Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 мая 2024 г.
Содержание журнала № 10 за 2024 г.Как оформить и учесть расходы на связь: Интернет, почту, стационарный телефон
Учет услуг почтовой связи
Почтовые расходы, как правило, связаны с отправлением писем, посылок, бандеролей и иной корреспонденции. В зависимости от вопросов, которые решают различные подразделения организации, адресатами могут быть юрлица, физлица и госорганы. Кроме отправки корреспонденции (писем, посылок или бандеролей), организации иногда оплачивают аренду почтового абонентского ящика, проведение денежных переводов, покупают почтовые конверты, марки и маркированные конверты.
Документы. Если с почтой заключен договор на почтовые услуги, то у организации подтверждением почтовых расходов будет акт на оказанные услуги (УПД). Если каждое почтовое отправление оплачивается отдельно при отправке (то есть договора на почтовые услуги нет), то подтверждением трат будут квитанции и чеки ККТ.
Марки и маркированные конверты — это госзнаки почтовой оплаты, которые подтверждают расчет за услуги почтовой связи. Они относятся к денежным документам. Немаркированные конверты — это обычные канцелярские товары. Из-за этого оформление и учет их будут различаться.
Принять немаркированные конверты к учету можно, составив приходный ордер или акт. Подтвердить их расходование можно требованием-накладной (документ оформляется при выдаче конвертов работнику), актом или отчетом об использовании конвертов.
Движение марок и маркированных конвертов следует отражать в журнале учета денежных документов. Его форму можно разработать самостоятельно, например в таком виде.
Вид и реквизиты денежных документов (номер, серия, номинал) | Поступление | Выбытие | Остаток | Подпись кассира | |||||||
Дата | Количество | Стоимость, руб. | Подпись кассира | Дата и основание выдачи/списания | Количество | Стоимость, руб. | Ф. и. о. и подпись работника | Количество | Стоимость, руб. | ||
Если же, к примеру, подотчетное лицо покупает марки и конверты и сразу же использует их для отправления корреспонденции, то отражать их поступление в кассу (на склад) организации не надо. В этом случае в обычном порядке надо признать расход по авансовому отчету подотчетного лицаПисьмо Минфина от 11.02.2022 № 02-07-05/9717.
Налог на прибыль и «доходно-расходная» УСН. Если есть документальное подтверждение почтовых расходов (договор, акты, УПД, чеки, квитанции) и они связаны с деятельностью организации, то плату за отправку корреспонденции, аренду абонентского почтового ящика, плату за отправку денежных переводов, за марки и маркированные конверты можно учесть и в «прибыльных», и в «упрощенных» расходах в качестве расходов на почтовые услугиподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Затраты на приобретение немаркированных конвертов можно учесть как расходы на канцелярские товарыподп. 24 п. 1 ст. 264, подп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.