Что такое докладная и как ее писать
Докладные записки приходится писать разным работникам и в разных ситуациях. Бытует мнение, что обычно их составляют при не самых приятных обстоятельствах. К примеру, если сотрудник явился на работу в состоянии алкогольного опьянения или вовсе прогулял работу. Однако далеко не всегда причиной оформления докладной является чье-то нарушение или проступок. Ведь если, допустим, работнику нужно продлить командировку, начальник отдела тоже может обратиться к руководителю с докладной.
Термин «докладная записка» в законодательстве РФ
Понятие докладной записки в ТК РФ или ином федеральном законе не раскрывается. Упоминание о докладной сегодня можно встретить в «Общероссийском классификаторе управленческой документации. ОК 011-93» (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 N 299). Здесь в блоке «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», в котором приводится перечень самых разных внутренних документов, используемых в хозяйственной деятельности компании, поименована и должностная записка о нарушении трудовой дисциплины (код по ОКУД – 0286041). В классификаторе она относится к документации по оформлению дисциплинарных взысканий.
Также докладные записки фигурируют в Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236), которым устанавливаются и сроки их хранения. Здесь спектр применения докладных записок гораздо шире. Это может быть докладная о выполнении поручения руководства, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, о разработке норм выработки на производстве и т.д.
Кроме того, суть и назначение докладной записки довольно подробно излагается в некоторых ведомственных инструкциях по делопроизводству (к примеру, ФСИН, МЧС, ФССП и др.).
Докладная записка – это...
Докладная – это внутренний документ компании, адресованная непосредственному начальнику или руководителю организации, в которой описывается сложившаяся ситуация, произошедшие события, приводятся обстоятельства и имевшие место факты с целью донести информацию, обозначить вопрос/проблему и в некоторых случаях побудить к принятию решения.
Классификация и виды докладных записок
С точки зрения целей составления докладные можно разделить на:
- призванные решить какой-то вопрос. Например, если компетенций работника недостаточно, чтобы справиться с проблемой самостоятельно;
- передать информацию. Допустим, чтобы отчитаться об окончании одного из этапов работ (или о выполнении плана, задачи и т.д.).
По сфере применения выделяют докладные, касающиеся:
- трудовых отношений. Они встречаются довольно часто. Среди них докладные о нарушении трудовой дисциплины, об отсутствии на рабочем месте, об опоздании, о нарушении правил корпоративной этики, о продлении командировки, о простое и т.д.;
- хищений, недостач, ущерба, причиненного работодателю. Это может быть докладная по факту хищения на рабочем месте, об утрате документов, об утрате имущества и т.д.;
- производственных процессов.
К докладным из последней категории относятся не только отчетные докладные (о проделанной работе и достижении поставленных задач), но и касающиеся:
- обеспечения условий труда. Так, начальник административно-хозяйственного отдела может просить в докладной предоставить доступ его работникам в помещения, где трудятся сотрудники других отделов, для установки кондиционеров или проведения коротких ремонтных работ;
- охраны труда. Скажем, инженер по охране труда в докладной на имя руководителя может требовать установления ограждений при проведении строительных работ;
- непосредственно процесса производства. В докладной работник может изложить свои рационализаторские предложения, сообщить о сбоях в технологических процессах и т.д.
Докладная, служебная и объяснительная: в чем отличие
Докладная записка предполагает взаимодействие между сотрудниками по вертикали с соблюдением субординации: работник обращается к вышестоящему должностному лицу. А служебная записка обычно используется на горизонтальном уровне для координации работы подразделений (отделов, цехов и т.д.) между собой. Когда привлекать к решению лиц, занимающих более высокие должности, не требуется. Допустим, начальник транспортного отдела может написать служебную записку на имя начальника отдела кадров по поводу командировки.
Объяснительная, как и докладная, – это тоже часть взаимодействия по вертикали. Ведь оправдываться за опоздание или недостачу тоже придется перед начальством. Но в отличие от докладной записки объяснительную работник предоставляет по требованию руководства. А докладную он может оформить как по собственной инициативе, так и по распоряжению начальства.
Кроме того, цель составления объяснительной всегда одна: объяснить ситуацию, на основании чего будут принимать решения, делать выводы о виновности и невиновности, принимать меры.
«Довожу до вашего сведения...», или как пишется докладная
Начинается докладная, как и многие другие документы, с шапки. Здесь указывается должность адресата, ф.и.о., от кого записка – все стандартно. Присваивать докладным номера, а также указывать тему (к примеру, «Докладная записка № 3 об отсутствии на работе», или «Докладная записка № 6 об утрате документов») необязательно. Но если начальство требует или даже утвердило бланки докладных, то составлять их нужно в соответствии с локальными нормативными актами (ЛНА) вашей компании.
Сам текст докладной, как правило, состоит из двух частей. В первой раскрывается причина, почему вы вообще решили обратиться к руководству: описывается ситуация и приводится ее анализ. Во второй части могут быть выводы / просьбы / предложения с целью решения обозначенного вопроса.
«Прошу принять меры», или всегда ли в докладной нужна вторая часть
Второй части вообще может не быть. К примеру, если цель подачи докладной чисто информационная (доложить о выполнении конкретного поручения), либо если решение вопроса совсем не в компетенции составителя записки.
Кстати, если докладная подается с приложением, то отметка об этом должна быть и в тексте самой докладной с указанием количества страниц в приложении.
Ниже ставится подпись составителя докладной и дата подписания.
Пример докладной записки (общая форма)
Докладная на сотрудника по причине прогула
Зачастую докладные пишут на нерадивых работников, которые в чем-то провинились. И поводом для составления могут быть разные ситуации.
Докладная записка на сотрудника, не вышедшего на работу (образец)
Генеральному директору
Докладная записка
05.11.2024 17 ч. 15 мин. Потапов |
---|
Неявка сотрудника на работу – повод, чтобы затребовать с него объяснительную. А дальше дело может дойти и до увольнения. Но одной докладной записки для этого явно не хватит.
Докладная на сотрудника, не выполняющего свою работу
Бывает, что работник своевременно приходит на работу и формально присутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня. Однако работу не выполняет или по крайней мере не всю. Тогда вам может пригодится следующий документ.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)
Генеральному директору
Докладная записка
06.11.2024 Саленков |
---|
Образец докладной записки на сотрудника, который опоздал
Если работник не отличается пунктуальностью и опаздывает, значит, он нарушает трудовую дисциплину. Тогда на него могут написать вот такую бумагу.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины: образец
Генеральному директору
05.11.2024 Потапов |
---|