Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 апреля 2023 г.
Содержание журнала № 9 за 2023 г.
Расходы на комфорт и красоту рабочего пространства: как учесть и обосновать
Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:
раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Учет бонусной кофемашины в «прибыльных» доходах/расходах
Наша организация получила от поставщика новую кофемашину в качестве бонуса. В накладной на передачу поставщик указал стоимость 1 руб., но оплачивать ее мы не должны. Кофемашину мы установили в офисе для сотрудников и посетителей — клиентов и потенциальных покупателей. Должны ли мы включить стоимость кофемашины в доходы и можем ли учесть ее в «прибыльных» расходах? Если можем, то в каком размере?
— Если бонусную кофемашину вы получили от поставщика без оплаты, то ее стоимость на дату акта приема-передачи надо включить во внереализационные доходы как безвозмездно полученное имуществоп. 1 ст. 105.3, п. 2 ст. 248, п. 8 ст. 250 НК РФ; Письма Минфина от 08.10.2021 № 03-03-06/1/81707, от 19.02.2015 № 03-03-06/1/8096. Отражать в доходах стоимость 1 руб., указанную поставщиком, — рискованно. Оприходуйте кофемашину по рыночной стоимости, подтвердив ее, например, документами от передающей стороны о затратах на приобретение кофемашины или распечаткой о ценах на такую технику с сайта продавцаПисьмо Минфина от 17.12.2021 № 03-03-05/103549.
По этой же стоимости имущество можно учесть в расходах:
•если кофемашина — это основное средство (то есть ее рыночная стоимость — более 100 000 руб.) и вы учли ее в доходах, то стоимость кофемашины можно списать в расходы через амортизациюп. 1 ст. 256 НК РФ; Письмо Минфина от 30.08.2017 № 03-07-08/55630. Амортизационную премию по безвозмездно полученному ОС не применяйте;
•если рыночная стоимость кофемашины — 100 000 руб. и менее, то при условии включения ее во внереализационный доход спишите в расходы единовременно при установке в офисеп. 2 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ.
Обратите внимание, что траты, направленные на создание комфортных условий для работы сотрудников (в том числе и установка в офисе кофемашины), можно рассматривать как расходы на обеспечение нормальных условий труда. Такие расходы учитываются для расчета налога на прибыль в составе прочих расходов по производству и реализации продукции, работ, услугподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 23.03.2020 № 03-03-07/22134, от 26.09.2011 № 03-03-06/2/149. А чтобы споров с налоговиками о признании стоимости кофемашины в расходах не возникло, позаботьтесь о документальном обосновании. Например, в ЛНА (коллективном договоре, положении об охране труда и организации отдыха и др.) закрепите, что она используется для создания комфортных условий труда сотрудников, для поддержания положительного имиджа организации в глазах потенциальных покупателей и обеспечения благоприятной атмосферы в переговорном процессе. А следовательно, такие расходы связаны с получением экономической выгоды.
Справка
Стоимость безвозмездно полученного имущества не учитывается в доходах, если оно получено, в частности, в качестве помощиподп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ:
•от организации, доля участия которой в уставном капитале получающей стороны составляет не менее 50%;
•от организации, если доля участия получающей стороны в ее уставном капитале не менее 50%.
Но и в расходах стоимость этого имущества учесть нельзя. Также имущество не должно быть передано третьим лицам в течение года с момента получения. Иначе придется доначислить доход.
Отражение стоимости обогревателей в «упрощенных» расходах
Из-за аномальных холодов на улице температура в нашем офисе опустилась до 14 градусов тепла. Отопление не помогает. Для нормальной работы пришлось закупить несколько обогревателей по цене 6 500 руб. В итоге статья расходов для нас оказалась существенная. Можем ли мы учесть стоимость обогревателей на «доходно-расходной» упрощенке? Как оформить их использование для предпринимательской деятельности?
— Работодатели обязаны обеспечивать своим сотрудникам комфортные условия труда. Например, в холодный период года нужно поддерживать в офисах, где работы производятся преимущественно сидя, с незначительным физическим напряжением, температуру воздуха в пределах 20—25 °C, а в теплый период — на уровне 21—28 °Cп. 29 (таблица 5.2) СанПиН 1.2.3685-21, утв. Постановлением Главного государственного санврача от 28.01.2021 № 2.
