Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 июля 2024 г.
Содержание журнала № 15 за 2024 г.
Корпоративные карты: разбираем нюансы работы с ними
Работник перепутал свою карту с корпоративной: что делать?
У некоторых наших сотрудников есть именные корпоративные карты. То есть карты при них 24/7. На днях один из работников случайно расплатился этой картой в магазине за личные покупки. Как исправить эту оплошность?
— В случае подобной ошибки попросите работника перевести потраченную сумму со своей карты на корпоративную карту или вернуть деньги в кассу. Долг работника по возврату денег отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Авансовый отчет не составляйте, так как на личные расходы он не нужен. Однако зафиксировать документально факт траты денег организации и их возврат все же нужно (мало ли, вдруг транзакция заинтересует проверяющих). Для этих целей подойдет служебная записка. Составить ее можно в произвольной форме, к примеру так.
Служебная записка об оплате расходов с корпоративной карты
Я, Квашникова Ирина Львовна, 9 июня 2024 г. ошибочно оплатила личные покупки в магазине «Все для дома» на сумму 15 650 руб. корпоративной картой № 1234 5678 9012 3456. В счет компенсации потраченных средств 11 июня 2024 г. я перевела с личного счета на корпоративную карту денежные средства в размере 15 650 руб. Чек о переводе прилагаю.
| 11.06.2024 |  | И.Л. Квашникова |
Если работник вернул деньги в кассу, внесите их на расчетный счет. Давать ход этим деньгам, к примеру выдавать их под отчет другим сотрудникам, нельзяп. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У; Письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561.
Есть еще вариант — при согласии работника можете удержать долг из его зарплаты (в пределах 20% от начисленной суммы за минусом НДФЛ)ст. 138 ТК РФ.
Если же сотрудник отказывается возвращать деньги, то признайте сумму долга его доходом и обложите его НДФЛ и взносамиПисьма Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808.
Справка
Если ваш директор путает деньги компании со своим кошельком и периодически оплачивает личные покупки с корпоративной карты, объясните ему, что деньги компании — это не его личные деньги и что все подотчетные траты увидят налоговики. Поэтому необходимо деньги вернуть — это безопаснее и дешевле (когда траты обнаружат налоговики, придется еще и пени со штрафом платить). Без возврата придется считать долг выплатой в пользу физлица на дату платежа со всеми вытекающими (начислением НДФЛ и взносов).
