Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 27 мая 2024 г.

Заменит ли бумажный документ составленную с ошибками электронную первичку

При купле-продаже товаров первичный документ организации (ИП) могут составлять как в бумажном виде, так и в форме электронного документа, подписанного электронной подписьюч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Электронные документы приравнивают к бумажным, если они оформлены в соответствии с требованиями законодательстваст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Порядок документооборота стороны сделки определяют в договоре.

Случается так, что, несмотря на договоренность обмениваться документами через ЭДО, поставщик товаров выставляет покупателю документы не только в электронном, но и в бумажном виде. При этом в электронном документе он допускает ошибки или вовсе его не подписывает. Могут ли стороны сделки отразить хозяйственную операцию в учете на основании таких документов?

Если бумажный документ составлен без ошибок и имеет все необходимые реквизиты, на его основании покупатель вправе отразить хозяйственную операцию по покупке товаров и в дальнейшем учесть их стоимость в расходахст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1 ст. 252 НК РФ. То, что стороны договорились оформлять сделку электронной накладной/УПД, а в электронном документе допущена ошибка (или отсутствуют подписи), значения не имеет. Передачу товара от поставщика к покупателю в таком случае подтвердит бумажная накладная/УПД, а дублировать первичку на бумаге и электронно необязательно.

Что касается поставщика, то он должен отразить доход на основании бумажной первички, даже если электронный документ составлен с ошибками и не подписан ответственными лицамип. 12 ПБУ 9/99; Письмо Минфина от 17.09.2020 № 03-03-06/1/81752. Поскольку обязанность поставщика передать товар покупателю считается исполненной, когда он вручил товар покупателю, перевозчику или транспортной компании (если иное не предусмотрено договором)п. 2 ст. 458 ГК РФ. А это подтверждает бумажная накладная/УПД.