Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 июня 2023 г.
Содержание журнала № 13 за 2023 г.Отпуска: как оплачивать, когда предоставлять, на сколько отпускать
Выход на работу по отзыву из отпуска нельзя компенсировать другим днем отдыха
Работник в отпуске, требуется его вызвать на две смены подменить заболевшего напарника. Можно не оплачивать эти смены, а потом по желанию сотрудника предоставить ему другие дни отдыха?
— Нельзя, выход на работу обязательно надо оплатить. Вы отзываете сотрудника из отпуска, и предоставление вместо неиспользованных дней отпуска других дней отдыха законом не предусмотрено.
Не забудьте, что для начала вы должны выяснить, допустимо ли отзывать сотрудника из отпуска. Вы не вправе отозвать сотрудника, еслист. 125 ТК РФ:
•это работники на вредных производствах, сотрудник в возрасте младше 18 лет или беременная женщина;
•у работника нынешний отпуск является той 14-дневной частью ежегодного отпуска, которую нельзя поделить.
Если отзыв возможен, то выясните любым доступным способом у человека (по телефону, мессенджеру, email), согласен ли он выйти на работу в свой отпуск. Если да, то при его явке на смену возьмите у него письменное согласие на отзыв из отпуска.
Первоначально получить согласие работника на выход из отпуска можно и в устной форме, хотя бы по телефону. Но как только он выйдет на работу, в первый же день оформите его согласие письменно
Только после этого издайте приказ об отзыве из отпуска. В нем укажите причину отзыва и время использования сотрудником дней, на которые его вызвали из отпуска. Возможны такие варианты.
Вариант 1. Отпуск продлится на эти дни, и человек выйдет из отпуска на 2 дня позже, чем должен был по приказу о предоставлении отпуска. В этом случае отпускные выплачены, их пересчитывать не надо, останется только оплатить работнику две смены, в которые он подменял напарника.
Вариант 2. Человек выйдет из отпуска, как планировалось изначально, а 2 дня вызова из отпуска возьмет позднее, например присоединит к другому отпуску. Тогда отпускные пересчитайте из расчета использованных работником дней отпуска. Оставшуюся часть отпускных за 2 «отозванных» дня учтите при выплате зарплаты за работу в эти дни.
В обоих вариантах отразите в графике отпусков, на сколько дней отпуск продлился или на какой период эти дни отпуска перенесли.
Режим неполного рабочего времени не уменьшает продолжительность отпуска
У сотрудника была одна ставка, стало 3/4 ставки. Меняется ли при этом продолжительность отпуска за год, то есть надо предоставлять меньше 28 календарных дней?
— Установление работнику неполного рабочего времени не меняет продолжительность основного оплачиваемого отпуска за полностью отработанный им рабочий год. То есть в общем случае это 28 календарных дней, а в особых случаях это удлиненный основной отпуск, например для работников моложе 18 лет или педагоговстатьи 115, 267, 334 ТК РФ.
Почти все срочники должны попадать в график отпусков
Работники приняты по срочному трудовому договору на период выполнения определенной работы. В график отпусков им нужно включать полный отпуск или сразу пропорционально количеству месяцев в периоде, на который заключен договор (например, 9 месяцев)?
— При составлении графика сотрудникам, срок трудового договора с которыми превышает 2 месяца и которые не являются сезонными работниками, нужно запланировать полный отпуск, в общем случае продолжительностью 28 календарных днейстатьи 115, 291, 295 ТК РФ. Потому что в ТК РФ нет специальных правил для расчета отпуска сотрудникам, с которыми оформлены срочные договоры на выполнение определенной работы сроком меньше года.
При этом вы должны объяснить своим срочникам, что если они работают свыше 6 месяцев, тост. 122 ТК РФ; Письма Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395; Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 2):
•они вправе взять полный отпуск, который будет полностью оплачен;
•в случае истечения срока договора, заключавшегося на 9 месяцев, полный отпуск будет считаться предоставленным авансом. Поэтому при увольнении сотрудника в связи с истечением срока такого договора вы удержите сумму отпускных за «незаработанную» часть отпуска. К примеру, за 9 месяцев работы человеку положен 21 календарный день отпуска (28 календ. дн. / 12 мес. х 9 мес.). Поэтому в случае оплаты 28 календарных дней полного отпуска сумма за 7 дней будет удержана у работника при увольнении в связи с истечением срока трудового договора.
А вообще лучше договариваться с работником, чтобы он взял только ту часть отпуска, которая будет ему положена к моменту истечения срочного договора. Тогда никакие удержания делать не придется.
Переносить отпуск по требованию срочника необязательно
Обязательно ли отправлять в отпуск работника перед увольнением по истечении срока трудового договора, который заключен на 8 месяцев, либо можно выплатить компенсацию при увольнении?
