Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 мая 2023 г.

СПРАШИВАЛИ — ОТВЕЧАЕМ ОСН УСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Уменьшение налога на прибыль на сумму представительских расходов нередко приводит к спорам с проверяющими. Как включить в расходы затраты на такси при поездке на встречу с партнером? Можно ли учесть стоимость алкоголя для официального приема? Как оформить деловой ужин в ресторане во время командировки? В каких случаях представительские расходы можно обосновать, а на какие расходы налог лучше не уменьшать? Об этом — далее в статье.

Представительские расходы: нюансы учета и оформления

Учет ежедневных встреч руководства с контрагентами в кафе

Наше руководство почти каждый день проводит встречи с представителями других компаний в кафе. Счет оплачивается корпоративной картой. Как для налога на прибыль учитывать такие расходы: как представительские или как компенсацию расходов на питание? Как их оформить? И нужно ли платить НДФЛ и страховые взносы?

— Затраты на питание в кафе следует учитывать в зависимости от их экономического содержания и оформления.

Например, если в трудовом (или коллективном) договоре зафиксирована обязанность работодателя оплачивать питание руководителя, то денежную компенсацию в целях налога на прибыль можно включить в расходы на оплату трудап. 25 ст. 255 НК РФ. Стоимость предоставленного руководителю бесплатного питания облагается НДФЛ и страховыми взносамиПисьма Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350.

В этом случае учесть всю сумму, потраченную на обед с представителями других компаний, не получится. В расходы можно включить только стоимость питания руководителя.

Если это затраты на деловые обеды, которые связаны с проведением официальных приемов и переговоров с контрагентами и клиентами, их можно учесть для целей расчета налога на прибыль в качестве представительских расходовподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675. Для подтверждения и обоснования потребуется отчет о проведенном мероприятии. В нем надо указать программу, цели мероприятия и его результат, участников, время и место проведения встречи, состав и перечень расходов. К отчету обязательно должны быть приложены первичные документы на расходы, в данном случае — чеки. Кроме отчета, надо составить приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смету расходовПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. Для большей убедительности пригодятся документы, подтверждающие цели встречи (например, протокол, предварительный договор, переписка с контрагентами и т. п.).

Для налога на прибыль представительские расходы учитываются в пределах норматива — 4% расходов на оплату трудап. 2 ст. 264 НК РФ. Норматив рассчитывается нарастающим итогом с начала года. Расходы сверх норматива в текущем квартале можно учесть в следующих кварталах. Если норматив превышен по итогам года, учесть сумму превышения в «прибыльных» расходах не получитсяп. 42 ст. 270 НК РФ.