Какие справки нужны работнику при увольнении в 2026 г.

При увольнении работнику в последний рабочий день выдается на руки бумажная трудовая книжка с записью об увольнении. А как быть, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? Или он только недавно начал свою трудовую карьеру, и поэтому бумажная трудовая в принципе не заводилась? Какой документ должен получить работник в этом случае? И какие еще справки нужны работнику при увольнении в 2026 г.? Давайте разбираться.

БУГАЕВА Наталия Геннадьевна

ведущий эксперт

Сразу оговоримся, что об увольнении работника необходимо уведомить СФР. Для этого работодатель должен подать форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 не позднее следующего рабочего дня за днем издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Бумажная трудовая книжка или СТД-Р

Если на работника не велась бумажная трудовая книжка, то в последний день работы работодатель должен выдать ему документ по форме СТД-Р (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ). Это сведения о трудовой деятельности по последнему месту работы (Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н). В этом документе будет указано:

• дата и основание приема на работу в организацию;
• дата и основание увольнения из этой организации;
• сведения о переводах на другую работу;
• дата подачи работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (или иными словами – о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде).

Форма СТД-Р выдается на бумаге или в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью работодателя.

Отметим, что если работник не получил СТД-Р в день увольнения, он вправе в любой момент обратиться за этим документом к бывшему работодателю. И тот должен выдать документ в срок не позднее 3 рабочих дней со дня обращения бывшего работника (ст. 84.1 ТК РФ).

А вот если у работника есть бумажная трудовая книжка, то в последний день работы работодатель выдает работнику именно ее. И выдавать еще дополнительно форму СТД-Р обязанности у него нет, хотя работодатель может сделать это по своей инициативе или по просьбе работника (Письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Справки о трудовом стаже и пенсионных взносах с 01.07.2026 можно не выдавать

До июля 2026 года работодатель в случае увольнения работника должен был выдавать ему персонифицированные сведения о застрахованном лице (п. 2, 8, 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Это:

• подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 отчета ЕФС-1 (Приложение N 1 к Приказу СФР от 17.11.2025 N 1462), заполненный на конкретного человека. Отчет выдавался за текущий год;
• раздел 3 Расчета по страховым взносам (Приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Раздел заполнялся за отчетный период, в котором работник увольнялся (то есть с начала квартала по дату увольнения). 

Но затем в Закон о персонифицированном учете были внесены изменения. И сегодня работодатель выдает поименованные выше документы только по заявлению работника.

Расчетный листок 

При увольнении работнику нужно выдать расчетный листок с расшифровкой выплат:

• заработной платы за время работы с начала месяца до дня увольнения;
• компенсации за неиспользованный отпуск;
• премии, если она была положена работнику, и т.д.

То есть расчетный листок – это второй документ (помимо трудовой книжки либо СТД-Р), который нужно обязательно выдать работнику без всяких заявлений от него. 

Справка о доходах физлица

При увольнении работник может запросить Справку о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ). Это часть Расчета по форме 6-НДФЛ, заполняемая на конкретного человека (Приложение № 4 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@).

Справка выдается по доходам за текущий год по дату увольнения из организации.

Эта справка, в частности, пригодится следующему работодателю, чтобы он мог правильно предоставлять работнику стандартные вычеты на детей.

Справка о заработке 182н – только по заявлению работника

До 2023 г. работодатели должны были выдавать работнику справку по форме 182н. Это справка о доходах физлица за текущий год, а также за 2 предшествующих года. Справка требовалась следующим работодателям для правильного расчета пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком. Ведь указанные пособия рассчитываются исходя из выплат в пользу работника за 2 года, предшествующих году наступления страхового случая (болезни, уходу в декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком и т.д.).

Сегодня же между Социальным фонд России (или сокращенно СФР) и ФНС электронный документооборот организован таким образом, что Фонд может не только своевременно получать из налогового органа информацию о заработке и стаже физлица за нужные периоды, но и в срок направлять ее текущему работодателю. То есть всю информацию о размере пособия работника работодатель может получить из СФР.

Поэтому справка по форме 182н стала не нужна, и с 1 января 2023 г. ее отменили (Приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н). Как следствие, увольняющемуся работнику не нужно запрашивать ее у работодателя. Если же работнику по каким-то причинам нужна именно такая справка и он напишет заявление с соответствующим требованием, то работодатель может предоставить ему справку по своей форме с аналогичными сведениями, сославшись на то, что форма 182н уже не действует (ст. 62 ТК РФ).

Копия приказа об увольнении

Работодатель должен ознакомить работника под роспись с приказом об увольнении (о прекращении трудового договора). И работник может потребовать выдать ему надлежащим образом заверенную копию такого приказа (ст. 84.1 ТК РФ). Приказ может понадобиться работнику в случае конфликта при расставании и, к примеру, судебного спора, связанного с увольнением или невыплатой работнику каких-то полагающихся ему сумм.

Документы, связанные с работой

Работник может письменно потребовать выдать ему любые документы, связанные с его работой (например, копии приказов, ЛНА) (ст. 84.1 ТК РФ). Эти документы могут понадобиться для предъявления следующему работодателю, подтверждения каких-либо сведений в СФР или в случае судебного спора с бывшим работодателем.

Причем даже если работник обратится за документами спустя какое-то время после увольнения, работодатель все равно обязан выдать ему любые документы, связанные с работой, в течение 3-х рабочих дней со дня подачи бывшим работником письменного заявления (ст. 62 ТК РФ).

Документальное подтверждение выдачи работнику документов при увольнении

Как видим, часть документов выдается работнику при увольнении в обязательном порядке, а часть – по его требованию. Поэтому работодателю имеет смысл письменно фиксировать выдачу документов работнику. Например, работодатель может завести Журнал учета выдачи СТД-Р, в котором работники будут расписываться в получении соответствующего документа (Разъяснения с сайта «Онлайнинспекция», 2020).

Имеет смысл выдавать справки и иные документы по письменной описи. Приведем образец такого документа.

Если работник не смог получить документы в день увольнения

В этом случае работодатель действует так. Он высылает работнику письменное уведомление о необходимости явиться за бумажной трудовой книжкой или дать разрешение на отправку трудовой книжки по почте. После получения разрешения работодатель вправе выслать ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ).

А вот сведения о трудовой деятельности СТД-Р и расчетный листок можно сразу заверить и направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 84.1 ТК РФ). Получать разрешение на это не надо.

Что будет работодателю, если не выдать справки

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов, которые работодатель обязан выдать при увольнении или которые работник письменно запросил у работодателя, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. А это немаленький штраф от 30 000 до 50 000 руб. на организацию (от 1000 до 5000 руб. на малую организацию или микропредприятие) и от 1 000 до 5 000 руб. на руководителя.