Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 февраля 2025 г.

ОСН УСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Если у вас трудятся сотрудники, работа которых имеет разъездной характер (это курьеры, менеджеры и даже сам директор), важно правильно оформить «разъездные» выплаты. Иначе проверяющие отнесут их к расходам на оплату труда и будут настаивать на уплате НДФЛ и страховых взносов. На что придется потратиться при служебных поездках сотрудников? Какие нужны документы, чтобы не доначислили лишнего? Ответы на эти вопросы помогут вам не переплачивать.

Что нужно знать про разъездной характер работы сотрудников: учет и оформление

Какие выплаты полагаются сотруднику за разъездную работу

Разъездным характером работы называется трудовая функция сотрудника, при которой он постоянно выполняет свои должностные обязанности вне места расположения работодателя. При этом сотрудник может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, экспедиторы, водители, работники связи и ремонтники инженерных сетей. Их служебные поездки не считаются командировкой, а являются условиями, в которых сотрудники выполняют свои трудовые функцииПисьма Минтруда от 26.10.2022 № 14-6/ООГ-6714, от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047.

Сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, работодатель должен возмещать следующие расходыст. 168.1 ТК РФ:

•на проезд;

•на наем жилого помещения, если есть такая необходимость;

•связанные с проживанием вне места постоянного жительства (например, суточные);

•иные, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

При разъездном характере работы можно установить надбавку/доплату к зарплате сотрудника. Например, в виде фиксированной суммы, процента к должностному окладу или величины, зависящей от выработки.

Как оформить разъездную работу сотрудника

Перечень должностей с разъездным характером работы нужно утвердить в коллективном договоре либо ЛНА, например в качестве приложения к положению о разъездном характере работы, или оформить в виде отдельного приказаст. 168.1 ТК РФ. Текст в приказе может быть таким.

ООО «Дельта»

Приказ № 7

г. Москва

09.01.2025

О разъездном характере работы

Приказываю утвердить:

1. Положение о разъездном характере работы (приложение к приказу).

2. Перечень должностей работников с разъездным характером работы:
— водитель;
— курьер;
— экспедитор.

3. Начальнику отдела кадров Иванову И.А. обеспечить оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам с условием о разъездном характере работы с работниками, занимающими должности из п. 2 настоящего приказа.

4. Главному бухгалтеру Никитиной Е.Н. обеспечить возмещение расходов, связанных со служебными поездками, в соответствии с разделом 2 Положения о разъездном характере работы.

Приложение: Положение о разъездном характере работы

Генеральный директор

А.С. Васильев

С приказом ознакомлены: