Добавить в «Нужное»
Актуально на 25 мая 2023 г. Электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка

Закон об электронных трудовых книжках (ЭТК) вступил в силу 1 января 2020 г.  Это означает, что пе­ре­ход на элек­трон­ные тру­до­вые книж­ки, по сути, уже состоялся. Хотя и не означает, что бумажные трудовые канули в Лету и больше никак не используются. Но давайте обо всем по порядку.

Суть электронной трудовой книжки

Если работник перешел на ЭТК, значит, сведения о его работе в электронном виде хранятся в базе данных СФР, а также в кадровой (или кадрово-бухгалтерской) программе работодателя. А в бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК никакие сведения уже не вносятся. 
Перевод работающего населения на ЭТК нужен для того, чтобы госорганы оперативно получали информацию о трудовой деятельности граждан и, как следствие, могли в большей мере контролировать состояние рынка труда. Кроме того, переход на ЭТК является логичным продолжением цифровизации экономики. Поэтому замещение бумажных трудовых электронными в определенном плане было неизбежно. 

Вебинар про отпуска

Переход на электронные трудовые книжки

Полного перехода на электронные трудовые книжки с 1 ян­ва­ря 2020 года не про­изошло. В те­че­ние пер­во­го по­лу­го­дия 2020 г. ра­бо­то­да­те­ли на­пра­вляли всем ра­бо­та­ю­щим у них со­труд­ни­кам уве­дом­ле­ние об элек­трон­ной тру­до­вой книж­ке. А имен­но, пред­лагали ра­бот­ни­кам вы­брать, в каком виде следует даль­ше ве­сти их тру­до­вые книжки:

  • или только в электронной форме;
  • или и электронно, и на бумаге.

Подробно об уведомлении сотрудников о введении электронных трудовых книжек мы писали отдельно.

До конца 2020 года ра­бот­ни­ки по­да­вали ра­бо­то­да­те­лям пись­мен­ные за­яв­ле­ния, в ко­то­рых делали свой выбор. Если же работник выбор не сделал, то работодатель продолжает вести книжку в бумажном виде и сегодня (п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, далее – Закона N 439-ФЗ).

А что делать тем гражданам, которые в течение 2020 года нигде не работали? Они могут сделать свой выбор позднее в любое время, подав работодателю по основному месту работы соответствующее письменное заявление. В том числе такое заявление можно подать при трудоустройстве (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Поэтому говорить, что переход на ЭТК полностью завершен, было бы не совсем правильно. 

С какого года электронные трудовые книжки обязательны 

Всем, кто впер­вые устра­и­вает­ся на ра­бо­ту после 1 ян­ва­ря 2021 г., бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка не за­во­дит­ся. У таких работников сразу фор­ми­руют­ся элек­трон­ные све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти. То есть им право выбора – в электронном виде вести их трудовую или в бумажном – уже не предоставляется. 

Что станет с бумажными трудовыми книжками

Тем ра­бот­ни­кам, которые со­гласились на ве­де­ние элек­трон­ных тру­до­вых кни­жек, ра­бо­то­да­те­ли должны вы­дать на руки ста­рые бу­маж­ные тру­до­вые книж­ки. После этого работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной трудовой книжки (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). И даль­ше ра­бо­то­да­те­ли лишь пе­ре­да­ют всю необходимую кадровую информацию в Социальный фонд России или СФР для заполнения электронной трудовой книжки.

Бумажную трудовую работнику следует хранить у себя. Она еще может понадобиться, если выяснится, что у СФР нет каких-либо сведений о работе гражданина или эти сведения недостоверные / неполные. 

Электронная трудовая книжка при приеме на новую работу 

Соискатель, перешедший на ЭТК и устра­и­ва­ю­щи­й­ся на ра­бо­ту, предъ­яв­ляет ра­бо­то­да­те­лю бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку и сведения о трудовой деятельности, соответствующие данным из информационного ресурса СФР (ст. 65 ТК РФ). Либо только сведения (зависит от того, каков стаж работы у специалиста и когда он отказался от бумажной трудовой). Сведения из ЭТК можно получить, к примеру, у работодателя по последнему месту работы. Их указывают в форме СТД-Р, которая выдается при увольнении (ст. 66.1 ТК РФ).