— Необязательно. Но обязательно, чтобы в графике отпусков для работников, срок действия договора с которыми свыше 6 месяцев, отпуск был запланирован. Причем как в случае, когда график готовится на следующий календарный год, так и в случае, когда работник принят на работу после утверждения графика. В последней ситуации потребуется изменить график приказом руководителя, установив период отпуска для срочника-новичка.
При составлении графика нужно учитывать, что по истечении 6 месяцев работы человек имеет право на предоставление ему полного отпуска, деление отпуска на части возможно с согласия обеих сторонстатьи 122, 125 ТК РФ. Запланировать отпуск в графике и предоставить его работнику-срочнику можно как на период действия договора, так и по истечении его срока, например оформив отпуск с последующим увольнениемПисьмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 1).
Если сотрудник не хочет уходить в отпуск по графику, то вы вправе, но не обязаны разрешить ему перенести отпуск, например, на конец срока договора. А при истечении срока договора предоставить отпуск с последующим увольнением или уволить работника без предоставления отпуска по письменному согласованию с ним с выплатой компенсации за все дни не отгулянного человеком отпуска.
Если доплата за аренду жилья не оплата труда, то в отпускных ее не учитывают
Дистанционному сотруднику (место работы за границей) выплачивается заработная плата, а также компенсируется часть аренды квартиры и машины (в фиксированном размере каждый месяц). Такая выплата входит в систему оплаты труда. Нужно ли учитывать ее при расчете отпускных?
— Если мы правильно поняли из вашего вопроса, у ваших дистанционных сотрудников, работающих за границей, к зарплате предусмотрена фиксированная доплата, надбавка. То есть сумма такой выплаты:
•установлена в ЛНА, в коллективном договоре или в трудовом договоре, как и условия ее предоставления (в частности, работа в удаленном формате за пределами РФ, организация дистанционного рабочего места вне территории РФ);
•связана с трудовой деятельностью работника, то есть платится в периоды, когда человек работает, и не платится, когда он, например, на больничном, в отпуске, прогуливал.
При таких условиях доплату (надбавку) учитывайте при расчете среднего заработка для оплаты отпускастатьи 129, 139 ТК РФ; п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).
А вот если компенсация части аренды квартиры и машины работнику — это социальная выплата, не относящаяся к оплате труда, то есть платится сотруднику ежемесячно независимо от того, выполняет он работу или, скажем, находится в отпуске, то учитывать ее при расчете среднего заработка не нужноп. 3 Положения.
Для перевода на другую должность не стоит оформлять увольнение
Работника перевели с одной должности на другую через увольнение: в один день уволили, на следующий день приняли на новую должность. И он тут же написал заявление на отпуск через 2 недели. Обязаны ли мы его отпустить и как считать отпускные?
— В вашей ситуации работник считается новым сотрудником. Когда он увольнялся, вы должны были с ним рассчитаться полностью, в том числе выплатить компенсацию, если у него имелись неиспользованные отпускаст. 127 ТК РФ. Теперь его стаж для отпуска у вас в компании еще не заработан. Вы вправе не предоставлять ему отпуск до истечения 6 месяцев непрерывной работы на новом местест. 122 ТК РФ.
Если руководство не против дать сотруднику отпуск прямо сейчас, то это допустимо. Только у работника, получается, нет отработанных дней в расчетном периоде. Поэтому расчет отпускных вам придется вестипп. 7, 8, абз. 3 п. 10 Положения:
•если к моменту отпуска работника ему уже будет начислена зарплата за отработанные в месяце предоставления отпуска дни — то исходя из суммы начисленной зарплаты. Для этого сначала найдите расчетное количество календарных дней в месяце поступления на работу как в не полностью отработанном по формуле:
А затем посчитайте отпускные:
•если к моменту отпуска зарплата еще не начислялась — то исходя из установленной работнику тарифной ставки или оклада по формуле:
Работодатель не всегда обязан подстраиваться под социальную путевку сотрудника
Нашему работнику-инвалиду СФР выделил путевку на санаторно-курортное лечение (СКЛ). Он говорит, что эта путевка с фиксированными датами, которые нельзя перенести, и просит отпуск на этот отдых. Обязаны ли мы предоставить отпуск и надо ли его оплачивать?
— Ваша обязанность зависит от ситуации.