Вместе с тем перечень «упрощенных» расходов закрытый и в нем нет такого вида расходов, как затраты, связанные с обеспечением нормальных условий труда сотрудникамп. 1 ст. 346.16 НК РФ. И налоговики могут отказать в признании стоимости обогревателей при расчете «упрощенного» налога.
Однако поскольку обогреватели вы используете в офисе для обеспечения нормальной работы сотрудников, то при применении «доходно-расходной» упрощенки их стоимость можно учесть как материальные затраты на приобретение средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством, и другого неамортизируемого имущества (так как стоимость обогревателей не превышает 100 000 руб.)подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Но это не исключает возможные споры с налоговиками.
Для того чтобы защитить свою позицию и доказать, что приобретенные обогреватели используются в предпринимательской деятельности, вы можете произвести замеры показателей температуры воздуха в офисном помещении. Оформите их актами, которые подпишут сотрудники, назначенные руководителями, для фиксации температуры в офисе.
Вычет входного НДС по бытовой технике для офисной кухни
Переехали в новый офис. Поскольку в районе рядом с офисом нет заведений общепита, мы купили чайник, микроволновку и холодильник. Правильно ли мы понимаем, что в «прибыльных» расходах эти траты учесть мы не сможем? И если это так, то как быть с входным НДС? Его принять к вычету тоже нельзя?
— В соответствии с ТК работодатель должен обеспечить нормальные условия труда для своих сотрудниковстатьи 22, 163, 212 ТК РФ. В частности, оборудовать санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, для оказания медпомощи, комнаты для отдыха сотрудников и др.ст. 223 ТК РФ; пп. 5.48, 5.51, 5.52 СП 44.13330.2011, утв. Приказом Минрегиона от 27.12.2010 № 782 Напомним, что за нарушение трудового законодательства предусмотрен штраф для должностных лиц и предпринимателей в размере от 1 000 до 5 000 руб., для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Для обустройства помещения для приема пищи необходима соответствующая бытовая техника. Учесть затраты на обустройство кухни в офисе в «прибыльных» расходах можно как расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасностип. 1 ст. 252, подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 26.09.2011 № 03-03-06/2/149, от 02.10.2015 № 03-03-06/56359. Поскольку ТК и НК не разъясняют, какие именно расходы обеспечивают нормальные условия труда, вы можете самостоятельно в своих ЛНА прописать необходимые мероприятиястатьи 8, 189 ТК РФ. А в приказе руководителя указать на необходимость соответствующих трат.
Что касается входного НДС на приобретенную кухонную технику, то его можно принять к вычету сразу, как только вы отразите стоимость техники на счете 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы» или 10 «Материалы»п. 1 ст. 172 НК РФ. При условии, что есть счет-фактура поставщика, а ваша организация ведет облагаемую налогом деятельностьст. 171 НК РФ.
Обратите внимание: если стоимость бытовой техники для кухни в «прибыльные» расходы вы не включите, то входной НДС принять к вычету не сможете.
Учет в «упрощенных» расходах ремонта кухни и замены кухонного гарнитура
У организации в собственности есть административно-офисное здание. В одном из помещений оборудована комната для приема пищи и установлен кухонный гарнитур. Организация с этого года перешла с ОСН на УСН с объектом «доходы минус расходы». А в январе в кухонном помещении провела текущий ремонт — покрасила потолок, стены, заменила напольное покрытие. И кроме этого, поменяла кухонный гарнитур. Можно ли учесть в «упрощенных» расходах затраты на проведение ремонта в кухонном помещении и замену кухонного гарнитура?
