Возмещение расходов на использование имущества при дистанционной работе: размер, налоги в 2025 г.
Если работник выполняет свою работу вне места нахождения работодателя или его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения организации (включая расположенные в другой местности) либо вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, то считается, что это дистанционная или удаленная работа (ст. 312.1 ТК РФ). При этом удаленщик выполняет работу через Интернет и сетей связи общего пользования и точно так же взаимодействует с работодателем по всем рабочим вопросам.
Организация труда дистанционных работников
По ТК именно работодатель должен обеспечить работника-дистанционщика всем необходимым для выполнения работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.
В то же время удаленщик может с согласия работодателя или с его ведома использовать для работы собственное или арендованное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и проч. В этом случае работодатель обязан (ст. 312.6 ТК РФ):
- выплачивать работнику компенсацию за использование имущества и средств связи;
- возмещать расходы, связанные с использованием этого имущества и т.д. В частности, речь может идти о возмещении расходов на Интернет, электроэнергию, приобретение некоторых программ (антивируса, редакторов и т.д.).
Отметим, что при временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя правила такие же. Работодатель (ст. 312.9 ТК РФ):
- либо обеспечивает работника необходимыми для выполнения работы дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и др.;
- либо выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование оборудования и средств и возмещает расходы, связанные с их использованием.
Размер компенсации за использование своего имущества
По ТК РФ порядок, сроки и размеры возмещения расходов могут быть установлены (ст. 312.6 ТК РФ):
- коллективным договором;
- локальным нормативным актом (ЛНА), принятым с учетом мнения профсоюза (если таковой имеется);
- трудовым договором;
- дополнительным соглашением к трудовому договору.
И некоторые работодатели трактуют эту норму так, что если перечисленными документами перечень возмещаемых расходов и их размеры не определить, то и платить компенсацию не надо. Однако данное мнение ошибочно.
Специалисты Роструда неоднократно разъясняли, что даже если работодатель обеспечил дистанционного работника необходимым оборудованием и программами, он все равно должен компенсировать ему затраты, которые работник несет в связи с работой (Информация с сайта Онлайнинспекция.рф).
Более того, специалисты Роструда разъясняли, что работодатель должен возмещать расходы на ремонт личного оборудования, используемого удаленщиком для выполнения трудовых обязанностей, если оно сломалось (Информация с сайта Онлайнинспекция.рф).
Поэтому можно дать следующие рекомендации:
- если работодатель предоставил работнику оборудование и программы, то надо возмещать расходы на Интернет, мобильную связь, электричество и т.д.;
- если работник использует свое оборудование, то нужно дополнительно договориться о компенсации за амортизацию оборудования и затрат на покупку необходимого программного обеспечения.
Как уже сказано выше, порядок возмещения и размеры компенсаций следует прописать в одном из документов: в коллективном договоре, трудовм договоре (допсоглашении к нему) или в ЛНА.
Как урегулировать вопрос, если это не было сделано ранее
Если работник переведен на дистанционную работу какое-то время назад или изначально был принят на удаленную работу, но о компенсации за использование личного имущества сразу не договорились, необходимо как можно быстрее решить этот вопрос.
Наиболее подходящий вариант – это принять локальный нормативный акт (Положение или просто приказ), в котором прописать:
- каким оборудованием и программами работодатель обеспечивает дистанционного работника;
- какое свое оборудование, программы и средства связи будет использовать работник;
- перечень расходов, которые будут компенсироваться работнику;
- порядок определения размера компенсируемых расходов (фиксированный размер или документально подтвержденные затраты);
- периодичность выплаты компенсации.
Далее нужно ознакомить работника с этим документом под роспись (ст. 22 ТК РФ). Кроме того, можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать, что работнику выплачивается компенсация за использование имущества и средств связи в порядке, установленном ЛНА работодателя (ст. 72 ТК РФ).
Такой порядок обеспечит определенную свободу действий для работодателя. А вот фиксировать порядок возмещения расходов и размер возмещения непосредственно в трудовом договоре не советуем, поскольку внесение любых изменений в условия трудового договора потребует согласия работника.
Порядок налогообложения компенсации дистанционным работникам в 2025 г.
Приведенная ниже таблица поможет понять, нужно ли платить НДФЛ и взносы с компенсации дистанционным работникам и можно ли учесть эту компенсацию при расчете налога на прибыль. Сразу скажем, что далее везде речь пойдет о расходах дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и проч.
| Налог | Какое правило ввели | Условия применения |
|---|---|---|
| Налог на прибыль (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ) | Разрешено учитывать в прочих расходах возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но:
| Способ возмещения расходов по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам |
| НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) | Освобождается от НДФЛ возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но:
| – |
| Страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ) | Освобождается от страховых взносов возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но:
| – |