Ситуация 1. Работник получил путевку от СФР в связи с профзаболеванием. Неважно, лечение связано с травмой или профзаболеванием, полученным при работе у вас в компании или у другого работодателя. Если работник приносит путевку с указанием срока лечения и программу реабилитации, вы обязаны предоставить ему оплачиваемый отпуск сверх основного ежегодного оплачиваемого отпуска, положенного ему при наработке отпускного стажа у вас. Отпуск на лечениеподп. 3 п. 1 ст. 8, подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ:
•включает также дни, необходимые для проезда к месту СКЛ;
•оплачивается из средств СФР. В связи с этим вы обязаны представить туда по утвержденной форме необходимые для оплаты отпуска сведения не позднее чем за 2 недели до его началапп. 32, 32(1) Положения, утв. Постановлением Правительства от 15.05.2006 № 286; приложение № 8 к Приказу ФСС от 08.04.2022 № 119.
В рассматриваемой ситуации суммы оплаты отпуска застрахованного лица сверх ежегодного оплачиваемого отпуска на весь период его лечения и проезда к месту лечения и обратно — это выплаты, связанные с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья. Поэтому они не облагаются НДФЛ и взносамип. 1 ст. 217, подп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 14.05.2021 № 20-21/071455@; ст. 184 ТК РФ; подп. 3 п. 1 ст. 8, подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; Информационное письмо ФСС от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 (вопрос 3); Письмо Минфина от 16.12.2019 № 03-15-05/98120.
Ситуация 2. Работник получил путевку от СФР не в связи с профзаболеванием. Инвалиду может требоваться периодическая реабилитация посредством СКЛ. ТК РФ прямо не обязывает вас:
•переносить запланированный по графику ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника на то время, на которое ему выделена путевка;
•предоставлять сотруднику отпуск сверх положенного ему ежегодного оплачиваемого отпуска, который у инвалидов составляет не менее 30 календарных днейч. 5 ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ.
Вместе с тем законодательство предписывает работодателям создавать «необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации или абилитации инвалида»ч. 1 ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ. Поэтому если у работника в программе реабилитации прямо предусмотрена необходимость регулярного СКЛ, то наиболее безопасный вариант:
•перенести ему отпуск под сроки его путевки;
•оплатить отпуск в общем порядке.
Если такого отпуска не хватает для СКЛ (допустим, сотрудник уже использовал часть отпуска за текущий рабочий год), то предложите ему взять отпуск за свой счет. Кстати, вы обязаны давать инвалиду отпуск без содержания продолжительностью до 60 календарных дней в годуст. 128 ТК РФ.
Для компенсации за неиспользованный отпуск все работники равны
Как рассчитать компенсацию за отпуск при сокращении?
— Независимо от основания увольнения компенсацию за отпуск надо выплатить в день увольнения сотрудникам, у которых есть неиспользованные дни отпуска за все годы работы в организациистатьи 84.1, 127, 140 ТК РФ; Письмо Минтруда от 25.01.2021 № 14-2/ООГ-521.
Компенсацию считайте так: средний дневной заработок умножьте на количество не использованных работником дней отпускап. 9 Положения. Средний дневной заработок определяйте по общим правилам.
Для расчета компенсации за неиспользованные отпуска воспользуйтесь:
Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Особенность в том, что при сокращении численности или штата полную компенсацию за весь текущий рабочий год нужно выплатить тем, кто на момент сокращения проработал в таком году от 5,5 месяца и не ходил в отпуск в этом рабочем году. Если человек ходил в отпуск, то компенсацию считайте только за неиспользованные дни полного отпуска за этот рабочий годп. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169.
Во избежание споров с работниками лучше действовать по такому же правилу не только с сотрудниками, которые работают у вас первый рабочий год, но и с теми, кто работает не первый год.
Заменяется деньгами только отпуск сверх 28 дней
У работника в трудовом договоре прописан дополнительный отпуск 3 дня за ненормированный рабочий день. Но за 15 лет он ни разу его не использовал. Кроме того, есть еще 24 дня неиспользованного отпуска. Как правильно отправить сотрудника в такой длительный отпуск, если в графике отпусков он не отражен?
— В вашей ситуации без согласия работника вы не вправе отправить его в отпуск. Кроме того, такие отпуска не сгорают ни при каких обстоятельствах. Поэтому вы можете предложить работнику в отношении отпуска за прошлый период:
•расходовать этот отпуск в течение рабочего года частями или удлинять запланированные отпуска. Все периоды отпусков и их продолжительность вы с работником должны согласовывать. То есть пусть он пишет заявления на предоставление отпусков или вносите изменения в график отпусков на текущий год, добавляя в него согласованные с сотрудником отпуска;
•взять компенсацию. Напомним, разрешается заменять денежной компенсацией часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней. Нельзя заменить часть ежегодного отпуска деньгами беременной работнице, несовершеннолетнему сотруднику или в случае, если ежегодный дополнительный отпуск положен «вреднику» за работу во вредных и (или) опасных условиях трудаст. 126 ТК РФ.
А вот все 28 дней основного отпуска или часть из них заменить деньгами нельзя, какой бы длительностью отпуск ни накопился.