— Упрощенцы могут учесть затраты на все виды ремонта (текущий или капитальный) как собственных основных средств, так и арендованных. При условии, что такие расходы обоснованны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода. В каком из помещений здания проводится ремонт (если само здание используется в предпринимательской деятельности организации или для управленческих нужд), значения не имеет. На этом основании проблем с учетом в расходах ремонта ОС или в материальных расходах стоимости текущего ремонта (покраски потолка, стен, замены напольного покрытия кухонного помещения) у организации быть не должноп. 1 ст. 252, подп. 2 п. 1 ст. 254, подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 03.04.2015 № 03-11-11/19003. Главное, чтобы расходы на ремонт были оплачены. Одновременно с расходами на ремонт учитывайте входной НДС по оплаченным работам, услугам и приобретенным для ремонта материалам. Его вы списываете как отдельный вид расходаподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Что касается расходов на замену кухонного гарнитура, то в «упрощенных» расходах учесть их вряд ли получится. Затрат, связанных с обеспечением нормальных условий труда работникам, в перечне «упрощенных» расходов (в отличие от «прибыльных» расходов) нетп. 1 ст. 346.16 НК РФ. Если организация на свой страх и риск все-таки учтет эти затраты при расчете налога, то высока вероятность споров с налоговиками.
Отражение в расходах «излишних» предметов интерьера
Наше руководство распорядилось для обустройства нового офиса закупить предметы интерьера — три аквариума с рыбками, живые растения в цветочных горшках, настенные панно и картины. Все это размещено в кабинете директора, холле и в переговорной комнате. Сможем ли мы учесть стоимость этих предметов в «прибыльных» расходах? Как надо все оформить, чтобы не было претензий проверяющих?
— Учесть такие предметы интерьера, например, в качестве расходов на обеспечение нормальных условий труда налоговики вряд ли позволятПисьмо Минфина от 25.05.2007 № 03-03-06/1/311. Аргументом против будет то, что такие траты не направлены на получение дохода, никак не связаны с предпринимательской деятельностью организации и без них вполне можно обойтись.
Однако можно попытаться отстоять их в суде. Судьи при рассмотрении аналогичных вопросов не столь категоричны. Если вы готовы к судебному разбирательству, то нужно запастись весомыми доводами в пользу того, что расходы произведены для поддержания положительного имиджа организации в глазах потенциальных клиентов, для обеспечения благоприятного микроклимата в переговорном процессе. А также что они опосредованно влияют на производительность труда работников и, как следствие, на улучшение финансовых результатов деятельности организацииподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ; Постановления 17 ААС от 28.07.2016 № 17АП-8175/2016-АК; 9 АСС от 01.12.2015 № 09АП-42351/2015, 09АП-42588/2015. Указать все это можно в приказе на покупку и размещение предметов интерьера в офисе.
Включение в расходы при УСН стоимости робота-пылесоса
Я — ИП на УСН с объектом «доходы минус расходы». Для уборки офиса приобрел робот-пылесос. Можно ли учесть его стоимость в расходах при расчете «упрощенного» налога?
— Расходы по уборке офиса (в том числе и чистка с помощью робота-пылесоса напольных и ковровых покрытий) — это расходы, необходимые для поддержания чистоты в помещении, предназначенном для деятельности ИП. И использование при этом различных предметов (швабр и тряпок, пылесосов, поломоечных машин и пр.) законодательно не ограничивается.
На «доходно-расходной» упрощенке стоимость купленного робота-пылесоса предприниматель вправе учесть наряду с другими затратами на уборку своего офиса в составе материальных расходовподп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 26.05.2014 № 03-11-06/2/24963.
Если приобретенный робот-пылесос относится к амортизируемому имуществу (например, его первоначальная стоимость более 100 000 руб.), то его стоимость надо включать в налоговые расходы равномерно в течение года — на последнее число каждого квартала и на 31 декабря. Но только после введения его в эксплуатацию и оплатып. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.
Узнать, как следует отражать в учете стоимость других современных девайсов (к примеру, робота — мойщика окон, увлажнителя воздуха и т. д.), вы можете из 
, 2019, № 11.
Учет у арендатора-упрощенца стоимости системы кондиционирования
Наша компания с согласия собственника помещения установила в арендованном офисе систему кондиционирования общей стоимостью 292 000 руб. Она необходима для улучшения качества работы сотрудников в жару. Можно ли учесть ее стоимость в налоговой базе при УСН с объектом «доходы минус расходы»?
