Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 сентября 2025 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ ОСН УСН АУСН ЕСХН ПСН

ЕЛИНА Людмила Александровна, ведущий эксперт

Налоговая служба настоятельно рекомендует организациям и ИП, которые пользуются электронным документооборотом с поставщиками (ЭДО), отказываться от накладных и актов. А вместо них использовать универсальный передаточный документ (УПД). Посмотрим, с чем это связано, зачем это нужно и что будет, если не прислушаться к рекомендациям налоговой службы.

Электронная первичка в 2026 году: УПД всему голова

Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@

УПД, акты и накладные: электронные и бумажные

Во втором полугодии 2025 г. сложилась такая ситуация с утвержденными налоговой службой форматами актов, накладных, счета-фактуры и УПД (берем операции, стандартные для большинства):

•есть формат электронной товарной накладнойПриказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@;

•есть формат электронного акта/документа о передаче результатов работ (об оказании услуг)Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;

•есть формат 5.03 электронного УПД (он с реквизитом «стоимость товара, подлежащего прослеживаемости»)утв. приложением № 1 к Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. В зависимости от того, для каких целей бухгалтер хочет составить УПД, он выбирает нужную функцию:

— если нужен УПД, объединяющий накладную/акт и счет-фактуру (УПД со статусом «1»), то при создании документа надо выбрать функцию «СЧФДОП»;

— если нужен УПД, используемый только как первичный документ без функции счета-фактуры (УПД со статусом «2»), — выбираем функцию «ДОП»;

•по тому же формату 5.03 надо составлять и счет-фактуру в электронном видеутв. приложением № 1 к Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Для того чтобы это был «чистый» счет-фактура без какой-либо передаточной первички, при его создании надо выбрать функцию «СЧФ»п. 2 раздела I приложения № 1 к Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

С 01.01.2026 утратят силу электронные форматы товарной накладной и акта выполненных работ/оказанных услугПриказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Это означает, что если вы хотите составить электронный документ по формату ФНС на передачу товара или на фиксацию выполненных работ/оказанных услуг, то придется использовать электронный УПД с функцией «ДОП». Если по такой операции нужен и счет-фактура, то проще составить один электронный документ — УПД с функцией «СЧФДОП».

О том, как правильно заполнять УПД на бумаге и в электронном виде, мы рассказывали:

2024, № 22

Именно поэтому налоговая служба рекомендует уже в 2025 г. использовать электронный УПД как основной отгрузочный документИнформация ФНС от 19.08.2025. Основная идея такая: если перейти на такой режим работы с электронной первичкой, не придется перестраиваться в 2026 г. Можно будет сейчас протестировать систему и не суетясь отладить ее. Логика в этом, конечно, есть. Но у бухгалтеров возникло много вопросов из-за такой настоятельной ориентации на новый УПД. С ними и будем дальше разбираться.