Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 июля 2024 г.

ШПАРГАЛКА ОСН

И.В. Овчинникова,
старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Обязательные к применению нормы расхода ГСМ не установлены. Однако компании вправе установить собственные нормы расхода горючего. Для чего это делать и как — в нашей статье.

Устанавливаем нормы расхода ГСМ для легковушек

Зачем нужны нормы ГСМ

По общему правилу организации, у которых есть автомобили, для целей налога на прибыль расходы на ГСМ не нормируют и учитывают в размере фактических затрат, если автомобиль используется в деятельности организации, расход топлива документально подтвержден и экономически обоснованПисьма Минфина от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283. Однако в добровольном порядке организации имеют право устанавливать собственные нормы расхода горючего. Для чего это делать? На это есть как минимум три причины.

Причина 1. Подтвердить экономическую обоснованность расходов. При учете «топливных» трат в пределах установленных норм претензий касательно налогового учета от налоговиков не будет. Однако все, что компания спишет сверх норм, надо дополнительно обосноватьПисьмо УМНС по г. Москве от 05.02.2003 № 26-12/7430.

Справка

Если нормы ГСМ установлены, а обосновать перерасход не получается, то можно:

•или учесть перерасход во внереализационных расходах после того, как в доходах будет признана сумма возмещения ущерба лицом, виновным в перерасходе топливаподп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611;

•или учесть перерасход во внереализационных расходах, если виновное лицо не установлено, что подтверждено документальноподп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 20.08.2019 № 03-03-06/1/63646;

•или не учитывать вообще, если отсутствие виновного лица не подтверждено.

В любом случае для учета расходов одних норм мало — нужны документы, подтверждающие:

•приобретение ГСМ. Например, чек АЗС и авансовый отчет водителя;

•расход топлива и служебный характер поездок. Например, путевые листы, оформленные в соответствии с законодательством. Важно: не помогут подтвердить связь расходов с деятельностью организации путевые листы, оформленные на ТС, находящееся в собственности физлиц, без каких-либо документов, на основании которых автомобили используются в перевозках (без договоров аренды, безвозмездного пользования и других)Постановление 20 ААС от 20.10.2021 № 20АП-3699/2020.