— Поскольку установленная с согласия собственника система кондиционирования необходима для деятельности компании, то затраты на нее экономически оправданны и их включение в расходы при УСН обоснованноп. 1 ст. 252, пп. 2, 3 ст. 346.16 НК РФ.
Справка
Неотделимыми улучшениями являются улучшения, которые арендатор не сможет отделить по окончании договора аренды от арендованного имущества без вреда для этого имуществаст. 623 ГК РФ. Если после отделения улучшений, сделанных арендатором, вред имуществу причинен не будет, такие улучшения считаются отделимыми.
Вместе с тем их можно рассматривать как расходы на обеспечение нормальных условий труда. А такие расходы в закрытом перечне не указаны. Поэтому есть риск, что инспекторы откажут в признании «кондиционерных» расходов при расчете налога. И чтобы отстоять их, возможно, придется идти в суд.
Для обоснования своей позиции позаботьтесь о подтверждении производственной направленности затрат на установку системы, приведите сравнительные расчеты температурных показателей в помещении со ссылкой на санитарные правила и нормып. 1 ст. 252, пп. 2, 3 ст. 346.16 НК РФ; п. 29 (таблица 5.2) СанПиН 1.2.3685-21, утв. Постановлением Главного государственного санврача от 28.01.2021 № 2.
Если система кондиционирования является неотделимым улучшением в арендованном помещении, на установку которого получено согласие арендодателя, то порядок учета ее стоимости в «упрощенных» расходах будет зависеть от того, компенсирует арендодатель ее или нетст. 623 ГК РФ.
Если арендодатель компенсирует стоимость установленной системы, то возмещенную сумму на дату получения надо будет учесть в доходах, а затраты по установке после оплаты — в расходахп. 1 ст. 346.15, подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 346.17 НК РФ. А если затраты арендодатель арендатору не компенсировал, то потраченные на установку системы средства учитывайте в расходах после оплаты как стоимость амортизируемого имущества — равными долями в году, когда затраты понесены, на последнее число каждого квартала начиная с того квартала, в котором система кондиционирования введена в эксплуатациюп. 4 ст. 346.16, п. 1 ст. 256 НК РФ.
Если система — это отделимые улучшения (то есть это съемные кондиционеры, которые можно установить в любой комнате помещения, разобрать и забрать с собой при расторжении договора аренды), то учтите затраты на установку в расходах как затраты на создание основных средств. И также равномерно после оплаты и введения в эксплуатацию спишите в расходы.
Включение в «прибыльные» расходы стоимости мягкой мебели
В приемную директора и в комнату отдыха для сотрудников мы купили по комплекту мягкой мебели — диваны и кресла. Не возникнет ли у нас проблем с признанием их стоимости в расходах по налогу на прибыль и подтверждением целесообразности таких затрат?
— Стоимость комплекта мягкой мебели, которую организация установила для сотрудников в комнате отдыха, можно учесть в составе затрат, например, как расходы на обеспечение нормальных условий труда.
Оборудование комнаты отдыха возложено на работодателя трудовым законодательствомп. 1 ст. 252, подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. В локальных нормативных актах предусмотрите необходимые мероприятия и укажите на то, что мебель используется для создания комфортных условий труда сотрудниковстатьи 22, 163, 216.3, 223 ТК РФ. Комфортные условия повышают производительность труда, а производительность труда, в свою очередь, обеспечивает увеличение прибыли организации.
Перечень «прибыльных» расходов является открытым. Исходя из специфики своей деятельности, организация вправе составить собственный перечень обоснованных расходов. Стоимость комплекта мягкой мебели, установленной в помещении для работы директора, встреч с клиентами и приема представителей других организаций, вы также можете учесть в «прибыльных» расходахп. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В приказе руководителя укажите на необходимость, цели приобретения и установки комплекта мягкой мебели. Также можно указать на то, что использование элементов декора интерьера офиса связано с деятельностью, направленной на извлечение дохода, поскольку обеспечивает поддержание соответствующего имиджа организации.
