Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 июля 2024 г.

ОСН УСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Чтобы добиться успеха в предпринимательской деятельности, нужно быть в курсе новых исследований и разработок, технологий и методов управления, а также изменений в законодательстве. Получить нужную информацию можно из деловой литературы: книг, справочников, периодических изданий. Фирмы сегодня приобретают не только печатные издания, но и — вследствие цифровизации бизнеса — электронные. Об особенностях учета обоих видов продукции — далее.

Как учесть бумажные и электронные издания, используемые в работе

Учет книжной продукции

Бумажные книги организации, как правило, покупают через подотчетное лицо или заказывают в интернет-магазине. Приобрести право пользоваться электронными изданиями можно через интернет-сервисы баз данных электронных книг или те же интернет-магазины.

Какие нужны документы. Для признания в учете стоимости бумажных книг, купленных через подотчетных лиц, организации потребуется, как и всегда, авансовый отчет с приложенными к нему чеками ККТ.

Интернет-магазины при передаче заказа обычно выдают организации все необходимые для учета документы: счет, накладную/УПД, счет-фактуру, кассовый чек. Для получения заказа работнику организации потребуется доверенность или подписанный второй экземпляр накладной. Договор оферты интернет-магазин, как правило, размещает на своем сайте.

Не составит труда получить и весь пакет документов, в том числе по ЭДО, при приобретении электронных книг на маркетплейсах. Однако при покупке цифровых книг надо учитывать следующее.

Право пользования базой электронных изданий осуществляется по лицензионному договору с издательством. Часто для получения электронной версии книги через некоторые интернет-сервисы работники регистрируют личный кабинет на свое имя и рассчитываются своей банковской или корпоративной картой. А после представления документов, подтверждающих произведенные расходы, организация возмещает им расходы. То есть вся необходимая первичка у вас будет. Однако документы на предоставленные права пользования электронной библиотекой в личном кабинете работника обычно отсутствуют. Предоставляется лишь электронный файл книги или доступ к нему.

Вместе с тем на сайте сервиса, как правило, есть пользовательское соглашение/лицензионный договор или договор оферты. При необходимости его можно распечатать. В нем приводятся условия, дата передачи прав и срок их использования. В этом случае для подтверждения расходов можно сделать скриншоты с сайта о скачанных изданиях и представить платежные документы. Если такого соглашения на сайте нет, запросите его у правообладателя (соответствующего сайта или издательства), чтобы у вас не было проблем с учетом — без права пользования проверяющие могут исключить из расходов затраты на электронные товары.