Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 ноября 2023 г.

ОСН УСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

До 01.09.2024 сотрудники при подписании электронных документов организации/ИП могут воспользоваться одним из двух вариантов. Использовать УКЭП организации/ИП (с ИНН юрлица или ИП) и прикладывать обычную письменную доверенность. Или УКЭП физлица (с ИНН физлица) и прикладывать машиночитаемую доверенность (МЧД). Об этом мы писали в , 2023, № 17. А как в бухгалтерском и налоговом учете отразить расходы на получение УКЭП сотрудника?

Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника

Как сотруднику получить УКЭП физлица

С сентября 2023 г. вступил в силу новый вариант работы с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физлица и созданием машиночитаемой доверенности (МЧД). Подписывать электронные документы по старым правилам — с обычной письменной доверенностью (без МЧД) — смогут только те сотрудники, которые получили УКЭП организации/предпринимателя (с ИНН юрлица или ИП) до 31.08.2023. А с 01.09.2024 и им придется использовать только УКЭП физлица с МЧД. Выпускать УКЭП сотрудника с ИНН юрлица (ИП) с сентября 2023 г. аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ) больше не могутподп. 2 ч. 1 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ).

Кстати, перевыпустить квалифицированный сертификат ключа проверки усиленной электронной подписи юрлица и ИП можно дистанционно — посредством специального сервиса в личном кабинете на сайте ФНС

Получить подпись физлица сотрудник должен лично в аккредитованном УЦ. Их список есть на сайте Минцифры. Или подать заявку удаленно, например через приложение «Госключ» на портале госуслуг, если есть подтвержденная учетная запись с внесенным номером телефона.

При обращении за сертификатом УКЭП физлица сотрудник должен представить следующие документы (или их надлежащим образом заверенные копии)ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ:

•паспорт;

•номер своего СНИЛС;

•свой ИНН.

Оформить МЧД можно на любом удобном сервисе, например через сервис ФНС. Также на сайте ФНС есть портал «Единое блокчейн хранилище МЧД», на котором можно создать, проверить или отменить существующую доверенность. Он заработал с 1 сентября 2023 г.

На что придется потратиться при получении УКЭП сотрудника

Работодатель может сам оплатить затраты на получение УКЭП сотрудника или возместить ему потраченные средства. Для получения УКЭП физлицу потребуется токен. Токен можно купить самостоятельно у производителя или в УЦ при получении УКЭП. На токен записывается специальный код, который и является электронной подписью. Кроме стоимости токена, придется оплатить еще и услугу УЦ за создание и выдачу сертификата ключа электронной подписи физлица. В первичном документе (УПД или акте) эти расходы УЦ обычно указывает отдельно.