Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 ноября 2022 г.
Содержание журнала № 22 за 2022 г.
Уволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?
Выдавать документы, связанные с работой, или не выдавать: вот в чем вопрос
По закону работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему документы, связанные с его работой у конкретного работодателяч. 1 ст. 62 ТК РФ. Причем исполнять это требование нужно и тогда, когда их просит бывший работник. Так как правило об их выдаче распространяется на отношения работника и работодателя и в том случае, если они уже прекращеныОпределение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9.
Важный момент: работник не обязан в своем запросе обосновывать и подтверждать необходимость получения им документов, связанных с прежней работой в вашей компании (ИП), так как российским законодательством на него такая обязанность не возложенаОпределение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9. Следовательно, требовать озвучить причину обращения работодатель не имеет права.
Внимание
Требование о выдаче документов, связанных с работой у вас, можно не исполнять (и суд вас в этом поддержит), если работник, который их запрашивает:
•или не обращался к вам с письменным заявлением о выдаче документов, а, к примеру, направил запрос в виде письма по электронной почте (не подписанного электронной подписью)Определение 7 КСОЮ от 10.09.2020 № 88-12944/2020; АО Свердловского облсуда от 28.05.2019 № 33-8708/2019;
•или не может доказать, что состоял в трудовых отношениях с вашей компаниейАО Саратовского облсуда от 18.07.2019 № 33-5813/2019;
•или затребовал документы, содержащие государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайнуАО Воронежского облсуда от 26.07.2018 № 33-5251/2018.
Конкретного перечня «документов, связанных с работой» нигде не установлено, однако некоторые из них прямо указаны в ТК РФч. 1 ст. 62 ТК РФ. Среди них:
•копия приказа о приеме на работу;
•копии приказов о переводах на другую работу;
•копия приказа об увольнении с работы;
•справки о заработной плате;
•справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на ОПС;
•справки о периоде работы у работодателя.
Поэтому, если бывший работник запросил у вас что-то из перечисленного, безоговорочно выдайте ему нужную бумагу.
Важно: перечисленный в ТК РФ перечень заканчивается припиской «...и другое». Однако это вовсе не означает, что любой запрос сотрудника нужно исполнять. О том, какие другие рабочие документы нужно выдавать сотрудникам, а какие нет, — в таблице ниже.
| Документ | Обоснование |
| Нужно выдать | |
| Трудовой договор, заключенный с бывшим работником, и дополнительные соглашения к нему | Указанные документы напрямую связаны с работой сотрудника у васч. 1 ст. 62 ТК РФ. Поэтому их копии надо выдать. Тот факт, что прежде вы выдавали уволенному оригинальные экземпляры документов, не освобождает вас от указанной обязанности |
| Трудовая книжка/сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) | Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, указанные выписки, справка о зарплате выдаются сотруднику в день увольнения в обязательном порядке. Другие справки — только если об этом есть заявление работникач. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Однако если после увольнения работник потеряет что-то из перечисленного, он вправе повторно запросить у вас документы (их копии), так как они связаны с его работой у васч. 1 ст. 62 ТК РФ. А в случае с трудовой книжкой работник также вправе требовать от вас оформления ее дубликата, если его последнее место работы было в вашей организациип. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н |
| Выписка из формы СЗВ-М | |
| Выписка из формы СЗВ-СТАЖ | |
| Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам | |
| Выписка из формы ДСВ-3 | |
| Справка о заработке 182н | |
| Справка о доходах и НДФЛ | |
| Иные справки, касающиеся именно работы уволенного у вас (например, справка о северной надбавке) | |
| Можно не выдавать Прежде чем принять решение «не выдавать», взвесьте все за и против. Ведь если работник не получит желаемое, он может обратиться в суд. И даже если вы выиграете спор, очевидно, что времени на судебное разбирательство вы все равно потратите куда больше, чем если сразу передадите нужный документ работнику. Также обращаем внимание, что в случае возникновения спора, допустим, в связи с привлечением работника к дисциплинарной ответственности вас также могут попросить представить необходимые документы (те же материалы служебной проверки) уполномоченному органу или суду. В таком случае отказать в их представлении вы не вправе | |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Коллективный договор, должностная инструкция, ПВТР, положение об оплате труда и премировании — это все локальные нормативные акты компании. Они касаются неопределенного круга лиц, персональную информацию о работнике не содержат. И как отмечают судьи, после увольнения работника они уже никак не связаны с его работойОпределение 3 КСОЮ от 15.09.2021 № 88-13027/2021; АО Санкт-Петербургского горсуда от 04.02.2020 № 33-87/2020. Да и обязанность работодателя выдавать копии своих ЛНА нигде прямо не установлена |
| Коллективный договор | |
| Положение об оплате труда и премировании | |
| Должностная инструкция | |
| Докладная или служебная записка о нарушении трудовой дисциплины | Материалы служебной проверки непосредственно не связаны с работой уволенного. Они предназначены для служебного пользования, а потому работодатель не обязан предоставлять работнику их копииОпределения 4 КСОЮ от 15.07.2021 № 88-16817/2021; 3 КСОЮ от 22.06.2020 № 88-6138/2020; АО Омского облсуда от 13.06.2019 № 33-3694/2019 |
| Нельзя выдавать, но есть «но» | |
| График отпусков | В указанных документах содержатся сведения о других работниках. Распространять эти сведения не допускается по Закону о персональных данныхст. 88 ТК РФ; ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. А потому выдавать документ целиком нельзя ни в коем случае.За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия могут привлечь к административной ответственности в виде штрафач. 2 ст. 13.11, ч. 1—3 ст. 4.1.2 КоАП РФ: •для фирм, относящихся к малому бизнесу, — от 20 000 до 75 000 руб.; •для иных компаниий — от 30 000 до 150 000 руб.; •для должностных лиц и ИП — от 20 000 до 40 000 руб. А за повторное нарушение санкции увеличеныч. 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ: •для фирм, относящихся к малому бизнесу, и ИП — от 100 000 до 300 000 руб.; •для иных компаний — от 300 000 до 500 000 руб.; •для должностных лиц — от 40 000 до 100 000 руб. Однако не выдать бывшему сотруднику совсем ничего — тоже нарушение. Ведь в указанных документах содержится информация, связанная и с его работой у работодателяч. 1 ст. 62 ТК РФ. В такой ситуации либо при снятии копии скройте часть информации, касающейся других работников, либо делайте выписки из документов с информацией только о заявителе |
| Табель учета рабочего времени | |
| Ведомости по зарплате | |
| «Коллективные» приказы, например о премировании по итогу квартала | |
| Другие документы, содержащие данные не только о заявителе | |
| Штатное расписание | С одной стороны, штатное расписание не имеет отношения к выполнению конкретной трудовой функции, а потому его можно не выдавать. А с другой стороны, документ так или иначе связан с трудовой деятельностью бывшего работника (хотя бы потому, что в нем указан его оклад), а значит, выдать его все-таки надо. Как быть? Полагаем, лучшее решение, как и в предыдущих случаях, — это оформить для работника выписку из документа со сведениями только о его должности и соответствующих выплатах. А вот копию полного штатного расписания в целях защиты персональных данных других лиц выдавать вообще нельзя |
