Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 декабря 2023 г.
Содержание журнала № 24 за 2023 г.
Планы по командировке изменились: что с налогами и взносами
Командировку пришлось перенести или отменить
Бывают ситуации, когда запланированную командировку в последний момент приходится переносить на новые даты или отменять вовсе. К примеру, по причине того, что работник заболел, а заменить его никто не может. В таком случае приходится сдавать купленные билеты и снимать бронь отеля, если, конечно, тарифы у них не невозвратные.
Документальное оформление. Для начала нужно подготовить приказ о переносе или об отмене командировки в произвольной форме. Он понадобится как для кадровых, так и для налоговых целей. Укажите в приказе, в частности:
•причину переноса или отмены командировки;
•ф. и. о. командированного сотрудника, место командирования и реквизиты приказа о направлении в командировку, сроки которой переносите или которую отменяете;
•порядок возврата неизрасходованных средств, если работник уже получил командировочные, а также порядок отмены брони гостиницы, возврата билетов;
•новые сроки командировки в случае ее переноса.
К приказу приложите документ, который подтвердит причину отмены командировки. Например, если поездка сорвалась по причине:
•или письменной просьбы принимающей стороны ее отменить или перенести — соответствующее письмо от контрагента или распечатку сообщения из электронной почты;
•или отмены рейса — документ перевозчика об отмене рейса (например, маршрут-квитанцию с соответствующим штампом);
•или мобилизации командированного сотрудника — копию повестки из военкомата;
•или болезни сотрудника — копию больничного листа;
•или болезни близкого родственника работника — объяснительную записку (образец такой записки см. в 
, 2021, № 19).
К примеру, приказ об отмене командировки может выглядеть следующим образом.
Приказ № 19-к
г. Москва
16.10.2023
Об отмене командировки
В связи с временной нетрудоспособностью генерального директора компании ООО «Альфа» А.В. Самусенко, для переговоров с которым был командирован коммерческий директор И.В. Петренко,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Отменить командировку коммерческого директора И.В. Петренко в г. Сочи с 19 по 20 октября 2023 г., оформленную приказом от 09.10.2023 № 15.
2. И.В. Петренко в срок не позднее 18 октября 2023 г.:
— отменить бронирование гостиницы в г. Сочи;
— оформить возврат проездных документов к месту командировки и обратно;
— сдать в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими траты по отмененной командировке;
— вернуть в кассу неиспользованный аванс на командировку.
3. Главному бухгалтеру А.С. Сидоренко учесть расходы, понесенные для организации командировки, как обоснованные.
4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Основание: сообщение по электронной почте от секретаря генерального директора компании ООО «Альфа» А.В. Самусенко от 16.10.2023 о невозможности проведения переговоров.
С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Ведь он должен знать, что ехать в командировку в ранее оговоренные сроки ему не нужно, а значит, работодатель ожидает от него выхода на основное рабочее место.
