Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 марта 2024 г.

СПРАШИВАЛИ — ОТВЕЧАЕМ ОСН

Ю.В. Капанина,
старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Если у организации нет собственного транспорта, а потребность в нем есть, то вариантом решения проблемы может стать аренда автомобиля у своего сотрудника. При этом арендную плату можно включить в «прибыльные» расходы. А как быть, если возникают другие арендные затраты: на страхование, техобслуживание, ГСМ и компенсацию транспортного налога? Можно ли их учесть в случае аренды авто без экипажа?

Аренда авто без экипажа: 4 «расходных» вопроса арендатора

Особенности безэкипажной аренды авто у сотрудника

Один из способов оформить использование организацией личного автомобиля сотрудника в служебных целях — заключить с ним в письменной форме договор аренды без экипажастатьи 642, 643 ГК РФ. Такой вариант аренды имеет следующие правовые и налоговые нюансы:

•сотрудник-арендодатель не оказывает услуги по управлению транспортом и его технической эксплуатациист. 642 ГК РФ;

•компания-арендатор должна поддерживать надлежащее состояние арендованной машины, в том числе проводить ее текущий и капитальный ремонт. Нести расходы на содержание и эксплуатацию авто (ГСМ, шиномонтаж, мойка и т. п.), его страхование также входит в обязанности арендатора, если иное не предусмотрено договором арендыстатьи 644, 646 ГК РФ;

•арендная плата, установленная договором аренды, признается рыночной для налоговых целей, если организация и сотрудник не являются взаимозависимыми (то есть ее размер может быть любой, но все же лучше сильно не отклоняться от рыночного уровня)п. 1 ст. 105.3 НК РФ; Письмо Минфина от 23.01.2015 № 03-01-18/1989. Если же стороны договора взаимозависимы, то во избежание претензий проверяющих установите арендную плату исходя из рыночных цен;

•затраты по договору аренды автомобиля компания может учесть в «прибыльных» целях (естественно, при наличии подтверждающих документов)Письмо Минфина от 24.10.2022 № 03-03-06/1/102614. То есть в налоговые расходы включаютподп. 10, 11 п. 1 ст. 264, пп. 1, 2 ст. 260, ст. 263 НК РФ:

— арендную плату в полном объеме;

— расходы на ремонт, содержание и эксплуатацию автомобиля (если по договору их несет арендатор) в размере фактических затрат;

•арендная плата по договору облагается НДФЛ, а компания-арендатор признается налоговым агентом по НДФЛ, то есть при перечислении ее сотруднику нужно исчислить, удержать и уплатить налогподп. 4 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210, пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ. Расходы, которые по договору аренды несет арендатор, являются расходами организации и в налоговую базу по НДФЛ у работника не включаются. Налоговая база по НДФЛ возникнет в том случае, если организация-арендатор компенсирует работнику-арендодателю расходы, которые по договору аренды несет арендодатель;