Данные электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка – это набор сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде. По Закону в сведения о трудовой деятельности включается информация о (ст. 66.1 ТК РФ):

  • работнике;
  • месте его работы;
  • его трудовой функции;
  • переводах работника на другую постоянную работу;
  • увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

Как видим, это все те же сведения, что содержатся в бумажной трудовой книжке работника. 

Как сделать электронную трудовую книжку

На работающих в 2020 г. людей электронные книжки были сформированы автоматически после подачи необходимых сведений их работодателями. Если же человек впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 г., то на него сразу заводится электронная трудовая книжка. Это происходит после подачи работодателем в СФР сведений о приеме человека на работу. То есть работодатель в принципе уже не заведет новому сотруднику бумажную трудовую книжку (ч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Если же человек в 2020 году не работал, а в 2021 году или позднее устроится на работу не впервые, то работодатель передаст о нем сведения в электронный ресурс СФР тоже сразу после приема на работу.

Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм

Если вы не перешли на ЭТК в 2020 году, то это не значит, что уже не сможете перейти на электронный формат сведений о трудовой деятельности. Отказаться от ведения бумажной трудовой работник вправе в любой момент (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Вот как это происходит. 
Шаг 1. Работник пишет заявление. Установленной формы не предусмотрено, но наверняка у вашего работодателя есть заготовленный бланк. Если нет, можете воспользоваться нашим образцом. 
Заявление на электронную трудовую книжку
Шаг 2. Кадровик или бухгалтер вносит сведения о переходе на ЭТК в бумажную трудовую и выдает ее на руки работнику. 
Шаг 3. Кадровик или бухгалтер передает сведения о переходе работника на ЭТК в СФР. Для этого подает форму ЕФС-1 не позднее 25 числа следующего месяца. 

Как получить электронную трудовую книжку 

Сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде в полном объеме (начиная с 2020 года) хранятся в СФР. Если вы хотите получить информацию из своей ЭТК, то можете запросить выписку из электронной трудовой книжки. Причем сделать это можно несколькими способами: и оффлайн, и онлайн. 

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Выписку из электронной трудовой книжки можно получить: 
- по заявлению у работодателя – текущего или по последнему месту работы;
- в клиентской службе СФР или МФЦ при личной явке, т.е. оффлайн;
- через Личный кабинет СФР или портал Госуслуг, т.е. онлайн. 

Выписка из электронной трудовой книжки: что в ней указывается

В выписке отражается информация о том, где, кем и в какое время вы работали. За периоды начиная с 01.01.2020 в выписке, как правило, указываются полные сведения: наименование работодателя, кадровые события (прием, увольнение, перевод) и даты, на которые они пришлись, реквизиты приказов кадровых событий, трудовая функция и т.д. Чего не скажешь о сведениях за время до 2020 года, в них могут быть пробелы.
Но если в базе СФР содержатся неполные данные о работе гражданина за периоды до 2020 года, то он вправе подать заявление в Фонд о включении сведений о своей трудовой деятельности в информационные ресурсы СФР на основании записей в его бумажной трудовой книжке (ч. 6.1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Госуслуги: электронная трудовая книжка

Чтобы получить сведения из ЭТК на портале Госуслуг, понадобится сформировать соответствующее заявление в СФР. Вам нужно будет:

- зайти в свой Личный кабинет;

- перейти во вкладку «Справки. Выписки»;

- нажать на ссылку «Выписка из электронной трудовой книжки».

Буквально через несколько минут у вас в Личном кабинете появится сама выписка в формате pdf, заверенная усиленной квалифицированной электронной подписью СФР. Полученный документ можно скачать. 

Как гражданину получить сведения о стаже

В выписке из ЭТК не отражаются сведения об общем стаже работы. Для получения такой информации следует запросить на Госуслугах выписку о состоянии лицевого счета в СФР. 
 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Иностранцы с патентом: как работодателю считать НДФЛ
Комиссии по нелегальной занятости: как не попасть на карандаш
Продажи в ЕАЭС на маркетплейсах: новые НДС-правила
Возврат товара: документооборот, налоги и бухучет
26 июня 10:30-12:00 (МСК)
Варианты участия
Иконка
Прямой эфир, живое общение с лектором
Иконка
Доступ к видеозаписи и материалам
Антон Дыбов
Ведет вебинар
ведущий эксперт издательства «Главная книга»
Регистрация на вебинар

Нужное