такого заявленияпп. 11, 12 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ; п. 4 приложения № 10 к Приказу № ЕД-7-20/799@.

В каких случаях понадобится перерегистрировать ККТ

Перерегистрировать ККТ придется, если данные в карточке регистрации изменятся. Это нужно сделать, если произошлипп. 4, 12 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ; п. 8 приложения № 5 к Приказу № ЕД-7-20/799@:

•изменение адреса и места расчетов (например, касса «переехала» из одного магазина в другой);

•смена наименования компании (ф. и. о. предпринимателя);

•смена оператора фискальных данных;

•изменение сведений о применении ККТ в составе автоматического устройства для расчетов или изменение сведений об автоматическом устройстве для расчетов;

•замена фискального накопителя;

•перевод ККТ в автономный режим/вывод из автономного режима;

•изменение иных сведений, указанных в карточке регистрации кассовой техники.

На перерегистрацию ККТ дается всего 1 рабочий день, для этого также придется подать на бумаге или онлайн заявление о регистрации/перерегистрации ККТп. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

За работу с незарегистрированной кассой или за ее несвоевременную перерегистрацию возможно административное наказание в виде предупреждения или штрафа от 1500 до 3000 руб. для ИП и от 5000 до 10 000 руб. для компанийч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.

* * *

Кассу нужно будет снять с учета, если она будет передана другому лицу (продана или сдана в аренду), похищена, потеряна или сломана без возможности ее починить. На снятие кассы с учета дается также 1 рабочий деньп. 5 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Если вы просто прекратили пользоваться кассой, снимать ее с учета необязательно. Однако имейте в виду, что, если расчетов по зарегистрированной кассе долго не будет, налоговики придут к вам с проверкой. Отсутствие расчетов в течение 60 календарных дней является индикатором риска нарушения «кассового» законодательстваПриказ Минфина от 01.03.2022 № 27н.